Είτε παραγγέλλετε εμπορεύματα, υποβάλλετε αίτηση για θέση, ζητάτε κεφάλαια, εκφράζετε εκτίμηση ή παραπονούντε, κάθε φορά που ασχολείστε με έναν οργανισμό, πρέπει να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή. Πρέπει να ακολουθήσετε τις καθιερωμένες διαδικασίες και να συμπεριλάβετε τα απαραίτητα στοιχεία σε κάθε γράμμα που γράφετε. Ξεκινήστε με ένα φύλλο επιστολόχαρτου που περιέχει τη διεύθυνση του οργανισμού σας. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας προσωπική κεφαλίδα η οποία περιλαμβάνει το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση, τον ταχυδρομικό σας κωδικό, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ημερομηνία
Αφήστε τουλάχιστον μια κενή γραμμή ανάμεσα στο επιστολόχαρτο ή την κεφαλίδα και την ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε την αμερικανική μορφή ημερομηνίας, για παράδειγμα, στις 23 Μαΐου 2011, όταν γράφετε σε οργανισμούς εντός των Ηνωμένων Πολιτειών. Μην χρησιμοποιείτε δείκτες όπως το 2ο. Μπορείτε είτε αριστερά να δικαιολογήσετε την ημερομηνία ή την καρτέλα στο κεντρικό σημείο και να πληκτρολογήσετε την ημερομηνία.
Εσωτερική διεύθυνση
Η εσωτερική διεύθυνση ή η διεύθυνση του παραλήπτη ξεκινά μία ίντσα (τρεις κενές γραμμές) κάτω από την ημερομηνία. Είναι πάντοτε δικαιολογημένη. Διπλά ελέγξτε την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη και της διεύθυνσης αλληλογραφίας. Συμπεριλάβετε έναν προσωπικό τίτλο, όπως τον κ., Την κυρία, το δάσκαλο, την κυρία ή την κυρία, και έναν επαγγελματικό τίτλο όπως ο διευθυντής μάρκετινγκ. Εάν δεν είστε σίγουροι για τον τίτλο, τηλεφωνήστε στο ρεσεψιονίστ του οργανισμού.
Χαιρετισμός
Αφήστε μια κενή γραμμή μετά από την εσωτερική διεύθυνση. Εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρώτο του όνομα, για παράδειγμα, Αγαπητή Μαρία. Σε άλλες περιπτώσεις, χρησιμοποιήστε τον προσωπικό τίτλο και το επώνυμό της, για παράδειγμα: Αγαπητέ κυρία Johnson. Αν δεν είστε σίγουροι για το φύλο του παραλήπτη, χρησιμοποιήστε το πλήρες όνομα. Μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα κόμμα ή ένα άνω τελεία μετά από το χαιρετισμό ή να παραλείψετε οποιαδήποτε στίξη.
Σώμα
Αφήστε μια κενή γραμμή μετά το χαιρετισμό. Ο ενιαίος χώρος και το αριστερό δικαιολογούν τις παραγράφους στο σώμα της επιστολής. Τα περισσότερα γράμματα περιέχουν τουλάχιστον τρεις παραγράφους. Στην πρώτη παράγραφο, εισάγετε τον σκοπό της επιστολής. Αν ανταποκρίνεστε σε μια διαφήμιση θέσεων εργασίας, ονομάστε τη θέση και προσδιορίστε την πηγή της. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε "Η θέση του Διευθυντή Μάρκετινγκ που διαφημίζεται στο διαδίκτυο περιγράφει με ακρίβεια τις δεξιότητες και τις ικανότητές μου".
Η δεύτερη και η τρίτη παράγραφο περιέχουν συγκεκριμένες λεπτομέρειες που υποστηρίζουν το σκοπό αυτό. Για παράδειγμα, εάν διαμαρτύρονται για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία, συμπεριλάβετε την ημερομηνία αγοράς, τον αριθμό τιμολογίου και τον λόγο για τη δυσαρέσκειά σας.
Χρησιμοποιήστε την τελευταία παράγραφο για να επαναλάβετε το σκοπό και την αναμενόμενη απάντηση. Για παράδειγμα, γράψτε "Παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου προσωπικά εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με τη νέα σειρά προϊόντων μας. Ανυπομονώ να εξυπηρετήσω τις ανάγκες της επαγγελματικής σας αλληλογραφίας για πολλά ακόμα χρόνια". Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου.
Κλείσιμο
Αφήστε μια κενή γραμμή μετά την τελευταία παράγραφο της επιστολής. Συμπληρώστε την επιστολή με ένα κατάλληλο συμπληρωματικό κλείσιμο όπως Ειλικρινά, Δικός σας αντίστοιχα ή με δική σας. Εάν ένα παχύ έντεχνο τετράγωνο ή κόμμα ακολούθησε το χαιρετισμό, συμπεριλάβετε ένα κόμμα μετά το κλείσιμο. Αφήστε τρεις έως τέσσερις κενές γραμμές για την υπογραφή σας. Τελειώστε με τη δακτυλογραφημένη υπογραφή και τον τίτλο σας, για παράδειγμα, John Stewart, Διευθυντής Πωλήσεων.
