Είτε οργανώνετε μια επαγγελματική υποχώρηση, ρίχνετε ένα πάρτι για μια φιλανθρωπική οργάνωση ή διοργανώνετε ένα πολιτικό συνέδριο, δείχνοντας τον σωστό σεβασμό και ευγένεια σε όλους τους φιλοξενούμενους σας, εξασφαλίζοντας ότι η εκδήλωσή σας είναι επιτυχημένη. Ωστόσο, η υποδοχή διακεκριμένων επισκεπτών απαιτεί περισσότερο σχεδιασμό και προσοχή. Από την εθιμοτυπία του δείπνου έως τις εισαγωγικές ομιλίες στα καταλύματα, είναι σημαντικό να βοηθήσετε τον επισκέπτη να αισθάνεται άνετα, σεβαστός και εκτιμημένος. Ταυτόχρονα, ακόμη και οι διακεκριμένοι επισκέπτες μπορούν να αποσυρθούν από το χτύπημα ή τη συνεχή πίεση για να εντυπωσιάσουν. Σχεδιάστε την εκδήλωσή σας έτσι ώστε ο επισκέπτης να έχει χρόνο να χαλαρώσει και να επαναφορτίσει μεταξύ συναντήσεων, γευμάτων και συνεδριών.
Χαιρετήστε τον επισκέπτη προσωπικά. Είτε συναντάτε έναν διακεκριμένο επισκέπτη στο αεροδρόμιο είτε λίγο πριν από μια επίσημη επαγγελματική συνάντηση, τον χαιρετήστε με μια φιλική χειραψία και μια σύντομη εισαγωγή. Συνεχίστε να εισαγάγετε κάποιον από τους συνεργάτες σας που συνοδεύουν τον επισκέπτη σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε, "κα.Σημαντικός επισκέπτης, θα ήθελα να σας συστήσω στον αντιπρόσωπο της οργάνωσής μας, κ. Jack Jackson."
Παρουσιάστε τον φιλοξενούμενο σας με μια ατζέντα εκδηλώσεων που περιγράφει τους χρόνους και τις τοποθεσίες συνάντησης, τα οργανωμένα γεύματα, τις δραστηριότητες ομάδας και τα downtime. Εξοικειωθείτε τον επισκέπτη σας με τη συνάντηση ή την εγκατάσταση εκδηλώσεων, συνεχίζοντας να την παρουσιάζετε σε συνεργάτες που εισάγετε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
Κάντε τον επισκέπτη σας όσο το δυνατόν πιο άνετα. Εάν η εκδήλωσή σας απαιτεί διανυκτερεύσεις, έχετε το δωμάτιο κρατημένο πολύ νωρίτερα. Έχετε ένα αντίγραφο της ατζέντας της εκδήλωσης στην αίθουσα, καθώς και πληροφορίες επικοινωνίας για τον εαυτό σας και άλλους σχεδιαστές εκδηλώσεων. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι οι αίθουσες συσκέψεων σας είναι καθαρές, οργανωμένες και καλά σημειωμένες.
Ακολουθήστε την εθιμοτυπία για τα επίσημα δείπνα. Ο διακεκριμένος επισκέπτης σας θα πρέπει να κάθεται στα δεξιά του οικοδεσπότη. Οι κάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εντοπισμό των θέσεων των επισκεπτών.
Γράψτε και εκτελέστε μια σύντομη αλλά επαγγελματική ομιλία για να παρουσιάσετε τον διακεκριμένο επισκέπτη σας εάν έχει προγραμματιστεί να μιλήσει σε μια συνάντηση, γεύμα ή δείπνο. Διαφορετικά, καλωσορίστε τον επισκέπτη σας με συνοπτικές παρατηρήσεις σχετικά με τη θέση του ή τιμά σε οποιαδήποτε συνάντηση ή εκδήλωση στην οποία συμμετέχει. Για μια εισαγωγική ομιλία, πρέπει να προετοιμαστείτε εγκαίρως, αναπτύσσοντας ένα σύντομο βιογραφικό σκίτσο του ομιλητή σας, διερευνώντας τα διαπιστευτήρια, τα επιτεύγματά του και τις τιμές του. Μια εισαγωγική ομιλία θα πρέπει να εξετάσει το θέμα, τη συνάφεια του θέματος και μια σύντομη επισκόπηση των διαπιστευτηρίων του ομιλητή. Εξοικονομήστε το όνομα του τελευταίου, και για να χτίσετε δυναμική και ως ένα σύνθημα στο ακροατήριο για να καλωσορίσετε τον επισκέπτη.
