Πολλές εταιρείες εκδίδουν πιστωτικές κάρτες στους υπαλλήλους για διάφορες αγορές, συμπεριλαμβανομένων των προμηθειών γραφείου, των γευμάτων που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις και των εξόδων ταξιδίου. Εντούτοις, κατά καιρούς, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να καταχρώνται την πιστωτική κάρτα της επιχείρησης, αντί να ρίχνουν το χαρτί σε λάθος είδος δαπανών που σχετίζονται με την εργασία ή, χειρότερα, για προσωπική χρήση, συμπεριλαμβανομένων των προκαταβολών σε μετρητά, των προσωπικών ταξιδιών, των δαπανών που σχετίζονται με το σπίτι και άλλα. Αφού μάθετε ότι ένας υπάλληλος έχει χρησιμοποιήσει ακατάλληλα την εταιρεία πίστωσης, ενεργήστε γρήγορα, ώστε άλλοι υπάλληλοι να μην ακολουθήσουν το παράπτωμα ή η κατάχρηση συνεχίζεται.
Αναζητήστε τα αρχεία πιστωτικών καρτών της εταιρείας για να καθορίσετε ποιες χρεώσεις είναι ακατάλληλες ή δεν σχετίζονται με την εταιρεία. Τονίστε τα και κάντε αντίγραφα τόσο για το τμήμα οικονομικών όσο και για το αρχείο προσωπικού του προσωπικού. Αυτό όχι μόνο σας δίνει μια ιδέα για το πόσο η κάρτα έχει καταστρατηγηθεί, αλλά και σας παρέχει ένα σημείο αναφοράς για να χρησιμοποιήσετε όταν μιλάτε με τον υπάλληλο.
Συμβουλευτείτε τους ανθρώπινους πόρους προτού μιλήσετε με τον υπάλληλο. Οι πιθανότητες είναι ότι θα πρέπει να βρίσκονται στο δωμάτιο μαζί σας όταν ρωτάτε τον υπάλληλο για τις κατηγορίες. Επιπλέον, μπορούν να σας ενημερώσουν για το πώς πρέπει να προχωρήσετε εάν ο υπάλληλος παραδεχτεί την κατάχρηση της κάρτας για προσωπική χρήση, ιδίως αν γνώριζε ότι ήταν αντίθετη με τους κανόνες της εταιρείας.
Προγραμματίστε μια συνάντηση με τον υπάλληλο. Ρωτήστε εάν έλαβε αντίγραφο των οδηγιών της εταιρείας όταν έλαβε την κάρτα. Αυτό σας λέει εάν γνώριζε τις πολιτικές σχετικά με την πιστωτική χρήση της επιχείρησης. Δώστε του την ευκαιρία να εξηγήσει και να μάθετε αν οι κατηγορίες ήταν σκόπιμες, αν είναι ακόμη υπεύθυνη για τις χρεώσεις ή εάν πρόκειται απλώς για τη χρήση λανθασμένης κάρτας για λανθασμένους τύπους αγορών. Αν η ενέργεια ήταν κακόβουλη και σκόπιμη, τότε μπορεί να χρειαστεί να προβείτε σε πειθαρχικές ενέργειες. Η σοβαρότητα της πειθαρχίας πρέπει να εξαρτάται από το συνολικό ρεκόρ της καθώς και από το ποσό που χρεώνεται, την προθυμία του να παραδεχτεί την αδιαφορία του και το επίπεδο τύψης που δείχνει. Καταγράψτε τη συζήτηση, με την άδειά του, σε περίπτωση που χρειαστεί να συνεχίσετε το ζήτημα, όπως η υποβολή ποινικών διώξεων.
Έναρξη οποιασδήποτε πορείας δράσης ταιριάζει στο επίπεδο της κακής χρήσης. Αν ήταν απλώς θέμα μη σκόπιμης κακής χρήσης, επαναλάβετε τις οδηγίες σχετικά με τη χρήση της κάρτας και δώστε στον εργαζόμενο μια ακόμα ευκαιρία. Εάν οι χρεώσεις ήταν σκόπιμες, χρησιμοποιήστε τις οδηγίες της εταιρείας σας για να λάβετε την καλύτερη απόφαση και λάβετε υπόψη το ιστορικό του υπαλλήλου και τη φύση των χρεώσεων.Εάν οι χρεώσεις τρέχουν στις χιλιάδες, αυτό θεωρείται μεγάλη κλοπή στις περισσότερες πολιτείες και ίσως δεν έχετε άλλη επιλογή από το να επικοινωνήσετε με την τοπική αστυνομική υπηρεσία και να τους ζητήσετε να ασκήσουν κατηγορίες εναντίον του εργαζομένου.
Να θεσπίσετε αυστηρότερες οδηγίες σχετικά με τη χρήση πιστωτικών καρτών. Σύμφωνα με την ιστοσελίδα Inside Indiana Business, ελέγξτε τις χρεώσεις κάθε μήνα και επισημάνετε εκείνους που φαίνονται ύποπτοι. Κάνετε έναν κανόνα για τους υπαλλήλους να ρωτήσετε πριν κάνετε οποιαδήποτε χρέωση πάνω από ένα συγκεκριμένο χρηματικό ποσό. Περιορίστε τον αριθμό των καρτών που δίνετε στους υπαλλήλους, επιτρέποντας μόνο σε όσους χρειάζεται να αγοράζουν τακτικά προμήθειες για να διατηρήσει έναν εταιρικό πιστωτικό λογαριασμό στην επιχείρηση.
