Η εκπαίδευση είναι η καρδιά οποιασδήποτε επιχειρηματικής δραστηριότητας. Είτε διδάσκοντας χαιρετισμό και εξυπηρέτηση των πελατών είτε χρησιμοποιώντας εξελιγμένη τεχνολογία, οι επιχειρήσεις που εμπλέκονται στην εκπαίδευση απολαμβάνουν πιο αποτελεσματικό και παραγωγικό προσωπικό και παρέχουν καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών από όσους δεν το κάνουν. Ορισμένες κατηγορίες επιχειρήσεων έχουν νομικά απαιτούμενες εκπαιδευτικές απαιτήσεις. Το Microsoft Office Suite διαθέτει δύο επιλογές για την παρακολούθηση της κατάρτισης των εργαζομένων: Microsoft Excel ή Microsoft Access. Το σύστημα Excel μπορεί να εφαρμοστεί από οποιονδήποτε έχει βασική εμπειρία υπολογιστικού φύλλου. Ωστόσο, η πρόσβαση παρέχει πιο εξελιγμένες μεθόδους αναφοράς και παρακολούθησης.
Προέχω
Δημιουργήστε μια λίστα με τους τίτλους εκπαίδευσης που αναμένεται να ολοκληρώσουν οι υπάλληλοι. Σε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο, καταχωρίστε αυτές τις επικεφαλίδες στη στήλη: "Όνομα," "Επώνυμο" και το θέμα ή το όνομα της περιόδου σύνδεσης σε κάθε επόμενη στήλη, χρησιμοποιώντας όσες χρειάζονται. Μπορεί επίσης να προστεθεί μια στήλη για έναν αριθμό υπαλλήλου ή άλλο αναγνωριστικό. Επιλέξτε την εντολή "Εκτύπωση τίτλων" από την ομάδα "Page Setup" στην καρτέλα "Διάταξη σελίδας" της Κορδέλας και δημιουργήστε τη γραμμή "Τίτλος". Εισαγάγετε "$ 1: $ 1" στο πεδίο "Τίτλος Γραμμής".
Καταχωρίστε τα ονόματα όλων των υπαλλήλων και τους αριθμούς αναγνώρισης στις κατάλληλες στήλες.
Επιλέξτε το κελί "A1" και, κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, σύρετε για να επιλέξετε όλες τις σειρές και όλες τις στήλες στις οποίες θα εισαχθούν τα δεδομένα. Επιλέξτε την εντολή "Μορφοποίηση ως πίνακας" στην ομάδα "Στυλ" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Επαληθεύστε το πεδίο "Περιοχή δεδομένων" και επιλέξτε το πλαίσιο που λέει "Ο πίνακας μου έχει κεφαλίδες".
Επιλέξτε όλες τις σειρές και τις στήλες στις οποίες θα εισαχθούν οι ημερομηνίες κατάρτισης. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε την προτιμώμενη μορφή ημερομηνίας από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Γενικά" στην ομάδα "Αριθμός". Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο.
Καταχωρίστε την κατάλληλη ημερομηνία στη σωστή στήλη και γραμμή, όταν ένας υπάλληλος ολοκληρώσει την απαιτούμενη εκπαίδευση. Χρησιμοποιώντας τη μορφή "Πίνακας", μπορείτε να ταξινομείτε με ένα κλικ κατά τη στήλη κατά την προετοιμασία αναφορών. Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο μετά από κάθε νέα καταχώρηση δεδομένων.
Πρόσβαση
Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων της Access. Μετονομάστε τον "Πίνακα 1" ως "Εγγραφή εκπαίδευσης υπαλλήλων" ή ένα προτιμώμενο εναλλακτικό όνομα. Ανοίξτε την "Προβολή σχεδίασης πίνακα" από την ομάδα "Προβολή" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Το πρώτο πεδίο, "ID", ορίζεται από προεπιλογή ως πρωτεύον κλειδί. Η πρόσβαση θα αντιστοιχίσει αυτόματα αυτό το πεδίο ή χρησιμοποιώντας το παράθυρο "Ιδιότητες πεδίου", μπορείτε να δημιουργήσετε μια μάσκα ή άλλη μορφοποίηση για να καλύψετε τις επιχειρηματικές σας ανάγκες, όπως την προσθήκη αριθμών ταυτότητας εργαζομένων.
