Υπάρχει κάτι πιο παράξενο από το να περπατάς σε ένα νέο γραφείο την πρώτη μέρα της δουλειάς σου και να μην έχεις καμιά ιδέα για το τι πρέπει να κάνεις, πολύ λιγότερο πού να βρεις το μπάνιο; Με λίγο προγραμματισμό (και μια μακρά μνήμη για το τι ήταν σαν να είσαι αρχάριος), μπορείτε να σχεδιάσετε ένα εγχειρίδιο προσανατολισμού των εργαζομένων που θα κάνει τους πρώτους χρονομετρητές να αισθάνονται σαν στο σπίτι τους.
Προσδιορίστε το σκοπό και το εύρος του εγχειριδίου. Είναι για να περπατήσει ο νεοφερμένος μέσω της βήμα-προς-βήμα διαδικασία εκτέλεσης συγκεκριμένων εργασιών; Πρόκειται να την εισαγάγει στην ιστορία και τις πολιτικές της εταιρίας, κανόνες κατάλληλης συμπεριφοράς και τυποποιημένα έντυπα και διαδικασίες σύμφωνα με τη συμμετοχή, τις διακοπές και την άδεια ασθενείας; Ή είναι ένας συνδυασμός και των δύο;
Περιγράψτε τον κατάλογο των θεμάτων που πρέπει να καλύπτονται στο εγχειρίδιο και καθορίστε αν θέλετε να γράψετε ολόκληρο το εγχειρίδιο με τον εαυτό σας ή να μεταβιβάσετε τμήματα αυτού σε έμπειρο προσωπικό. Η απόφαση αυτή θα βασίζεται στην πολυπλοκότητα της εργασίας καθώς και στο πόσο συχνά το εγχειρίδιο θα πρέπει να ενημερωθεί για να συμβαδίζει με την ανάπτυξη της εταιρείας και την εισαγωγή νέας τεχνολογίας.
Συλλέξτε και φωτοτυπήστε τα υπάρχοντα έγγραφα για να συμπεριληφθούν στο εγχειρίδιο. Αυτά θα περιλαμβάνουν στοιχεία όπως οι θέσεις εργασίας για τη θέση του νέου υπαλλήλου, τα τυποποιημένα έντυπα, η δήλωση αποστολής της εταιρείας ή / και η τελευταία ετήσια έκθεση, ένα οργανόγραμμα, ένα γραφείο, ένα κατάλογο των εργαζομένων μαζί με τους τίτλους τους και το τηλέφωνο του γραφείου τους αριθμούς, πολιτικές σεξουαλικής παρενόχλησης και ίσως ένα αντίγραφο του πιο πρόσφατου ενημερωτικού δελτίου της εταιρείας.
Καθορίστε ποια θέματα πρέπει να γραφτούν από το μηδέν. Για παράδειγμα, οι υπάλληλοι που δεν είναι μόνο νέοι στην εταιρεία αλλά και νέοι στην πόλη θα εκτιμήσουν έναν κατάλογο κοντινών εστιατορίων, καταστημάτων και ταχυδρομείων. Αν υπάρχουν άγραφες παραδόσεις που θα ήταν ενδιαφέρουσες για τους νεοφερμένους να το ξέρουν, αυτό θα ήταν ένα καλό μέρος για να τους αναφέρω. Για παράδειγμα, ίσως υπάρχει μια διαίρεση potluck που διεξάγεται μια φορά το μήνα για να γιορτάσουν τα γενέθλια, ή ίσως υπάρχει μια on-site τάξη γιόγκα που συναντά κάθε Παρασκευή κατά τη διάρκεια της ώρας του μεσημεριανού.
Ζητήστε συμβουλές από μερικούς από τους πιο πρόσφατα μισθωμένους υπαλλήλους σας. Ρωτήστε τους τι είδους υλικά θα ήταν χρήσιμο να έχουν στην πρώτη τους μέρα και πώς πήγαν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονταν.
Συμπεριλάβετε μια ευπρόσδεκτη επιστολή από τον επιβλέποντα του υπαλλήλου ή ακόμα και από τον πρόεδρο της εταιρείας. Αυτή η επιστολή θα πρέπει να ενθαρρύνει τον παραλήπτη να συνεισφέρει ιδέες για το εγχειρίδιο, αν βλέπει τρόπους ώστε το περιεχόμενο να μπορεί να βελτιωθεί ή / και να επεκταθεί.
Καθορίστε τους κανόνες του τι συνιστά την κατάλληλη συμπεριφορά γραφείου. Ίσως θελήσετε να συμπεριλάβετε απαγορεύσεις, για παράδειγμα, στη χρήση τηλεφώνων γραφείου για προσωπικές κλήσεις, σερφάρισμα στο Διαδίκτυο, αποστολή εξωτερικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οδήγηση εταιρικού οχήματος για τη διεξαγωγή εργασιών. Αν το γραφείο ή το γραφείο του υπαλλήλου είναι απλά απόψεων για τους πελάτες και τους επισκέπτες της εταιρείας, θα πρέπει επίσης να καθορίσετε κανόνες, όπως έργα τέχνης, φυτά, αντικείμενα γραφείου, φωτογραφίες, ραδιόφωνα κλπ.
Καθορίστε ποιος είναι ο κωδικός ενδυμασίας της εταιρείας.
Οργανώστε όλα τα υλικά σε έναν συνδετήρα 3 δακτυλίων που μπορεί να δοθεί στον εργαζόμενο την πρώτη ημέρα εργασίας.
Προσλάβετε επιπλέον ζεύγη ματιών για να διορθώσετε προσεκτικά το περιεχόμενο.
Συμπεριλάβετε ένα φύλλο υπογραφής για να αναγνωρίσει ο εργαζόμενος ότι έλαβε το εγχειρίδιο προσανατολισμού και ότι θα είναι υπεύθυνο για την αναθεώρηση όλων των υλικών εντός.
Συμβουλές
-
Επειδή ένα εγχειρίδιο προσανατολισμού των εργαζομένων μπορεί να θεωρηθεί έργο που βρίσκεται σε εξέλιξη, ίσως θελήσετε να εξετάσετε την έκδοση μιας ηλεκτρονικής έκδοσης, στην οποία όλοι οι εργαζόμενοι θα μπορούν να έχουν πρόσβαση και, εάν χρειάζεται, να ανανεώνουν τις μνήμες τους σχετικά με τις πολιτικές της εταιρείας. Εάν είναι πρακτικό, να έχει κάθε εργαζόμενος στην εταιρεία σας να ετοιμάσει ξεχωριστά εγχειρίδια γραφείου που να καλύπτουν όλες τις ευθύνες του. Αυτό δεν είναι μόνο ενδεδειγμένο να είναι διαθέσιμο ως εργαλείο εκπαίδευσης εξοικονόμησης χρόνου όταν / όταν δίνουν ειδοποίηση, αλλά επίσης επιτρέπει στο έκτακτο προσωπικό να συμπληρώνει εύκολα εάν ο εργαζόμενος πηγαίνει σε παρατεταμένες διακοπές ή είναι σε αναρρωτική άδεια.
Προειδοποίηση
Ποτέ μην παραλείψετε κρίσιμα βήματα από μια εξήγηση για το πώς να εκτελέσετε μια εργασία. Ακόμα και κάτι τόσο απλό όσο το να τους λέει πού βρίσκεται το κουμπί "on" σε ένα κομμάτι μηχανής ή στο οποίο το συρτάρι φυλάσσονται ορισμένα έγγραφα, θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα από έναν νεοφερμένο.
