Οι επιχειρήσεις που διατηρούν τα αποθέματα χρησιμοποιούν συστήματα απογραφής για τη διαχείριση των αποθεμάτων τόσο στην αποθήκη όσο και στο εργοστάσιο. Αυτές οι εταιρείες πρέπει να αποφασίζουν μεταξύ των συστημάτων απογραφής περιόδου και των συστημάτων διαρκούς απογραφής. Με κάθε σύστημα, η εταιρεία πρέπει να κάνει μια πραγματική απογραφή τουλάχιστον μία φορά το χρόνο. Ένα φυσικό απόθεμα παρέχει μερικά οφέλη για τη διαχείριση της επιχείρησης.
Συστήματα Απογραφής
Τα συστήματα αποθέματος ικανοποιούν τις ανάγκες μιας επιχείρησης παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με τις ποσότητες αποθέματος και τις τιμές δολαρίου. Πολλά συστήματα αποθέματος παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τη συγκεκριμένη θέση αποθήκευσης του αποθέματος και την ποσότητα που διατηρείται σε αυτή τη θέση. Οι υπάλληλοι και διευθυντές των εγκαταστάσεων χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες για να εντοπίσουν συγκεκριμένα στοιχεία για αποστολή σε πελάτες ή για να καθορίσουν εάν η εταιρεία χρειάζεται να αναδιατάξει ένα συγκεκριμένο στοιχείο απογραφής, επειδή έχει μειωθεί το διαθέσιμο απόθεμα. Τα συστήματα αποθέματος παρέχουν επίσης πληροφορίες στη λογιστική υπηρεσία σχετικά με τη συνολική αξία αποθεμάτων που ανήκει στην εταιρεία.
Συνεχής απογραφή
Ένα σύστημα διαρκούς απογραφής ενημερώνεται κάθε φορά που η αποθήκη λαμβάνει απογραφή από τους πωλητές καθώς και κάθε φορά που η αποθήκη μεταφέρει αποθέματα σε έναν πελάτη. Το σύστημα διαρκούς απογραφής παρέχει το υπόλοιπο του αποθέματος ανά πάσα στιγμή. Αυτό το υπόλοιπο ενημερώνεται συνεχώς. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν σαρωτές και γραμμικούς κώδικες για την εύκολη καταγραφή αλλαγών στα υπόλοιπα των αποθεμάτων. Αυτές οι εταιρείες σαρώνουν αποθέματα αποθεμάτων όταν μεταφέρονται ή παραλαμβάνονται, τα οποία ενημερώνουν αυτόματα την ισορροπία στο σύστημα απογραφής.
Φυσική απογραφή
Ένα φυσικό απόθεμα συνίσταται στη χειροκίνητη μέτρηση κάθε στοιχείου απογραφής και στη σύγκρισή του με την ποσότητα που καταγράφεται στο σύστημα απογραφής. Ορισμένες εταιρείες χωρίζουν τους υπαλλήλους σε δύο ομάδες, με μία ομάδα να μετράει κάθε στοιχείο και η δεύτερη ομάδα να αναγράφει κάθε στοιχείο. Αυτό επιτρέπει στην εταιρεία να συγκρίνει τις δύο μετρήσεις με την ποσότητα που καταγράφηκε στο σύστημα και να εντοπίσει πιθανά προβλήματα απογραφής. Ο πραγματικός αριθμός απογραφών επιτρέπει στην εταιρεία να καθορίσει σωστά τις ποσότητες αποθέματος, να προσδιορίσει τις απαραίτητες προσαρμογές αποθέματος και να διερευνήσει τις διαφορές.
Προσαρμογή αποθέματος
Μερικές φορές οι εταιρείες ανακαλύπτουν αποκλίσεις μεταξύ των πραγματικών ποσοτήτων του αποθέματος και του καταγεγραμμένου αποθέματος. Όταν συμβεί αυτό, η εταιρεία καταγράφει μια προσαρμογή αποθέματος για να διορθώσει το υπόλοιπο του αποθέματος στο σύστημα. Οι ποσότητες προσαρμογής προκύπτουν από τη σύγκριση της πραγματικής ποσότητας με την ποσότητα του συστήματος. Ο σκοπός της προσαρμογής του αποθέματος είναι να καταστεί το σύστημα απογραφής ίσο με το πραγματικό απόθεμα που ανήκει στην εταιρεία.
Απόκλιση αποθέματος
Μετά την πραγματοποίηση ενός φυσικού αποθέματος, μια εταιρεία διερευνά τις ποσοτικές αποκλίσεις που ανακαλύφθηκαν για να καθορίσουν τον λόγο των διακυμάνσεων. Οι αποκλίσεις προκύπτουν συνήθως ως αποτέλεσμα σφαλμάτων των εργαζομένων, κλοπής ή καταστροφής.
