Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να πληρώνονται για να παραμείνουν στην επιχείρηση, αλλά διαφορετικοί τύποι επιχειρήσεων ζητούν πληρωμές με διάφορους τρόπους. Το κλείσιμο μιας πώλησης γίνεται συχνά προσωπικά ή τηλεφωνικά. Οι πάροχοι υπηρεσιών αποστέλλουν συνήθως τιμολόγια μέσω ταχυδρομείου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανεξάρτητα από το μέσο, η αίτηση πληρωμής βελτιώνει ευγενικά τις πωλήσεις και αυξάνει την ικανοποίηση του πελάτη.
Διαδικασία πώλησης μέσω τηλεφώνου ή σε πρόσωπο
Οι αντιπρόσωποι πωλήσεων συνήθως προβαίνουν σε πώληση είτε αυτοπροσώπως είτε μέσω τηλεφώνου. Μερικές συμφωνίες πώλησης διαρκούν περισσότερο από άλλες. Για παράδειγμα, μια πώληση ασφάλισης ζωής απαιτεί περισσότερη εξήγηση από την αγορά ενός ζευγαριού παπουτσιών.
Η ευγενής ξεκινά από την αρχή καλωσορίζοντας τους πελάτες και ευχαριστώντας τους για το χρόνο τους. Χρησιμοποιήστε τις ενεργές τεχνικές ακρόασης και απαντήστε σε ερωτήσεις σε γλώσσα που καταλαβαίνει εύκολα. Εάν η όλη διαδικασία είναι ευγενική, η αίτηση πληρωμής θα είναι φυσική. Για παράδειγμα, "Θα θέλατε να πληρώσετε με μετρητά ή πιστωτική κάρτα;" είναι ένας κοινός τρόπος να ζητήσετε πληρωμή. Αυτό δίνει στους αγοραστές επιλογές και δεν είναι ισχυρή. Ζητώντας, "Πώς θα θέλατε να πληρώσετε;" είναι ένας άλλος άμεσος τρόπος για να ζητήσετε χρήματα, αλλά εξακολουθεί να θεωρείται ευγενικός όσο γίνεται με φιλικό τόνο.
Πάντα ολοκληρώστε με την ευχαριστία των πελατών σας για την επιχείρησή τους και στη συνέχεια να ρωτήσετε, "Υπάρχει κάτι άλλο που μπορώ να κάνω για σας;" Αυτό υποδηλώνει ότι η παροχή βοήθειας στους πελάτες είναι σημαντική για εσάς.
Γραπτές αιτήσεις πληρωμής
Πολλές εταιρείες χρεώνουν πελάτες μετά την παράδοση των αγαθών ή την εργασία τους, στη συνέχεια περιμένουν την αναμενόμενη πληρωμή που ονομάζεται απαίτηση. Οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν το 20 με 50 τοις εκατό των απαιτήσεων προς τους οργανισμούς είσπραξης εάν ο πελάτης δεν πληρώσει εγκαίρως, οπότε ζητώντας ευγενική πληρωμή βοηθάει στην αποφυγή αυτού.
Ο τόνος είναι πολύ σημαντικός όταν ζητάτε χρήματα τόσο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και σε παραδοσιακά επιχειρησιακά γραπτά. Λάβετε υπόψη ότι οι αναγνώστες δεν ερμηνεύουν πάντοτε τα λόγια σας όπως προτίθεται. Η ευγενική αλληλογραφία ευχαριστεί τον πελάτη για την επιχείρησή του και χρησιμοποιεί εισαγωγικές φράσεις όπως "Ελπίζω ότι όλα είναι καλά". Με τα τιμολόγια που χρεώνονται στο παρελθόν, τα αιτήματα πληρωμών γίνονται πιο δυνατά και λιγότερο φιλικά, αλλά μπορούν ακόμα να είναι ευγενικά.
Αρχική αιτήματα: Μια αρχική επιστολή επιβεβαιώνει ότι το τιμολόγιο παραλήφθηκε και ρωτά αν υπάρχουν ερωτήσεις. Αυτό αποστέλλεται περίπου μια εβδομάδα πριν από την καθυστέρηση των πληρωμών. Κρατήστε το σύντομο και ενημερωτικό, υπενθυμίζοντας στον πελάτη ότι η πληρωμή έρχεται και οφείλετε να το εξυπηρετήσετε στο μέλλον.
Ένα δεύτερο γράμμα αποστέλλεται την ημερομηνία λήξης. Η υποβολή της αίτησης ως "υπενθύμιση ότι ο αριθμός του τιμολογίου οφείλεται" σημαίνει ότι η μη πληρωμή είναι μια επίβλεψη ή ότι η πληρωμή θα μπορούσε να έχει περάσει στο ταχυδρομείο. Παρέχετε τις πληροφορίες τιμολογίου και την ημερομηνία λήξης με τις επιλογές πληρωμής. Εκφράστε τη διαθεσιμότητα και προσφέρετε για να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις.
Προηγούμενα αιτήματα: Οι προηγούμενες επιστολές αποστέλλονται οπουδήποτε από μία εβδομάδα έως 90 ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης. Διατηρήστε ευγενικά τις αιτήσεις πληρωμής αναφέροντας το τιμολόγιο και σημειώστε ότι η πληρωμή δεν έχει ληφθεί από την ημερομηνία της αλληλογραφίας. Ζητήστε από τους πελάτες να εξετάσουν τα δικά τους αρχεία. Αυτή η προσέγγιση καταργεί την αντιπαράθεση δίνοντας στον πελάτη την ευκαιρία να αποκτήσει μια δικαιολογία όπως: "Ω, σκέφτηκα ότι ο λογιστής μου το έστειλε ήδη". Κλείστε γράμματα με "Ευχαριστίες" ή "Kind Regards" για να διατηρήσετε έναν ευγενικό και φιλικό τόνο. Συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο του τιμολογίου με κάθε γράμμα.
Οι επόμενες επιστολές γίνονται πιο αυστηρές επειδή ο πελάτης δεν έχει ακόμη αντιμετωπίσει το ζήτημα. Αυτά τα γράμματα εξακολουθούν να χρησιμοποιούν πολλές από τις τεχνικές προηγούμενων επιστολών, αλλά οι επιστολές προ συλλογής πρέπει να σημειώσουν ότι θα ληφθούν περαιτέρω μέτρα αν δεν ληφθεί πληρωμή.
