Η δημιουργία ενός ρεαλιστικού χρονοδιαγράμματος είναι μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζει ένας διαχειριστής έργου. Υπάρχουν ορισμένα κοινά προβλήματα με τον προγραμματισμό των έργων που μπορούν να προβλεφθούν και να αποτραπούν, δίνοντας σε όλους τους εμπλεκόμενους στο έργο περισσότερη εμπιστοσύνη στο πρόγραμμα.
Εκτίμηση της διάρκειας της εργασίας
Το πιο βασικό και κοινό πρόβλημα με τον προγραμματισμό των έργων είναι η εκτίμηση της διάρκειας κάθε έργου. Οι περισσότεροι άνθρωποι υποτιμούν πόσο καιρό θα τους κάνει να κάνουν κάτι, με αποτέλεσμα ένα χρονοδιάγραμμα που να αντικατοπτρίζει μόνο ένα βέλτιστο σενάριο. Για να αποφευχθεί αυτό, μπορείτε να προσθέσετε χρόνο σε κάθε εργασία, αν μπορείτε να υπολογίσετε πόσο έχει υποτιμηθεί το μέλος της ομάδας σας. (Πολλοί άνθρωποι υποτιμούν με συνέπεια ένα ορισμένο ποσοστό.) Ή μπορείτε να προσθέσετε χρόνο έκτακτης ανάγκης ως ξεχωριστό στοιχείο στο πρόγραμμά σας. Παρόλο που μερικές φορές είναι κάτι σαν να "γεμίζετε" το πρόγραμμά σας, είναι πραγματικά ένας ρεαλιστικός τρόπος για να κάνετε το σχέδιό σας πιο ακριβές.
Βεβαιωθείτε ότι δεν χάσατε τις απαραίτητες εργασίες του έργου. Είναι εύκολο να παραβλέψετε εκείνες που γίνονται από ομάδες έξω από την ομάδα του έργου σας ή εκείνες που ο ειδικός που κάνει το εκτιμητικό σκέφτεται είναι τόσο προφανές που δεν χρειάζεται να τις αναφέρει.
Αντιστοίχιση πόρων
Τα περισσότερα χρονοδιαγράμματα των έργων βασίζονται στην υπόθεση ότι το σωστό άτομο πόρου θα είναι διαθέσιμο ακριβώς όταν χρειάζεται. Αλλά εκτός αν ο οργανισμός σας έχει μια καλή μέθοδο για την ανάθεση των ατόμων σε έργα, αυτό μπορεί να μην συμβεί. Το πρόγραμμά σας πρέπει επίσης να υπολογίζει ρεαλιστικά το χρόνο που μπορεί να δαπανήσει κάθε μέλος της ομάδας για το έργο σας, λαμβάνοντας υπόψη άλλα έργα, λειτουργική υποστήριξη ή διοικητικά καθήκοντα που πρέπει να κάνουν.
Ρύθμιση της ημερομηνίας εφαρμογής
Σε πολλές περιπτώσεις, η διαχείριση ή κάποιος εξωτερικός παράγοντας έχει ορίσει την ημερομηνία υλοποίησης του έργου πριν αναπτύξετε ένα πρόγραμμα. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να μειώσετε τον προγραμματισμένο χρόνο για ορισμένες εργασίες για να καλύψετε την απαιτούμενη ημερομηνία λήξης. Θα πρέπει να ενημερώσετε προωθητικά στον ανάδοχο του έργου τους κινδύνους που συνεπάγεται η πραγματοποίηση αυτών των αλλαγών.
Διαχείριση του Άγνωστου
Άγνωστα συμβάντα, όπως αλλαγές στο επιχειρησιακό περιβάλλον ή προβλήματα με μια νέα τεχνολογία, μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα οι εργασίες του έργου να διαρκέσουν περισσότερο από το προγραμματισμένο. Με τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων στην αρχή του έργου, θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε καλύτερα οτιδήποτε συμβαίνει και, συνεπώς, να μειώσετε τον αντίκτυπό σας στο πρόγραμμά σας.
Διαχείριση της αλλαγής
Οι αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής του έργου, οι απαιτήσεις που πρέπει να επιτευχθούν ή η τεχνολογία που χρησιμοποιείται μπορεί να διαταράξουν το χρονοδιάγραμμα του έργου σας. Αυτά τα είδη αλλαγών θα πρέπει να περάσουν από μια τυπική διαδικασία διαχείρισης αλλαγών έργου έτσι ώστε ο ανάδοχος του έργου και οι πελάτες να μπορούν να συμφωνήσουν σε τυχόν αλλαγές του χρονοδιαγράμματος και όχι να τους εκπλήξουν δυσάρεστα.
Εκτίμηση μεγάλων έργων
Ένα μεγάλο έργο έχει περισσότερες αλληλεξαρτήσεις μεταξύ καθηκόντων και μεταξύ ομάδων εργασίας ή ατόμων. Αυτό το επίπεδο πολυπλοκότητας δυσχεραίνει την πρόβλεψη του χρονοδιαγράμματος, το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνει χρόνο για ένα τέτοιο συντονισμό.
