Όταν οι επιχειρήσεις γράφουν επιστολές, είναι σημαντικό να έχουν κατά νου ορισμένα βασικά σημεία. Οι επιχειρησιακές επιστολές περιέχουν συχνά 8 C - σαφήνεια, συνοπτικότητα, εκτίμηση, ευγένεια, ακρίβεια, χαρά, ορθότητα και χαρακτήρα.
Σαφήνεια
Το πρώτο στοιχείο όλων των επιχειρηματικών επιστολών είναι ότι πρέπει να είναι σαφείς. Αυτό περιλαμβάνει τον σκοπό του γράμματος και των λέξεων που χρησιμοποιούνται στο κείμενο. Σαφώς δηλώστε το σημείο σας κοντά στην αρχή για να επιτρέψετε στον αναγνώστη να κατανοήσει με σαφήνεια τον σκοπό της επιστολής.
Περιεκτικότητα
Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε επιπλέον λέξεις σε μια επιχειρηματική επιστολή. Το στοιχείο της συνοπτικότητας αναφέρεται στην αναφορά μιας ιδέας με τις λιγότερες λέξεις που είναι δυνατόν. Μην προσθέτετε περιττές πληροφορίες ή επιπλέον λέξεις για να γεμίσετε χώρο. Απλά δηλώστε τις πληροφορίες που είναι σημαντικές και συναφείς και αφήστε το σε αυτό.
Θεώρηση
Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει επίσης να είναι προσεκτική. Αυτό το στοιχείο είναι σημαντικό επειδή πρέπει να σκεφτείτε τον αναγνώστη και τα συναισθήματα και την άποψή του. Κάνετε την επιστολή γι 'αυτόν και όχι εσείς.
Ευγένεια
Οι επιχειρηματικές επιστολές πρέπει να δείχνουν σεβασμό στον αναγνώστη και να αποδεικνύουν τον προσωπικό σεβασμό του συγγραφέα για τον αναγνώστη και την εταιρεία για την οποία εργάζεται.
Συγκεκριμένο
Η ομαλότητα αναφέρεται στη χρήση έντονης διατύπωσης μέσα στην επιστολή που απευθύνεται στις αισθήσεις του αναγνώστη. Εάν μια επιχειρησιακή επιστολή είναι θαμπό, ο αναγνώστης μπορεί να ξεπεράσει, χάνοντας σημαντικά σημεία.
Φαιδρότητα
Όταν γράφετε μια επιχειρησιακή επιστολή, επιδεικνύετε μια θετική στάση που εκφράζει τη χαρά και την ευθυμία.
Ορθότητα
Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι πάντα ακριβής. Αυτό σημαίνει ότι κάθε λέξη μέσα στο έγγραφο περιέχει ακριβή στοιχεία και αριθμούς. Αυτό περιλαμβάνει τη διόρθωση της επιστολής για να ελέγξετε τα λάθη γραμματικής και ορθογραφίας.
Χαρακτήρας
Κάθε επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να δείχνει μια μοναδικότητα από τον συγγραφέα. Αυτό δίνει τον χαρακτήρα χαρακτήρων και μπορεί να το κάνει πιο ενδιαφέρον.
