Η πίστωση βρίσκεται στο επίκεντρο των επιχειρηματικών συναλλαγών. Οι επιχειρήσεις επεκτείνουν την πίστωση στους πελάτες και πραγματοποιούν αγορές με πίστωση. Εντούτοις, μερικές φορές οι πελάτες παραμένουν πίσω στις πληρωμές τους και οι εταιρείες βρίσκονται με ανεκπλήρωτο χρέος, γεγονός που μειώνει τις ταμειακές ροές. Μια ενημερωμένη πιστωτική πολιτική βοηθά μια εταιρεία να διαχειρίζεται προορατικά τα εκκρεμή τιμολόγιά της. Τα βασικά στοιχεία μιας πιστωτικής πολιτικής είναι στόχοι και ευθύνες, ανάλυση πιστώσεων και συλλογές.
Στόχοι και Ευθύνες
Οι στόχοι μιας πιστωτικής πολιτικής είναι να μειωθούν τα εκκρεμή ποσά τιμολογίου και τα έξοδα επισφαλών χρεών. Οι εταιρείες μπορούν να ορίσουν διαφορετικές μετρήσεις απόδοσης, όπως ο μέσος αριθμός ημερών που έχει καθυστερήσει ο λογαριασμός και η συνολική αξία των εκκρεμών τιμολογίων σε δολάρια. Για παράδειγμα, μια εταιρεία θα μπορούσε να θέσει όρια στο μέγιστο αριθμό ημερών που ένας λογαριασμός μπορεί να παραμείνει καθυστερημένος πριν την καταγράψει η εταιρία και αφαιρέσει τα πιστωτικά προνόμια του πελάτη. Ο καθορισμός των οργανωτικών αρμοδιοτήτων είναι επίσης σημαντικός επειδή δημιουργεί μια αλυσίδα λογοδοσίας και αποφεύγει την αλληλεπικάλυψη και τη σύγχυση. Για παράδειγμα, οι διαχειριστές των καταστημάτων λιανικής πώλησης μιας εταιρείας ενδέχεται να έχουν την εξουσία να εγκρίνουν πιστωτικά όρια έως και τα $ 500, αλλά το τμήμα εταιρικών οικονομικών θα πρέπει να επανεξετάσει τις αιτήσεις πίστωσης υψηλότερων ποσών.
Ανάλυση
Ο σκοπός της ανάλυσης πιστώσεων είναι να γίνει διάκριση μεταξύ των πελατών που πληρώνουν εγκαίρως και εκείνων που δεν το κάνουν. Η πιστωτική πολιτική πρέπει να καθορίζει τη μορφή των εντύπων αίτησης πίστωσης και να καθορίζει σαφείς κατευθυντήριες γραμμές για την αναθεώρηση αυτών των αιτήσεων. Ανάλογα με το μέγεθος του αιτήματος πιστωτικού ορίου, οι πιστωτικοί υπάλληλοι και οι διαχειριστές ενδέχεται να χρειαστεί να εξετάσουν τις πιστωτικές εκθέσεις Dun & Bradstreet, τις οικονομικές καταστάσεις, το ιστορικό λειτουργίας τους και άλλες πληροφορίες από το έντυπο αίτησης, προτού χορηγήσουν εγκρίσεις πιστώσεων. Η ανάλυση πρέπει να είναι μια συνεχής διαδικασία, διότι οι αλλαγές στις επιχειρηματικές και οικονομικές συνθήκες ενδέχεται να επηρεάσουν την οικονομική υγεία μεμονωμένων εταιρειών ή ολόκληρων βιομηχανιών. Προληπτική διαχείριση πίστωσης μπορεί να απαιτήσει από μια εταιρεία να απορρίψει αιτήσεις πίστωσης από ορισμένες εταιρείες και να μειώσει ή να ακυρώσει τα πιστωτικά όρια άλλων.
Συλλογές
Σκοπός της πολιτικής συλλογών είναι να μειωθεί η έκθεση του κακού χρέους μιας εταιρείας. Η πιθανότητα μιας συλλογής πέφτει γρήγορα καθώς ένας λογαριασμός αιώνεται. Με άλλα λόγια, όσο περισσότερο καθυστερεί ένας λογαριασμός, τόσο πιο δύσκολη είναι η είσπραξη του υπολοίπου. Οι διαδικασίες συλλογής συνήθως εξαρτώνται από το μέγεθος και την αξία δολαρίου του ληξιαρχικού λογαριασμού. Μια μικρή επιχείρηση με περιορισμένο αριθμό λογαριασμών μπορεί να υιοθετήσει εξατομικευμένη προσέγγιση στις συλλογές με τηλεφωνήματα ή ακόμα και προσωπικές επισκέψεις. Μια μεγάλη επιχείρηση με εκατοντάδες λογαριασμούς μπορεί να υιοθετήσει ένα σταδιακό σύστημα κλιμάκωσης. Για παράδειγμα, μπορεί να στείλει μια υπενθύμιση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν ένας λογαριασμός είναι επτά ημέρες καθυστερημένος και να ξεκινήσει τηλεφωνική επαφή μετά από καθυστέρηση ενός λογαριασμού για δύο εβδομάδες ή περισσότερο.
Άλλα θέματα
Τα υπόλοιπα στοιχεία της πιστωτικής πολιτικής περιλαμβάνουν τους όρους πώλησης, την περίοδο πίστωσης και τις εκπτώσεις μετρητών. Οι συνήθεις όροι πίστωσης περιλαμβάνουν τις "καθαρές 30" και "2/10, καθαρές 30." Ο όρος "καθαρό 30" σημαίνει ότι η πλήρης πληρωμή οφείλεται εντός 30 ημερών. Ο όρος "2/10" σημαίνει ότι ο πελάτης λαμβάνει έκπτωση 2% εάν πληρώσει το πλήρες τιμολόγιο εντός 10 ημερών. Επιπλέον τμήματα μπορεί να περιλαμβάνουν περιγραφές δεοντολογίας, ποιότητας, εσωτερικής αναφοράς διαχείρισης και τήρησης αρχείων.
