Φανταστείτε αυτό: καλέστε έναν προμηθευτή για να παραγγείλετε κάποια γραφικά στοιχεία και να τραβήξετε ένα email για επιβεβαίωση. Το πρόβλημα είναι ότι σας στέλνουν πέντε περιπτώσεις αντί για τέσσερα και σας προσγειώνουν με ένα μεγαλύτερο τιμολόγιο από αυτό που περιμένατε. Δεδομένου ότι δεν έχετε τίποτα νόμιμο να κρατάτε υπεύθυνο τον πωλητή, δεν έχετε πολλά να επιστρέψετε. Θα μπορούσατε να θυμηθείτε και να απειλείτε να παρακρατήσετε την πληρωμή, αλλά όλα θα μπορούσαν να γίνουν βρώμικα και να καταστρέψουν τη σχέση σας. Τι να κάνω? Στο μέλλον, μπορείτε να εξετάσετε την εφαρμογή ενός συστήματος εντολής αγοράς. Οι οργανώσεις παραγωγών διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στον έλεγχο των αγορών επιχειρήσεων, βοηθώντας σας στην παρακολούθηση παραγγελιών και τη διαχείριση πληρωμών για εργασία.
Τι είναι μια εντολή αγοράς;
Μια εντολή αγοράς είναι η επίσημη επιβεβαίωση μιας παραγγελίας για αγαθά και υπηρεσίες. Λειτουργεί ως σύμβαση μεταξύ μιας επιχείρησης και των προμηθευτών της, οπότε ο προμηθευτής γνωρίζει ακριβώς τι έχει παραγγείλει και η επιχείρηση γνωρίζει ακριβώς ποια προϊόντα και υπηρεσίες πρόκειται να παραδοθούν και σε ποια ημερομηνία. Όταν ένας προμηθευτής δέχεται μια εντολή αγοράς, δημιουργεί μια νομικά δεσμευτική σύμβαση μεταξύ των δύο μερών. Έτσι, ποτέ δεν θα κολλήσετε με μια επιπλέον περίπτωση widgets που δεν χρειάζεστε και ο προμηθευτής προστατεύεται γιατί έχει τώρα νομική απόδειξη ότι παραγγέλθηκαν αγαθά και υπηρεσίες. Αν δεν δημιουργήσετε μια εντολή αγοράς, δεν θα υπήρχε καμία δεσμευτική εντολή από τον πελάτη καθόλου.
Τι Παραγγελίες Αγοράς μοιάζουν;
Οι εντολές αγοράς μοιάζουν πολύ με τιμολόγιο. Η μόνη διαφορά είναι ότι ο αγοραστής τις δημιουργεί, όχι τον πωλητή. Γενικά, μια εντολή αγοράς περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Πληροφορίες επιχείρησης αγοραστή.
- Διεύθυνση αποστολής / χρέωσης.
- Πληροφορίες επιχείρησης του προμηθευτή.
- Λεπτομέρειες της παραγγελίας - προϊόν, ποσότητα, τιμή και ημερομηνία παράδοσης.
- Ημερομηνία παραγγελίας αγοράς.
- Αριθμός PO.
Μπορεί επίσης να υπάρχουν συγκεκριμένες συνθήκες σχετικά με την παραγγελία, όπως π.χ. όταν πρέπει να γίνει η πληρωμή. Πολλές επιχειρήσεις δημιουργούν ένα τυποποιημένο έγγραφο παραγγελίας με γενικές πληροφορίες που συμπληρώνονται για τη διασφάλιση της συνέπειας.