Εισαγάγετε αυτά τα πεδία και άλλα πεδία για να καταγράψετε τα επιθυμητά δεδομένα, όπως "Όνομα," "Επίθετο", "Θέμα εκπαίδευσης" ή "Ημερομηνία ολοκλήρωσης". Άλλα πεδία που μπορούν να εγγραφούν ενδέχεται να περιλαμβάνουν "Βαθμοί", "Απόδοση" και "Σημειώσεις ή Σχόλια". Ορίστε τις κατάλληλες ιδιότητες τύπων δεδομένων και μορφοτύπων. Θυμηθείτε να επιλέξετε "Ημερομηνία / Ώρα" για τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία".
Αποθηκεύστε το τραπέζι. Μεταβείτε στην "Προβολή πίνακα" στην ομάδα "Προβολή" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
Επιλέξτε "Οδηγός φόρμας" από την ομάδα "Φόρμες" στην καρτέλα "Δημιουργία" για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου σχεδίασης. Επιλέξτε κάθε επιθυμητό "Διαθέσιμο πεδίο" από την αριστερή στήλη και μεταβείτε στη στήλη "Επιλεγμένο πεδίο" πατώντας το πλήκτρο ">" για μεμονωμένα πεδία ή το ">>" για να μετακινήσετε όλα τα πεδία ταυτόχρονα. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".
Επιλέξτε την επιθυμητή διάταξη για τη φόρμα από το παράθυρο διαλόγου "Διάταξη". Κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Ονομάστε τη "φόρμα" στο επόμενο παράθυρο διαλόγου ή διατηρήστε την προεπιλεγμένη αντιστοίχιση με το όνομα του πίνακα. Αποφασίστε εάν θα αποδεχθείτε τη φόρμα που σχεδιάσατε με τον οδηγό ή θα τροποποιήσετε το σχέδιο. Αν τροποποιήσετε τη φόρμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Εάν χρησιμοποιείτε τον προεπιλεγμένο σχεδιασμό, κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος". Αποθηκεύστε τη φόρμα.
Συμπληρώστε τα δεδομένα για κάθε υπάλληλο και την εκπαίδευση όταν οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες. Χρησιμοποιήστε την προβολή "Φόρμα" για την εισαγωγή δεδομένων και την προβολή "Πίνακας" για το φιλτράρισμα δεδομένων και τη δημιουργία αναφορών. Τα αρχεία αποθηκεύονται αυτόματα κατά την εισαγωγή των δεδομένων.
Συμβουλές
-
Το Excel επιτρέπει απλές αναζητήσεις και αναφορές βασισμένες αποκλειστικά στη διαλογή. Η Access επιτρέπει την εκλεπτυσμένη τήρηση και αναφορά αρχείων, επιτρέποντας σε πολλαπλά φίλτρα να δημιουργούν αναφορές από υπαλλήλους, εκπαιδευτικές συνεδριάσεις ή οποιοδήποτε άλλο πεδίο ή επιλογή δεδομένων. Τα ονόματα πεδίων πρόσβασης δεν μπορούν να έχουν κενά. Δημιουργήστε μια λεζάντα λεζάντα για να επικεφαλής στήλες αναφοράς. Για παράδειγμα, ένα πεδίο "TrainingSessionName" μπορεί να φέρει τον τίτλο "Εκπαίδευση" για εκθέσεις.
Προειδοποίηση
Μην χρησιμοποιείτε αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης ως αναγνωριστικούς αριθμούς εργαζομένων. αυτό ανοίγει την επιχείρηση για την αναγνώριση της ευθύνης κλοπής.
