Τα Memos πρέπει να μεταφέρουν πληροφορίες με συνοπτικό και σκόπιμο τρόπο. Αυτό το στιλ χωρίς νόημα σημαίνει ότι ακόμα κι αν νιώθετε την προοπτική να γράψετε ένα, θα πρέπει να βρείτε την ευχάριστη και ευαίσθητη μορφή ενός ευπρόσδεκτου ανακούφισης από τα άλλα, πιο έντονα εργατικά έργα γραφής που μπορεί να έχετε στο γραφείο σας.
Γράψτε μια επικεφαλίδα
Ξεκινήστε το σημείωμά σας γράφοντας μια τυπική επικεφαλίδα που περιλαμβάνει "Προς:", "Από:", "Ημερομηνία:" και "Θέμα" σε ξεχωριστές γραμμές. Δώστε κάποιες σκέψεις στη γραμμή του κοινού, συνειδητοποιώντας ότι μπορεί να μην θέλετε να διαδώσετε το σημείωμα σας σε ολόκληρη την εταιρεία, αλλά σε μερικά τμήματα. Η αφύσικη επικεφαλίδα επιτρέπει στους αναγνώστες να τις σαρώσουν γρήγορα και να συλλέξουν σημαντικές πληροφορίες από την αρχή - από τη συνάφεια στο θέμα.
Δηλώστε τον σκοπό σας
Γράψτε ένα σύντομο άνοιγμα που δηλώνει σαφώς, με απλούστερους όρους, το σκοπό σας για γραφή. Ενέστε κάποια προσωπικότητα, αν θέλετε, αλλά κρατήστε αυτή την προσθήκη σύντομη επίσης. Για παράδειγμα, εάν κάνετε μια ανακοίνωση, μπορείτε να γράψετε: "Μετά από μια ιδιαίτερα μακρά και εξαντλητική αναζήτηση, είμαι ευτυχής να ανακοινώσω ότι η ABC Company έχει προσλάβει XYZ Writers Group για να καθοδηγήσει τις επερχόμενες προσπάθειες μάρκετίνγκ μας".
Επεξεργαστείτε με ακρίβεια
Αποσπάστε το σώμα του σημειώματος σας - όχι περισσότερες από δύο ή τρεις παραγράφους - για να επεξεργαστείτε την αρχική δήλωσή σας. Προβλέποντας ερωτήσεις είναι σημαντικό; δεν θέλετε το σημείωμα σας να δημιουργήσει περισσότερες ερωτήσεις από ό, τι παρέχει απαντήσεις, αλλά ένα σημείωμα δεν είναι το φόρουμ για μια εξαντλητική αποκάλυψη 360 μοιρών. Οργανώστε τις πιο σημαντικές πληροφορίες - τι οι εργαζόμενοι θα θέλουν να γνωρίζουν και τι πρέπει να γνωρίζουν - με ιεραρχικό τρόπο. Τέλος, να έχετε κατά νου ότι ένα σημείωμα σπάνια χρησιμεύει ως η "τελική λέξη" για ένα θέμα. στην πραγματικότητα, μερικές φορές ενεργοποιεί ένα πλήρες φάσμα δραστηριοτήτων. Έτσι αφιερώνετε την τελευταία παράγραφο του σώματος του σημείωμά σας σε "επόμενα βήματα" ή "τι συμβαίνει στη συνέχεια". Για παράδειγμα, σε αυτή την περίπτωση ίσως θέλετε να μοιραστείτε όταν θα εισαγάγετε την ομάδα συγγραφέων στους υπαλλήλους σας.
Κλείσιμο στο στυλ
Κλείστε τη σημείωσή σας για μια αξιοζήλευτη σημείωση, συνειδητοποιώντας ότι στέλνετε ένα σιωπηρό μήνυμα για τους υπαλλήλους σας να ακολουθήσουν. Μπορείτε να πείτε, για παράδειγμα, "ξέρω ότι ανυπομονούμε, όπως και εγώ, να ξεκινήσω αυτό το συναρπαστικό κεφάλαιο στην ιστορία της εταιρείας μας. Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για τον συνεχή ενθουσιασμό και την αφοσίωσή σας."
Σημειώστε τα συνημμένα
Συμπεριλάβετε ένα συμβολισμό στο κάτω μέρος του σημειώματος σας για σχετικά συνημμένα, όπως έγγραφα που θέλετε να διαβάζουν οι εργαζόμενοι ή νέες διαδικασίες που θέλετε να ακολουθήσουν. Απλά γράψτε τη λέξη "Attached:" και συνοψίστε εν συντομία τις πληροφορίες. Σε αυτό το παράδειγμα, ίσως θέλετε να συμπεριλάβετε μια συλλογή από τα προηγούμενα μάρκετινγκ των ομάδων συγγραφέων, ώστε οι υπάλληλοί σας να μπορούν να εξοικειωθούν με το στυλ και τα επιτεύγματα του ομίλου. Να είστε σαφής σχετικά με το πού οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν αυτές τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν δημοσιεύσετε ένα αντίγραφο σε χαρτί του σημειώματος σας σε πίνακα ανακοινώσεων ή στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ολόκληρη την εταιρεία, βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι κατανοούν τον τρόπο πρόσβασης στο συνημμένο.
Συμβουλές
-
Διαβάστε το υπόμνημά σας φωναχτά όπως εσείς προσεκτικά να το διορθώσετε και να το επεξεργαστείτε πριν το διαδώσετε.
