Σε κάθε στάδιο της διαδικασίας παραγγελίας, υπάρχει η πιθανότητα να παρουσιαστεί σφάλμα παραγγελίας ή πρόβλημα.Ορισμένα από αυτά τα προβλήματα είναι εσωτερικά, που προκαλούνται από υπαλλήλους επιχειρήσεων, συστήματα και διαδικασίες. Ορισμένα από αυτά είναι εξωτερικά, που προκαλούνται από πελάτες, πωλητές και άλλες εξωτερικές δυνάμεις, όπως οι καιρικές συνθήκες. Οι περισσότερες εταιρείες παρακολουθούν και αναλύουν προβλήματα επεξεργασίας παραγγελιών, ώστε να μπορούν να βρουν τρόπους για να τους αποτρέψουν στο μέλλον. Τα προβλήματα επεξεργασίας παραγγελιών είναι δαπανηρά και επηρεάζουν αρνητικά την ικανοποίηση του πελάτη.
Σφάλμα πελάτη
Η επεξεργασία παραγγελιών αρχίζει με την παραγγελία ενός πελάτη για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, ο πελάτης μπορεί να παράσχει λάθος αριθμό προϊόντος, ποσότητα, διεύθυνση αποστολής ή πληροφορίες χρέωσης. Το σφάλμα μπορεί να είναι λεκτικό, γραπτό ή ηλεκτρονικό, μέσω ηλεκτρονικής παραγγελίας.
Ερευνα
Υπάρχουν στιγμές που ο πελάτης δεν είναι σίγουρος τι είδους προϊόν ή υπηρεσία θα εκπληρώσει τις ανάγκες του και θα επικοινωνήσει με ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών για συμβουλές. Κατά τη διάρκεια αυτής της ανταλλαγής πληροφοριών, ενδέχεται να προκύψουν προβλήματα. Ο πελάτης μπορεί να μην επικοινωνεί με σαφήνεια ή ο εργαζόμενος που λαμβάνει την έρευνα μπορεί να είναι νέος ή κακώς εκπαιδευμένος. Αυτά τα προβλήματα μπορεί να οδηγήσουν σε έναν πελάτη που λαμβάνει ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που δεν μπορεί να καλύψει τις ανάγκες του.
Εντολή παραγγελίας
Οι αντιπρόσωποι παραγγελιών λαμβάνουν λεκτικές, γραπτές και ηλεκτρονικές παραγγελίες από τους πελάτες και εισάγουν τις πληροφορίες σε ένα σύστημα επεξεργασίας παραγγελιών. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, ενδέχεται να εισάγουν εσφαλμένες πληροφορίες σχετικά με προϊόντα, υπηρεσίες, πελάτες ή χρεώσεις. Μπορεί επίσης να εμφανιστούν περιστατικά όταν ο υπάλληλος εξυπηρέτησης πελατών εισάγει τις σωστές πληροφορίες, αλλά λανθασμένες διαδικασίες πληροφοριών λόγω σφάλματος ή δυσλειτουργίας του συστήματος.
Εκπλήρωση
Οι παραγγελίες για υλικά αγαθά και αγαθά μεταφέρονται σε ένα κέντρο εκτέλεσης παραγγελιών και "συλλέγονται και συσκευάζονται." Όταν παραλαμβάνεται μια παραγγελία, ο εργαζόμενος εντοπίζει τα ζητούμενα αντικείμενα μέσα σε μια αποθήκη, τα αποσύρει από την αποθήκη και στη συνέχεια τα προσθέτει στην παραγγελία του πελάτη. Όταν μια παραγγελία είναι συσκευασμένη, ένας υπάλληλος παίρνει τα παραληφθέντα αντικείμενα και τα πακετάρει σε ένα κιβώτιο αποστολής ή ένα εμπορευματοκιβώτιο. Τα κοινά προβλήματα παραλαβής παραγγελιών περιλαμβάνουν την επιλογή του λάθους προϊόντος, το λάθος χρώμα ή τη λάθος ποσότητα. Τα προβλήματα κοινής τάξης συσκευασίας περιλαμβάνουν προϊόντα που λείπουν, ελλιπείς παραγγελίες ή ακατάλληλη συσκευασία, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει ζημιά στο προϊόν.
Αποστολή
Παραδίδει τα πλοία στις τοποθεσίες πελατών μέσω του U.S.P.S. mail, φορτηγό (που ονομάζεται επίσης "έδαφος") ή παράδοση αέρα. Τα συνηθισμένα προβλήματα εσωτερικής αποστολής περιλαμβάνουν την επιλογή ενός λανθασμένου μεταφορέα ή τη λανθασμένη προτεραιότητα αποστολής (π.χ. παράδοση την επόμενη ημέρα, παράδοση δύο ημερών). Τα συνηθισμένα προβλήματα εξωτερικής αποστολής περιλαμβάνουν την καθυστερημένη παράδοση προϊόντος, την έλλειψη παράδοσης προϊόντος ή τη ζημία του προϊόντος κατά τη διάρκεια της διαδικασίας παράδοσης.
Ποιότητα προϊόντος
Ακόμη και όταν η είσοδος και η εκπλήρωση των παραγγελιών είναι άψογη, η ποιότητα του προϊόντος μπορεί να προκαλέσει προβλήματα. Η έννοια της ποιότητας των προϊόντων λαμβάνει υπόψη τόσο τις αντιλήψεις όσο και τα γεγονότα. Ένας πελάτης μπορεί να παραγγείλει ένα προϊόν που να ταιριάζει με τις προδιαγραφές του διαφημιζόμενου προϊόντος, αλλά δεν φαίνεται ή εκτελεί τον τρόπο που περίμενε. Σε άλλες περιπτώσεις, η κακή ποιότητα του προϊόντος είναι πιο προφανής, όπως όταν το προϊόν σπάει μετά από μία μόνο χρήση. Και στις δύο περιπτώσεις, η κακή ποιότητα του προϊόντος είναι ένα πρόβλημα, το οποίο συνήθως οδηγεί σε αντικατάσταση προϊόντος ή επιστροφή προϊόντος.
