Ένας προϋπολογισμός προγράμματος χρησιμοποιείται συχνά για συνεχιζόμενες υπηρεσίες που προσφέρονται από μια εταιρεία ή έναν δήμο. Η κύρια διαφορά μεταξύ του προϋπολογισμού του προγράμματος και των περισσότερων άλλων μορφών προϋπολογισμού είναι ότι ο προϋπολογισμός του προγράμματος επικεντρώνεται στις απαιτήσεις για να γίνει η δουλειά και όχι στην εξασφάλιση ότι υπάρχουν οι οικονομικοί πόροι για να γίνει αυτό. Ο προϋπολογισμός του προγράμματος αναπτύσσεται για να διαπιστωθεί εάν το έργο μπορεί να χρηματοδοτηθεί ή αν πρέπει να διακοπεί. Υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα για έναν προϋπολογισμό προγράμματος που πρέπει να γνωρίζετε πριν χρησιμοποιήσετε ένα.
Περίοδος προσαρμογής
Επειδή ένας προϋπολογισμός προγράμματος αναπτύσσεται ανεξάρτητα από τους διαθέσιμους οικονομικούς πόρους, μπορεί να χρειαστούν αρκετά χρόνια για να βρούμε τρόπους για την κατάλληλη χρηματοδότηση ενός προϋπολογισμού προγράμματος. Οι προϋπολογισμοί των προγραμμάτων αναπτύσσονται με συγκεκριμένους στόχους και τα οικονομικά που περιγράφονται στον προϋπολογισμό του προγράμματος είναι δύσκολο να μεταβληθούν. Μπορεί να χρειαστεί μια χρονιά επιχείρησης ή δήμου για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει επαρκής χρηματοδότηση για τη διατήρηση ενός προϋπολογισμού προγράμματος. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου προσαρμογής, ενδέχεται να υποφέρουν άλλα κονδύλια του προϋπολογισμού και θα υπάρξουν δυσκολίες στη δημιουργία ισορροπημένου προϋπολογισμού.
Επικάλυψη
Οι δήμοι που αναπτύσσουν πολλούς προϋπολογισμούς προγραμμάτων ενδέχεται να καταλήξουν σε αλληλοεπικάλυψη των προσπαθειών τους και να προκαλέσουν προβλήματα σχεδιασμού του προϋπολογισμού. Για παράδειγμα, το τμήμα οδών μπορεί να περιλαμβάνει προσωρινή επισκευή δρόμου στον προϋπολογισμό του προγράμματος και το πρόγραμμα απασχόλησης στην πόλη το καλοκαίρι μπορεί επίσης να περιλαμβάνει επισκευή δρόμου για τους προσωρινούς εποχικούς υπαλλήλους του. Η αλληλοεπικάλυψη των υπηρεσιών προκαλεί αναποτελεσματικότητα στη διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού που μπορεί να οδηγήσει σε διπλή δαπάνη.
Πάνω από τον προϋπολογισμό
Ένας προϋπολογισμός προγράμματος καθορίζει το κόστος εκτέλεσης ενός προγράμματος και τι πηγαίνει σε αυτά τα κόστη. Όταν εγκρίνεται ένας προϋπολογισμός προγράμματος, αυτό γίνεται με σκοπό την παροχή υπηρεσιών σε μια ομάδα. Εάν ο προϋπολογισμός δεν είναι σωστός, δεν μπορεί να προσαρμοστεί. Για παράδειγμα, εάν η εκτίμηση του προϋπολογισμού του προγράμματος για την απομάκρυνση χιονιού της πόλης είναι χαμηλή για ένα συγκεκριμένο έτος, τότε ο προϋπολογισμός πρέπει να συμπληρωθεί από άλλα ταμεία. Αυτά τα άλλα ταμεία μπορεί να σημαίνουν ότι η πόλη πρέπει να δανειστεί χρήματα ή να κλείσει προγράμματα που δεν καλύπτονται από τον προϋπολογισμό του προγράμματος. Με αυτόν τον τρόπο, ο κακός σχεδιασμός σε έναν προϋπολογισμό προγράμματος μπορεί να έχει ευρύτατη επίδραση στην οικονομική υγεία του οργανισμού.
Εκτίμηση
Ένας προϋπολογισμός προγράμματος που παρέχει μια κρίσιμη υπηρεσία στην κοινότητα μπορεί να είναι δύσκολο να αναλυθεί. Μπορεί να είναι δύσκολο να προσπαθήσουμε και να θέσουμε συγκεκριμένα μέτρα απόδοσης σε υπηρεσίες που έχουν πολλαπλά επίπεδα διοίκησης. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα θερινής ανάγνωσης σε ένα σχολικό σύστημα φαίνεται να είναι μια απαιτούμενη υπηρεσία, αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να μετρηθεί η αποτελεσματικότητα των στοιχείων του προϋπολογισμού του προγράμματος, όπως ο αριθμός των εκπαιδευτικών, ο αριθμός των διαθέσιμων βιβλίων και ο αριθμός των ωρών πρόγραμμα είναι διαθέσιμο στους φοιτητές.
