Τι είναι ο κύκλος προϋπολογισμού; Είναι οι διαφορετικές φάσεις του σχεδιασμού και της εκτέλεσης του προϋπολογισμού μέσω διαφορετικών περιόδων προϋπολογισμού. Ένας επιχειρηματικός προϋπολογισμός συνήθως εξελίσσεται σε φάσεις που συνολικά παράγουν έναν πλήρη κύκλο ζωής του προϋπολογισμού. Ανεξάρτητα από την επικέντρωσή της, ο κύκλος του προϋπολογισμού αρχίζει με τον προγραμματισμό και τελειώνει με μια λεπτομερή αξιολόγηση. Αν και οι όροι που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των τεσσάρων φάσεων του κύκλου ενδέχεται να διαφέρουν μεταξύ των επιχειρήσεων, οι στόχοι της φάσης προετοιμασίας, έγκρισης, εκτέλεσης και ελέγχου του σχεδιασμού και της εκτέλεσης του προϋπολογισμού είναι γενικά οι ίδιοι.
Συμβουλές
-
Οι τέσσερις φάσεις είναι γενικά γνωστές ως φάσεις προετοιμασίας, έγκρισης, εκτέλεσης και ελέγχου του προϋπολογισμού. Αυτοί οι όροι μπορεί να διαφέρουν μεταξύ των επιχειρήσεων.
Ο ρόλος του κύκλου προϋπολογισμού σε διαφορετικούς επιχειρηματικούς τομείς
Κάθε επιχείρηση διαθέτει επιχειρησιακό προϋπολογισμό. Εντός της εταιρείας, κάθε τμήμα έχει επίσης έναν προϋπολογισμό. Σε πολλές περιπτώσεις, ο προϋπολογισμός χωρίζεται σε δύο ή περισσότερους συγκεκριμένους προϋπολογισμούς, όπως ένας προϋπολογισμός μάρκετινγκ και ένας προϋπολογισμός για ψυχαγωγικούς πελάτες. Τα συγκεκριμένα έργα έχουν επίσης τους δικούς τους προϋπολογισμούς και συχνά, διαφορετικές φάσεις του προϋπολογισμού για τη διαχείριση. Σε κάθε επίπεδο, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν προϋπολογισμούς για να παρακολουθούν τις δαπάνες τους και να ισορροπούν τις δαπάνες τους με τις άλλες δαπάνες τους για να μετατρέψουν τα κέρδη. Διαφορετικές περιόδους προϋπολογισμού μπορούν να απαιτήσουν διαφορετικούς προϋπολογισμούς, όπως συγκεκριμένα τρίμηνα.
Σχεδίαση στη φάση προετοιμασίας
Η προετοιμασία του προϋπολογισμού είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που συνήθως διαρκεί από τρεις έως έξι μήνες για να ολοκληρωθεί. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, οι διευθυντές των τμημάτων - ή ο ιδιοκτήτης - κάνουν σχέδια, ιεραρχούν τις δαπάνες, τραγουδούν τους αριθμούς και αναπτύσσουν ένα προκαταρκτικό σχέδιο προϋπολογισμού. Επειδή οι περισσότερες επιχειρήσεις προετοιμάζουν ξεχωριστούς προϋπολογισμούς για κάθε τμήμα ή τμήμα και στη συνέχεια συνδυάζουν αυτές τις μεταγενέστερες ενέργειες στη φάση της προετοιμασίας του προϋπολογισμού μπορούν να επαναληφθούν πριν δημιουργήσουν έναν προκαταρκτικό προϋπολογισμό που μπορεί να περάσει από τη φάση έγκρισης.
Λήψη έγκρισης προϋπολογισμού
Η διάρκεια της φάσης έγκρισης εξαρτάται γενικά από το μέγεθος μιας επιχείρησης και την οργανωτική δομή της. Για παράδειγμα, οι αρμοδιότητες έγκρισης προϋπολογισμού σε μια μικρή επιχείρηση με μια επίπεδη οργανωτική δομή συνήθως αφορούν μόνο τον ιδιοκτήτη ή τον ιδιοκτήτη και μερικά βασικά διευθυντικά στελέχη. Αντίθετα, οι μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις που χαρακτηρίζονται από μια τυπική, ιεραρχική οργανωτική δομή αποδίδουν συνήθως αρμοδιότητες έγκρισης σε συμβούλια, επιτροπές ή εξουσιοδοτημένους διευθυντές ανωτάτου επιπέδου. Οι εγκρίσεις προϋπολογισμού απαιτούν συχνά συζήτηση και ψηφοφορία συναίνεσης πριν ολοκληρωθεί η φάση έγκρισης.
Εκτέλεση του προϋπολογισμού
Η φάση εκτέλεσης ή εκτέλεσης του κύκλου ζωής του προϋπολογισμού κυμαίνεται συχνότερα από την αρχή έως το τέλος του οικονομικού ή του ημερολογιακού έτους. Η τακτική και συνεπής παρακολούθηση για να διασφαλιστεί ότι οι υπηρεσίες ακολουθούν τους δημοσιονομικούς περιορισμούς και για τη διατήρηση του εσωτερικού ελέγχου είναι ζωτικής σημασίας κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης. Εάν απαιτούνται προσαρμογές κατά τη διάρκεια του έτους, τμήματα ετήσιου προϋπολογισμού μπορούν να επανέλθουν στη φάση προετοιμασίας και να περάσουν εκ νέου τον κύκλο. Εάν η παρακολούθηση αποκαλύψει αποκλίσεις όπως σημαντικές υπερβάσεις κόστους ή δαπάνες που δεν ταιριάζουν με τις πιστώσεις του προϋπολογισμού, ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να πραγματοποιηθεί πριν από το τέλος του έτους.
Έλεγχος στο τέλος του έτους
Η φάση ελέγχου - η οποία αποτελείται από εσωτερικούς ελέγχους, εξωτερικούς ελέγχους ή και από τα δύο - συνήθως πραγματοποιείται μετά τη λήξη της χρήσης. Η διεξοδική εξέταση των οικονομικών εκθέσεων και δηλώσεων στο τέλος του έτους παρέχει τρόπους για την αξιολόγηση της συμμόρφωσης με τους δημοσιονομικούς περιορισμούς και καθορίζει εάν οι προβολές που χρησιμοποιήθηκαν σε όλες τις διαφορετικές περιόδους προϋπολογισμού ήταν ακριβείς. Μια έκθεση αξιολόγησης που δημιουργήθηκε από την ομάδα ελέγχου, η οποία περιλαμβάνει συστάσεις για το επόμενο έτος, ολοκληρώνει τόσο τη φάση ελέγχου όσο και τον κύκλο του τρέχοντος έτους.
