Η διαχείριση εγγράφων είναι η διαδικασία που χρησιμοποιούν οι οργανισμοί για τη δημιουργία, τον έλεγχο, την ασφάλεια, την αποθήκευση, την ανάκτηση, την κοινή χρήση και την καταστροφή εγγράφων σε όλες τις μορφές τους. Στην εποχή του πολλαπλασιασμού των πληροφοριών, των ραγδαίων τεχνολογικών αλλαγών και των ζητημάτων ασφαλείας, οι οργανισμοί που δημιουργούν συστήματα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να εξετάζουν όχι μόνο καλές επιχειρηματικές πρακτικές, αλλά κανόνες, κανονισμούς και πρότυπα που εκδίδονται από κυβερνητικούς και διεθνείς οργανισμούς.
Οργάνωση οντοτήτων: Οικονομικά
Πολλές ομοσπονδιακές οντότητες εκδίδουν κανονισμούς που απαιτούν από τους οργανισμούς να συμμορφώνονται με τους κανόνες διαχείρισης εγγράφων. Παρακάτω παρουσιάζεται μια περίληψη των εν λόγω φορέων, οι τύποι οργανισμών που επηρεάζουν και το καταστατικό ή ο κανονισμός.
Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς στην SEC 17α-4 παρέχει κανόνες διαχείρισης εγγράφων για τους μεσίτες, τους αναλυτές και άλλους που συμμετέχουν στην ανταλλαγή κινητών αξιών.
Ο νόμος Sarbanes-Oxley στις Ενότητες 404 και 409 επηρεάζει τη διαχείριση εγγράφων από όλες τις εταιρείες που διαπραγματεύονται στο χρηματιστήριο καθώς και τις λογιστικές επιχειρήσεις, τους ελεγκτές και όσους ασχολούνται με την εμπορία τίτλων.
Ο έλεγχος ελέγχου για τον 21ο αιώνα (έλεγχος 21) ρυθμίζει τον χειρισμό ελέγχου και ισχύει για τον τραπεζικό κλάδο. Διαχειρίζεται η Ομοσπονδιακή Τράπεζα των ΗΠΑ.
Ο νόμος Gramm-Leach Bliley προστατεύει τις οικονομικές πληροφορίες των καταναλωτών που κατέχουν χρηματοπιστωτικά ιδρύματα και διοικείται από διάφορες ομοσπονδιακές υπηρεσίες.
Οι Κανονισμοί 3010 του NASD και ο Κανονισμός 342 του Χρηματιστηρίου της Νέας Υόρκης (NYSE) διέπονται από την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς και ρυθμίζουν τις απαιτήσεις τήρησης αρχείων που αφορούν τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες για τα μέλη των δύο αυτών οργανισμών.
Κανόνες Υγείας
Ο νόμος περί φορητότητας και πρόσβασης στην ασφάλιση υγείας (HIPAA) εφαρμόζεται σε ομάδες όπως οι γιατροί, τα νοσοκομεία, οι ασφαλιστικές εταιρείες και οι εργοδότες που ασχολούνται με την κατάρτιση ή τη διαβίβαση πληροφοριών για τους ασθενείς. Διαχειρίζεται το Υπουργείο Υγείας και Ανθρωπίνων Υπηρεσιών των ΗΠΑ.
Το 21 CFR 11 είναι το τμήμα του Κώδικα Ομοσπονδιακών Κανονισμών που διαχειρίζεται η Αμερικανική Υπηρεσία Τροφίμων και Φαρμάκων και ασχολείται με ηλεκτρονικά αρχεία και ηλεκτρονικές υπογραφές. Αυτή η ενότητα επηρεάζει τις εταιρείες υγειονομικής περίθαλψης και φαρμακευτικές εταιρείες.
Στρατιωτικοί κανόνες
Οι κανονισμοί του Υπουργείου Άμυνας (Τμήμα Άμυνας 5015.2, έκδοση 2) ορίζουν απαιτήσεις για λογισμικό διαχείρισης αρχείων που αγοράζεται από το Υπουργείο Άμυνας. Άλλες κυβερνητικές οντότητες χρησιμοποιούν επίσης αυτό το πρότυπο για το λογισμικό διαχείρισης αρχείων τους.
Άλλοι Ομοσπονδιακοί κανόνες
Οι Ομοσπονδιακοί Κανόνες Πολιτικής Δικονομίας διέπουν τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες παροχής νομικών συμβουλών χειρίζονται πληροφορίες σχετικά με νομικές διαδικασίες
Οι Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 προβλέπει κανόνες για την ηλεκτρονική αποθήκευση και μεταφορά πληροφοριών φορολογουμένων και έχει αντίκτυπο στον κλάδο των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών.
Η ανάγκη για κανόνες
Οι Αμερικανοί εξαρτώνται από τους ρυθμιστικούς οργανισμούς για να διασφαλίσουν ότι υπάρχουν προστασίες για την ασφαλή φύλαξη των προσωπικών τους πληροφοριών, την προστασία των οικονομικών συναλλαγών και την άσκηση κατάλληλης εποπτείας σε όσους ελέγχουν τα περιουσιακά στοιχεία του λαού για τρόφιμα, ναρκωτικά, οικονομικά και ιατροφαρμακευτικά περίθαλψη. Η υποδομή πληροφόρησης του έθνους είναι ζωτικής σημασίας για την άμυνά της και πρέπει επίσης να προστατεύεται.
Η τυποποίηση της διαχείρισης εγγράφων εκτείνεται πέρα από τις Ηνωμένες Πολιτείες. Μη κυβερνητικές οντότητες όπως ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης και το API διαχείρισης ανοικτού εγγράφου εργάζονται για την τυποποίηση και την ανταλλαγή διαδικασιών για τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων, προκειμένου να διασφαλίσουν την ασφάλεια και τη διαθεσιμότητα ενημερωτικών αρχείων όταν χρειάζονται.
