Η μετακίνηση μιας επιχείρησης μπορεί να είναι μια συναρπαστική αλλά και αγχωτική στιγμή. Για να εξασφαλιστεί η ομαλή μετάβαση, να αποκτήσετε συμμετοχή των εργαζομένων στη διαδικασία, να κάνετε λεπτομερή σχέδια και χρονοδιαγράμματα και να προβλέψετε κάποιες καθυστερήσεις και επιβράδυνση της επιχείρησης.
Επικοινωνήστε σχετικά με την κίνηση
Ενημερώστε τους υπαλλήλους για την κίνηση και τι σημαίνει αυτό για την εταιρεία, τους πελάτες και τους προμηθευτές, καθώς και για το προσωπικό και τις οικογένειές τους. Η μετεγκατάσταση σε μεγάλες αποστάσεις μπορεί να έχει μεγάλο αντίκτυπο στους εργαζομένους, ειδικά εάν πρέπει να αλλάξουν τις μετακινήσεις τους ή να αλλάξουν τις ρουτίνες φροντίδας των παιδιών ή τα οικιακά προγράμματα. Παρέχετε ένα χρονοδιάγραμμα για τη μετακίνηση που περιλαμβάνει βασικές ημερομηνίες, όπως όταν θα ειδοποιηθούν οι πελάτες, πότε θα πρέπει να συσκευάζονται τα προσωπικά υλικά και πότε θα πραγματοποιηθεί η φυσική μετακίνηση.
Συμμετοχή στελεχών
Συμμετοχή των εργαζομένων στην κίνηση δημιουργώντας επιτροπές προσωπικού ή συνδέσμους των υπηρεσιών που θα είναι υπεύθυνοι για την οργάνωση διαφόρων πτυχών της κίνησης. Επιτρέψτε στους υπαλλήλους να υποβάλουν ερωτήσεις, να εκφράσουν τις ανησυχίες τους και να κάνουν προτάσεις για τρόπους ελαχιστοποίησης του χρόνου διακοπής ή διακοπής των ρουτινών εργασίας και επιχειρηματικών λειτουργιών. Κάντε τη μετεγκατάσταση να μοιάζει με μια περιπέτεια και όχι με ένα στρες, δίνοντας έμφαση σε θετικές πτυχές, όπως περισσότερος χώρος για όλους ή ευκαιρία να λάβετε πληροφορίες σχετικά με τη διάταξη γραφείου και το σχεδιασμό.
Ανάπτυξη ενός οργανωτικού συστήματος
Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να χρησιμοποιήσουν την κίνηση ως ευκαιρία για να καθαρίσουν τις αίθουσες ή τα γραφεία τους, να αφαιρέσουν αρχεία και να οργανωθούν καλύτερα. Συντονίστε την κίνηση αναθέτοντας τμήματα με κωδικούς χρώματος και υπαλλήλους με αριθμούς αναγνώρισης για χρήση στη συσκευασία και επισήμανση εξοπλισμού γραφείου, επίπλων, προμηθειών, αρχείων και άλλων αντικειμένων που πρόκειται να μετακινηθούν. Επιμείνετε να συσκευάζονται και να μεταφέρονται προσωπικά αντικείμενα όπως φωτογραφίες, βραβεία και διακοσμητικά γραφείου από τους υπαλλήλους πριν από τη μετακίνηση του γραφείου για να εξασφαλιστεί η ασφάλεια.
Εξασφαλίστε τη μετάβαση σε ΙΤ
Ενώ αναμένεται κάποια διακοπή κατά τη διάρκεια μιας μετεγκατάστασης γραφείου, καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε ο εξοπλισμός γραφείου και η τεχνολογία πληροφορικής να λειτουργήσουν και να λειτουργήσουν την πρώτη ημέρα στο νέο γραφείο. Αυτό θα επιτρέψει στους υπαλλήλους να παραμείνουν σε επαφή με τους πελάτες και τους άλλους ενδιαφερόμενους, να έχουν πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να αισθάνονται συνδεδεμένοι καθώς εγκατασταθούν σε νέο χώρο. Προετοιμαστείτε για ενδεχόμενες διαταραχές κατά τη διάρκεια της κίνησης πιέζοντας πίσω τις βασικές προθεσμίες ή επεκτείνοντας τα χρονοδιαγράμματα των σχεδίων για να μειώσετε το άγχος των εργαζομένων. Δημοσιεύστε μια ειδοποίηση στον ιστότοπό σας και στην εγγραφή φωνητικού ταχυδρομείου του γραφείου σας, που επιτρέπει στους πελάτες να γνωρίζουν ότι βρίσκεστε σε μεταβατική φάση, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών.
Μετακόμιση μεγάλων αποστάσεων
Εάν μεταφέρετε τα γραφεία σας σε σημαντική απόσταση, κάποιοι υπάλληλοι ενδέχεται να έχουν την επιλογή να μεταφέρουν τα προσωπικά τους νοικοκυριά ή να βρουν νέα δουλειά. Αν συμβαίνει αυτό, δώστε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη προειδοποίηση σχετικά με την κίνηση και βοηθήστε τους υπαλλήλους σε οποιαδήποτε απόφαση κάνουν. Για παράδειγμα, για στελέχη που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν την κίνηση, παρέχουν παραπομπές σε επαγγελματίες ακίνητης περιουσίας που ειδικεύονται σε μετεγκαταστάσεις επιχειρήσεων. Αν ένας υπάλληλος δεν μπορεί να κάνει την κίνηση, κάνει συστάσεις για νέες θέσεις καλώντας σε ευνοεί τους συναδέλφους.
