Η διαχείριση των συμβάσεων είναι η διαχείριση μιας νομικά δεσμευτικής συμφωνίας μεταξύ δύο ή περισσοτέρων μερών. Ο διαχειριστής της σύμβασης αναπτύσσει το έγγραφο της σύμβασης από γραπτή αίτηση για προσφορές, απαντήσεις προμηθευτών και διαπραγματεύσεις με τους διαγωνιζόμενους. Αφού υπογραφεί η σύμβαση, η δουλειά του διαχειριστή του συμβολαίου είναι να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με ό, τι είναι γραμμένο στη σύμβαση. Μια σαφής, εκτεταμένη και εκτελεστή σύμβαση είναι απαραίτητη για την επιτυχή αποκατάσταση τυχόν προβλημάτων που προκύπτουν κατά την εκτέλεση της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων των κοινών προκλήσεων διαχείρισης συμβάσεων που συζητούνται σε αυτό το άρθρο.
Η εργασία δεν είναι αυτό που αναμένεται
Ο καλύτερος τρόπος να αποφύγετε την πρόκληση της εργασίας που δεν είναι αυτό που αναμένεται είναι να καθορίσετε σαφώς τις προσδοκίες σας στο συμβόλαιό σας. Οι επιχειρηματικές απαιτήσεις συνήθως τεκμηριώνονται σε δήλωση εργασίας. Συμμετοχή ανθρώπων σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης για τον καθορισμό των απαιτήσεων και τη σύνταξη της δήλωσης εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των τελικών χρηστών. Μην χρησιμοποιείτε φρασεολογία. Ορίστε όλους τους όρους και τα ακρωνύμια της επιχείρησης.
Προϋπολογισμός ή χρονοδιάγραμμα έχει ξεπεραστεί
Στο συμβόλαιό σας, ορίστε σαφώς το πεδίο εφαρμογής του έργου. Βεβαιωθείτε ότι ο διαπραγματευόμενος προϋπολογισμός και το χρονοδιάγραμμα είναι ρεαλιστικά. Δημιουργήστε μια μέθοδο με την οποία μπορείτε να παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα για να βεβαιωθείτε ότι είστε στο στόχο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό και το χρονοδιάγραμμα συνεχώς καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου.
Έλλειψη πόρων με τις σωστές δεξιότητες
Είναι απαραίτητο να ονομάσετε μια ομάδα έργου και από τις δύο πλευρές της σύμβασης, οι οποίες είναι εξουσιοδοτημένες να εκτελούν το έργο. Ένα οργανωτικό σχέδιο πρέπει να συμπεριληφθεί ως μέρος των απαιτήσεων της σύμβασης. Στη σύμβαση, καθορίστε τους τίτλους, αν όχι ιδιώτες, για να εργαστείτε για το έργο και τις κρατικές δεξιότητες ή πιστοποιήσεις που μπορεί να απαιτηθούν. Το οργανωτικό σχέδιο θα επεκταθεί σε αυτό, συμπεριλαμβανομένου ενός οργανωτικού χάρτη όλων των μελών της ομάδας έργου.
Η κατάσταση του έργου είναι άγνωστη
Αναφέρετε στο συμβόλαιο ότι θα τεθεί σε εφαρμογή ένα Σχέδιο Επικοινωνιών. Αυτό το σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει τα απαιτούμενα από την άποψη των ενημερώσεων κατάστασης και των συνηθισμένων συνεδριάσεων, καθώς και την αντιμετώπιση του τρόπου με τον οποίο θα υπάρξει επικοινωνία με άλλα τμήματα της οργάνωσης, ιδίως εκείνα που εργάζονται σε εξαρτημένα έργα.
Η αλλαγή συμβαίνει
Η δομή της σύμβασης για να διασφαλιστεί ότι οι κίνδυνοι εντοπίζονται και αναθεωρούνται εβδομαδιαίως από την ομάδα είναι ο καλύτερος τρόπος για να προετοιμαστείτε για την αλλαγή. Η σύμβαση πρέπει να περιλαμβάνει απαιτήσεις για την αξιολόγηση του κινδύνου και τον εντοπισμό λύσεων για τον μετριασμό του κινδύνου. Επιπλέον, θα πρέπει να συμπεριληφθεί στη σύμβασή σας μια επίσημη διαδικασία ελέγχου αλλαγής.
Η πληρωμή αμφισβητείται
Καθορίστε μεθόδους και διαδικασίες στη σύμβασή σας για να ανταμείβετε / τιμωρείτε με βάση τη συμμόρφωση με τη σύμβαση. Ορίστε μεθόδους μέτρησης της προόδου. Ορίστε ακριβή κριτήρια αποδοχής. Αυτή η σαφήνεια στη σύμβαση θα εξασφαλίσει ότι και τα δύο μέρη θα καταλάβουν τι αναμένεται για αποδοχή και πληρωμή.
