Ένα γενικό βιβλίο είναι ένα αρχείο ή ένα βιβλίο στο οποίο μια επιχείρηση καταγράφει όλες τις οικονομικές συναλλαγές της. Στην αρχή κάθε οικονομικού έτους ξεκινά ένα νέο γενικό βιβλίο με ένα ισοζύγιο ανοίγματος. Κατά τη διάρκεια αυτού του έτους, ο λογιστής ή ο λογιστής θα εισαγάγουν κάθε συναλλαγή, χωρισμένη σε εκχωρημένους λογαριασμούς. Αυτό γίνεται συνήθως χρησιμοποιώντας τους κωδικούς λογαριασμών που έχουν εκχωρηθεί από την επιχείρηση. Όχι μόνο μια γενική βιβλιοθήκη βοηθά μια επιχειρηματική πορεία όπου τα χρήματα έχουν πάει, αλλά βοηθά επίσης να προβλέψει τι θα χρειαστεί κατά το επόμενο οικονομικό έτος.
Στο πρώτο κελί του υπολογιστικού φύλλου ή στο επάνω αριστερό διάστημα στο βιβλίο σκληρού αντιγράφου, πληκτρολογήστε "Κωδικός G / L". Στο σημείο αυτό θα εισαχθούν κωδικοί λογαριασμού γενικού μητρώου. Κάθε κωδικός λογαριασμού ανατίθεται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή κατηγορία, όπως είναι τα είδη γραφείου, τα ταχυδρομικά τέλη ή οι νομικές υπηρεσίες.
Στο δεύτερο κελί του υπολογιστικού φύλλου ή στον δεύτερο χώρο στην πρώτη σειρά του ημερολογίου, πληκτρολογήστε "Ημερομηνία τιμολογίου". Στη στήλη αυτή, ο υπεύθυνος θα καταχωρίσει την ημερομηνία κατά την οποία έγινε η πίστωση ή η χρέωση. Εισαγάγετε "Αριθμός τιμολογίου" στο επόμενο κελί.
Στα επόμενα τρία κελιά ή κενά, πληκτρολογήστε "Ζητήθηκε από", "Ποσό ελέγχου" και "Πληρωμένος σε". Ο υπεύθυνος για τη διατήρηση του γενικού μητρώου θα εισέλθει σε όποιον ζήτησε επιταγή, για το πόσο και για ποιον έχει συνταχθεί. Στην ακόλουθη στήλη ή χώρο, εισάγετε "Σκοπός" για να επιτρέψετε μια λεπτομερή περιγραφή της δαπάνης.
Στο τελικό κελιού ή στο χώρο του ημερολογίου στην πρώτη σειρά, εισάγετε "Ισορροπία". Καταχωρίστε το αρχικό υπόλοιπο για το οικονομικό έτος στο πρώτο κελί αυτής της στήλης κάτω από την επικεφαλίδα.
Εισαγάγετε έναν τύπο για να εισαγάγετε αυτόματα το υπόλοιπο στη στήλη "Υπόλοιπο", αν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, όπως το Microsoft Excel. Η σύνταξη για αυτόν τον τύπο θα είναι "= Τελευταίο υπόλοιπο - Ποσό ελέγχου". Εάν χρησιμοποιείτε ένα βιβλίο σκληρού αντιγράφου, το υπόλοιπο θα χρειαστεί να υπολογιστεί χειροκίνητα.
Συμβουλές
-
Εάν η επιχείρηση χρησιμοποιεί πολλαπλούς υπολόγους κάτω από έναν κωδικό G / L, όπως είναι οι κωδικοί για αναλώσιμα γραφείου που χρεώνονται σε συγκεκριμένα τμήματα, χρησιμοποιήστε διαφορετικές καρτέλες φύλλου εργασίας ή σελίδες καταλόγων για κάθε τμήμα χρησιμοποιώντας το υπόλοιπο του προϋπολογισμού κάθε τμήματος.