Τι είναι ένας αριθμός παραγγελίας;
Εάν υπάρχει ένα στοιχείο στην εντολή αγοράς που πρέπει να συμπεριλάβετε, είναι ο αριθμός PO. Ο αριθμός PO είναι ένας μοναδικός αριθμός αναφοράς που σας διευκολύνει να ταιριάξετε τις παραδόσεις με τις αγορές όταν φθάνουν. Η χρήση τους θα πρέπει να επιταχύνει την επεξεργασία των τιμολογίων σας επειδή μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε πότε έχουν πραγματοποιηθεί πληρωμές με συγκεκριμένες παραγγελίες. Μειώνει επίσης τον κίνδυνο εσφαλμένων πληρωμών, καθώς δεν θα πληρώνετε για τιμολόγια που δεν έχουν αντίστοιχη ΠΠ.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Ας υποθέσουμε ότι χρειάζεστε ένα νέο σύνολο ντουλαπιών αρχειοθέτησης. Δημιουργείτε μια παραγγελία αγοράς με το μέγεθος, την ποσότητα και τις ειδικές απαιτήσεις για τα ερμάρια και την αποστείλετε στον κατασκευαστή. Μόλις ο κατασκευαστής εγκρίνει την εντολή αγοράς, δημιουργεί μια νομική σύμβαση μεταξύ των δύο μερών. Ο κατασκευαστής θα σας στείλει τα ντουλάπια και θα στείλει ένα τιμολόγιο για το συνολικό ποσό που οφείλεται. Το τιμολόγιο αυτό θα αναφέρει τον αριθμό PO. Έτσι, όταν λάβετε το τιμολόγιο, μπορείτε να το ελέγξετε από την εντολή αγοράς για να βεβαιωθείτε ότι τα δύο έγγραφα ταιριάζουν. Αν το κάνουν, προχωρήστε και πληρώστε. Εάν δεν το κάνουν, κάποιος έκανε λάθος που πρέπει να διερευνήσετε.
Πώς ενσωματώνετε ένα σύστημα παραγγελιών αγοράς στην επιχείρησή σας;
Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ τις ΟΠ πριν, θα σας συγχωρούσαμε ότι σκέφτεστε ότι είναι τόσο απλό όσο η δημιουργία ενός προτύπου παραγγελίας αγοράς στο Microsoft Word ή το λογισμικό λογιστικής σας. Αυτές οι επιλογές είναι ιδανικές για τη δημιουργία ενός εγγράφου φυσικής παραγγελίας, αλλά υπάρχουν και άλλα πρόσθετα πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε για να μπορέσετε να ενσωματώσετε ένα σύστημα PO στην επιχείρησή σας:
Ποιος κάνει την αγορά;
Ένας κύριος διαχειριστής της εντολής αγοράς πρέπει να ελέγχει το σύστημα εντολής αγοράς. Αυτό θα συγκεντρώσει τις αγορές σας και θα σας δώσει μια σαφή καταγραφή του πόσα χρήματα δαπανώνται. Μόλις δημιουργηθεί μια PO, ο διαχειριστής μπορεί να υπολογίσει άμεσα το κόστος στον προϋπολογισμό της εταιρείας. Ουσιαστικά, θα ξεκινήσετε με τη λήψη πιστωτικών καρτών από τα χέρια του γενικού προσωπικού.
Ποια είναι η διαδικασία για την ανάκληση μιας απαίτησης;
Κάθε διαδικασία PO αρχίζει με μια απαίτηση. Πρόκειται για ένα αίτημα παραγγελίας που οι εργαζόμενοι κάνουν όταν θέλουν να αγοράσουν αγαθά ή υπηρεσίες. Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα τυποποιημένο πρότυπο απαίτησης, το οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιήσει στη συνέχεια όλα τα μέλη του προσωπικού. Πολλές μικρές επιχειρήσεις επιτρέπουν στο προσωπικό τους να στέλνουν απλώς το αίτημά τους σε ένα διευθυντή, ο οποίος θα επικοινωνήσει με τον διαχειριστή για να διαθέσει έναν προϋπολογισμό, να πάρει έγκριση για την αγορά και να αυξήσει την απαραίτητη ΠΠ.
