Μερικές φορές, μια σχέση πελάτη απλά δεν λειτουργεί. Ίσως ο πελάτης να είναι πολύ απαιτητικός, να έχει μη ρεαλιστικές προσδοκίες, να πληρώνει αργά ή απλώς δεν είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας. Όταν είναι σαφές ότι μια σχέση εργασίας δεν είναι πλέον βιώσιμη, είναι καιρός να κόψουμε τους δεσμούς με επαγγελματικό και απλό τρόπο.
Να είστε επαγγελματίας
Η επιστολή σας θα πρέπει να προέρχεται από εσάς στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Ώρα της παράδοσης επιστολών, ώστε να δώσετε στον παραλήπτη αρκετό χρόνο για να βρει αντικατάσταση για τις υπηρεσίες σας. Αντιμετωπίστε το άτομο με το οποίο εργάζεστε, καθοδηγήστε με μια αναγνώριση της σχέσης και, στη συνέχεια, φτάστε στο σημείο. «Ενώ έχω την ευχαρίστησή μου να είμαι ο εκπρόσωπος δημοσίων σχέσεών σας για τα τελευταία πέντε χρόνια, από την 1η Μαΐου 2015, δεν θα είμαι πλέον σε θέση να υπηρετώ με αυτή την ιδιότητα».
Προσφέρετε μια Επεξήγηση
Η εξήγηση του γιατί πυροβολείτε έναν πελάτη μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά αν η σχέση ήταν σφοδρή ή αν ανησυχείτε, ο πελάτης μπορεί να μιλήσει άσχημα για εσάς σε άλλους. Μια επιλογή είναι να είμαστε ειλικρινείς και να αναφέρουμε τον συγκεκριμένο λόγο. "Δυστυχώς, φοβάμαι ότι έχουμε πολύ διαφορετικές φιλοσοφίες σχετικά με την τήρηση των προθεσμιών και των χρονοδιαγραμμάτων δημοσίευσης και δεν αισθάνομαι πλέον ότι μπορώ να είμαι αποτελεσματικός συνήγορος σε αυτή τη θέση".
Εάν προτιμάτε να είστε λιγότερο αντιπαραθετικοί, μια πιο γενική δικαιολογία μπορεί να αποφύγει τα σκληρά συναισθήματα. Για παράδειγμα, «Φοβάμαι ότι έχω υπερβεί τον εαυτό μου και είμαι αναγκασμένος να μειώσω τον αριθμό των πελατών που εκπροσωπώ».
Προσφέρετε ένα χρονοδιάγραμμα ολοκλήρωσης
Εκτός εάν ένας πελάτης συμπεριφέρθηκε με έναν τρομερά αντιεπαγγελματικό τρόπο, ο οποίος απαιτεί άμεση αποκοπή των δεσμών, ορίστε ένα χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση των εκκρεμών έργων. "Όπως είχε προγραμματιστεί, θα έχω τα ολοκληρωμένα πακέτα τύπου που έχετε παραδώσει μέχρι το τέλος του μήνα. Θα ενημερώσω επίσης τα αρχεία τύπου στον ιστότοπό σας και θα σας παράσχουμε ψηφιακά και έντυπα αντίγραφα των διαφόρων ομιλιών και παρουσιάσεων που έχω γράψει για εσάς τα τελευταία χρόνια. Ένα τελικό νομοσχέδιο επισυνάπτεται για την εξυπηρέτησή σας."
Κάντε μια παραπομπή
Αν ο πελάτης σας δεν ήταν απλώς καλός για εσάς, αλλά θα μπορούσε να είναι ένα πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο σε έναν συνάδελφο, προτείνετε να κάνετε μια παραπομπή. "Θα ήθελα να σας παραπέμψω σε μια συνάδελφο, τη Jane Smith της ABC Public Relations. Έχει μια πολύ καλή εμπειρία χειρισμού πελατών στον κλάδο σας και νομίζω ότι οι προσωπικότητες και οι επιχειρηματικές σας φιλοσοφίες θα ήταν ένας καλός αγώνας. Αν θα θέλατε να κανονίσω μια συνάντηση, θα χαρούμε να το θέσουμε."
Γράψτε ένα Κορδελλό Close
Φέρτε την επιστολή σας προς το τέλος εγκάρσια και επαγγελματικά. Προσφέρετε να συζητήσετε περαιτέρω το θέμα τηλεφωνικά, εάν ο πελάτης προτιμά. "Και πάλι, σας ευχαριστώ για την ευκαιρία να εκπροσωπήσετε την εταιρεία σας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή θέλετε να συζητήσετε οτιδήποτε προσωπικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί μου. Σας εύχομαι συνεχή επιτυχία σε όλες τις επαγγελματικές σας προσπάθειες."
Προστάτευσε τον εαυτό σου
Εάν έχετε απορίες σχετικά με την εκτόξευση ενός πελάτη από νομική άποψη, ζητήστε από έναν πληρεξούσιο να αναθεωρήσει τους όρους της σύμβασής σας πριν γράψει την επιστολή. Δεν θέλετε να παραβιάσετε γραπτή συμφωνία, δεν εκπληρώνετε τα καθήκοντα που συμφωνήσατε ή παραλείψετε να δώσετε κατάλληλη ειδοποίηση.
