Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα περιλαμβάνουν τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών και μιας εφαρμογής ή προγράμματος λογισμικού για την ενίσχυση επιχειρήσεων στην καταγραφή, την υποβολή εκθέσεων και την ανάλυση χρηματοοικονομικών πληροφοριών. Τα συστήματα αυτά ακολουθούν τις ίδιες βασικές αρχές με τις οποίες λειτουργούν τα χειροκίνητα συστήματα. Οι εφαρμογές λογισμικού χρησιμοποιούν βιβλία, περιοδικά και άλλα λογιστικά εργαλεία παρόμοια με τα παραδοσιακά μη αυτόματα λογιστικά συστήματα. Ωστόσο, η μηχανογραφική λογιστική μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα και την αποτελεσματικότητα της λογιστικής διαδικασίας μιας επιχείρησης.
Ροή εργασιών
Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα ενισχύουν τη ροή εργασιών των οικονομικών πληροφοριών μιας επιχείρησης. Αντί να χρησιμοποιούν εργαζόμενους για να εισάγουν οικονομικές συναλλαγές στο γενικό βιβλίο, τα ηλεκτρονικά λογιστικά συστήματα μπορούν να εισάγουν αυτές τις πληροφορίες ηλεκτρονικά. Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές μπορούν επίσης να δημιουργήσουν εσωτερικές διαδικασίες σε μια εφαρμογή λογισμικού λογισμικού για να επεξεργάζονται πληροφορίες σύμφωνα με συγκεκριμένους κανόνες και οδηγίες. Αυτό επιτρέπει στους λογιστές να ξοδεύουν περισσότερο χρόνο για την αναφορά και την ανάλυση των πληροφοριών παρά για την εισαγωγή των δεδομένων.
Ασφάλεια
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές επιχειρήσεων μπορούν να χρησιμοποιούν μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα για να δημιουργήσουν ένα πιο ασφαλές περιβάλλον για τις οικονομικές τους πληροφορίες. Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να περιορίζουν την πρόσβαση των εργαζομένων σε ορισμένες οικονομικές πληροφορίες. Αυτό διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν μπορούν να χειριστούν τις πληροφορίες ή να το χρησιμοποιήσουν για προσωπική τους ευεργεσία. Οι κωδικοί πρόσβασης, οι κωδικοί κρυπτογράφησης και άλλες λειτουργίες βοηθούν τους διαχειριστές να διατηρούν τις πληροφορίες ασφαλείς από ακατάλληλη χρήση. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα για να βελτιώσουν τους εσωτερικούς τους ελέγχους.
Αναφορά
Η αναφορά είναι συχνά πολύ πιο εύκολη όταν χρησιμοποιείτε ένα μηχανογραφικό σύστημα λογιστικής. Οι εταιρείες μπορούν να δημιουργούν αναφορές κόστους, δοκιμαστικά υπόλοιπα και οικονομικές καταστάσεις με το πάτημα ενός κουμπιού. Με αυτόν τον τρόπο, βοηθά τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να αναθεωρούν ταχύτερα τις πληροφορίες τους για να διασφαλίζουν ότι είναι ακριβείς, σχετικές και έγκαιρες. Τα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα επιτρέπουν επίσης στους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να δημιουργούν πολλαπλές αναφορές καθ 'όλη τη διάρκεια της λογιστικής περιόδου. Η πολλαπλή αναφορά μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία μιας διαδικασίας έγκαιρης επανεξέτασης για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν παρατυπίες στις λογιστικές ή οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας.