Η προσθήκη ενός συστήματος απαίτησης εξασφαλίζει ότι το προσωπικό πρέπει να πάρει ένα κεντρικό μπράβο πριν αγοράσει έτσι τίποτα δεν γλιστρά μέσα από τις ρωγμές. Σύντομα, θα έχετε αρκετά δεδομένα για να παρακολουθείτε τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν προμήθειες και πρότυπα αγοράς, όπως είναι, υπάρχουν ευκαιρίες για αγορά με μειωμένο όγκο από έναν προμηθευτή;
Πώς θα καταγράψετε το PO;
Οι διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν να εγκρίνουν, να απορρίψουν ή να επισημάνουν μια απαίτηση για περαιτέρω συζήτηση. Μόλις εγκριθεί η απαίτηση, ο διαχειριστής PO πρέπει να παραχωρήσει έναν αριθμό PO στην παραγγελία - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε αλφαριθμητικό κωδικό που σας αρέσει - και να τον καταγράψετε σε ένα μητρώο PO. Η διατήρηση ενός μητρώου διασφαλίζει ότι διατηρείτε ένα τρέχον σύνολο αγορών. Μπορείτε να δείτε την επίδραση μιας παραγγελίας πριν την εγκρίνετε και να ενημερώσετε τον προϋπολογισμό σας κάθε φορά που δημιουργείται μια ΔΠ. Είναι επίσης ένα βασικό κομμάτι των διαδρομών ελέγχου, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των παραδόσεων και των πληρωμών.
Πώς θα διαχειριστείτε τους προμηθευτές;
Φυσικά, θα πρέπει να ενημερώσετε τους προμηθευτές σας ότι γνωρίζετε ότι μεταβαίνετε σε ένα σύστημα PO. Αυτό είναι τόσο απλό όσο επικοινωνείτε με τους πωλητές σας και ενημερώνεστε ότι θα υποβάλλετε μια παραγγελία αγοράς πριν κάνετε οποιαδήποτε πληρωμή για τα αγαθά. Ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να πάρετε την ΠΠ στον πωλητή εξαρτάται από εσάς - συνήθως, ο διαχειριστής θα το στείλει απευθείας στον παραλήπτη.
Αφού ο πωλητής λάβει την παραγγελία σας, θα πρέπει να το ελέγξει προσεκτικά για σφάλματα πριν από την προετοιμασία των παραδόσεων. Πολλοί μεγαλύτεροι πωλητές χρησιμοποιούνται για αγορές με υποστήριξη μέσω PO και έχουν εγκαταστήσει συστήματα που θα επισημάνουν το λογαριασμό σας εάν επιχειρήσετε να αγοράσετε χωρίς PO.
Πώς θα συμβιβάσετε τις πληρωμές τιμολογίων με το μητρώο PO;
Εάν διατηρείτε ένα ενημερωμένο μητρώο PO, τότε η συμφιλίωση των τιμολογίων ή των δηλώσεων πιστωτικών καρτών με την εντολή αγοράς δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολη ή χρονοβόρα. Εσείς απλά θέλετε να επισημάνετε οποιαδήποτε αγορά δεν καταγράφηκε με μια PO. Στη συνέχεια, πρόκειται για περίπτωση προσωπικού κατάρτισης για την εξάλειψη τυχόν υπερβολικών αγορών στο μέλλον.
Πρέπει να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία παραγγελίας;
Αντί να κάνετε τα πράγματα χειροκίνητα, μπορείτε να επιλέξετε να επενδύσετε σε κάποιο λογισμικό αγορών για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Αυτά τα συστήματα μπορούν να αυτοματοποιήσουν τις απαιτήσεις σας και τις εγκρίσεις ρουτίνας και να δημιουργούν αυτόματα ΟΠ, γεγονός που καθιστά το όλο θέμα πολύ λιγότερο δύσκολο. Διαχειρίζονται επίσης τα έγγραφα αγορών σας από ένα κεντρικό σε μία θέση, προσβάσιμη από οπουδήποτε, γεγονός που διευκολύνει την διαχείριση των εντολών αγοράς εν κινήσει. Ορισμένα συστήματα έχουν άλλα χρήσιμα χαρακτηριστικά, όπως έναν κατάλογο προμηθευτών, για να κάνουν τις απαιτήσεις αγοράς ευκολότερες και πιο βολικές για τους υπαλλήλους σας.
Οι πλατφόρμες είναι τόσο ευρείς όσο είναι μεγάλες και υπάρχουν πολλές τοποθεσίες αναθεώρησης σε απευθείας σύνδεση για να σας βοηθήσουν να περιορίσετε τις επιλογές. Όπως πάντα, επωφεληθείτε από τα demos και τις δωρεάν δοκιμαστικές περιόδους, έτσι είστε σίγουροι ότι έχετε πάρει τη σωστή απόφαση προτού αγοράσετε.
