Είναι συνηθισμένο αυτές τις μέρες να ακούμε για τον κώδικα δεοντολογίας μιας εταιρείας, αλλά η δεοντολογική επικοινωνία συχνά δεν αντιμετωπίζεται στη συζήτηση, παρόλο που αποτελεί κρίσιμο στοιχείο της επιτυχίας της εταιρείας. Η επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε σχέση, αλλά κυρίως όταν η επιχείρησή σας βασίζεται στην ηγεσία της για να παρέχει σαφείς και συνεπείς πληροφορίες στο εργατικό δυναμικό. Οι άνθρωποι μαθαίνουν γρήγορα τη διαφορά ανάμεσα στις εκφρασμένες και τις πραγματικές αξίες και ενστικτωδώς γνωρίζουν πότε ένας οργανισμός εκτελεί τις αξίες του σε καθημερινή βάση και επιβραβεύει τους ανθρώπους που πηγαίνουν το επιπλέον μίλι. Η δεοντολογική επικοινωνία θα πρέπει να αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα για τους ηγέτες των εταιρειών όταν απευθύνονται σε όλους τους ενδιαφερόμενους - είτε πρόκειται για συμμαθητές, προσωπικό, πελάτες ή επενδυτές.
Τι είναι η ηθική επικοινωνία;
Η ηθική επικοινωνία είναι θεμελιώδης για τη στοχαστική λήψη αποφάσεων και την υπεύθυνη σκέψη. Πρόκειται για την ανάπτυξη και την καλλιέργεια σχέσεων και την οικοδόμηση κοινοτήτων εντός και πέρα από τα περιβάλλοντα, τους πολιτισμούς, τα κανάλια και τα μέσα ενημέρωσης. Η δεοντολογική επικοινωνία δέχεται επίσης την ευθύνη για τα μηνύματα που μεταδίδετε σε άλλους και τις βραχυπρόθεσμες ή μακροπρόθεσμες συνέπειες της επικοινωνίας σας. Είτε μιλάτε με έναν στενό φίλο ή απευθυνθείτε στο εργατικό δυναμικό σε μια συνάντηση προσωπικού, το μήνυμά σας πρέπει να είναι ειλικρινές και συνεπές με το σύστημα αξιών σας. Η παραπλάνηση των ακροατών σας και η παράδοση ενός μηνύματος που είναι κρυφά ή όχι αληθινό είναι η αντίθεση της ηθικής επικοινωνίας.
Επιπλέον, η ηθική επικοινωνία μπορεί να επεκταθεί στο μέσο ή ακόμα και στη γλώσσα που επιλέγετε για την παράδοση του μηνύματός σας. Χρησιμοποιώντας ένα μέσο που περιορίζει το κοινό ή παραδίδοντας ένα μήνυμα σε μια γλώσσα που το κοινό σας δεν καταλαβαίνει πλήρως, περιορίζει τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνεται και γίνεται αντιληπτό το μήνυμά σας.Για παράδειγμα, αν μιλάτε σε ακροατήριο κυρίως κωφών ή ατόμων με προβλήματα ακοής, η δεοντολογική επικοινωνία απαιτεί τη διερμηνεία της γλώσσας σημάδι.
Όταν δεν επικοινωνείτε ηθικά, οι ακροατές αναρωτιούνται αν αυτό που λέτε είναι αληθινό. Η έλλειψη ηθικής επικοινωνίας οδηγεί τους άλλους να αμφισβητούν την επαγγελματική και προσωπική σας ακεραιότητα και να αναρωτιούνται αν μπορούν να εμπιστεύονται το μήνυμά σας ή ακόμα και να σας εμπιστεύονται. Μόλις χάσετε το σεβασμό και την εμπιστοσύνη των ανθρώπων, θα πρέπει να εργαστείτε δύο φορές πιο σκληρά για να το πάρετε πίσω, και μερικές φορές δεν μπορείτε, ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθείτε. Για παράδειγμα, ένας πρόεδρος της εταιρείας που διαβεβαιώνει τους εργαζομένους ότι η εταιρεία θα παραμείνει οικογενειακή επιχείρηση, ανακοινώνει έξι μήνες αργότερα ότι ένας μεγάλος όμιλος έχει αγοράσει την επιχείρηση. Θα χάσει την εμπιστοσύνη των υπαλλήλων της και θα αμφιβάλλουν για τίποτα που λέει στο μέλλον.
Ωστόσο, μια έρευνα Hill + Knowlton Strategies σχετικά με τη βιωσιμότητα, τη διαφάνεια και τις επιχειρηματικές επιδόσεις αποκάλυψε ότι το 82% των 1.000 ερωτηθέντων πίστευαν ότι μια εταιρεία θα μπορούσε να ανακτήσει την εμπιστοσύνη αν ήταν υπεύθυνη και έδωσε μια ειλικρινή και διαφανή έκθεση για το πώς προσπαθούσε να είναι περισσότερο βιώσιμος. Αποδεικνύει το κοινό και οι εργαζόμενοι δεν χρειάζονται μια επιχείρηση για να είναι τέλεια, θέλουν απλώς τη διαφάνεια και την ειλικρίνεια περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Μέσω της διαδικασίας ηθικής επικοινωνίας, θα πρέπει να παραδεχτείτε ότι δεν πληρούνται οι στόχοι σας, γεγονός που τελικά ανοίγει το δρόμο για τεράστιες βελτιώσεις στο μέλλον και υποστήριξη από όλους τους ενδιαφερόμενους.
Αρχές της Ηθικής Επικοινωνίας
Η ηθική επικοινωνία έχει αρκετές αρχές ή θεμελιώδη στοιχεία. Η επικοινωνία με τα γεγονότα με βάση τα μηνύματα με ειλικρίνεια και ακρίβεια είναι κεντρική στην ηθική επικοινωνία. Η ηθική επικοινωνία αξιώνει την ελευθερία της έκφρασης, την ποικιλομορφία της προοπτικής και την ανοχή της διαφωνίας. Αλλά ενώ η ηθική επικοινωνία πρέπει να είναι ειλικρινής και απλή, δεν πρέπει ποτέ να προσβάλει ή να προκαλέσει ακροατές.
Η ηθική επικοινωνία επιτρέπει την πρόσβαση στους πόρους και τα γεγονότα που βοήθησαν στη διαμόρφωση του μηνύματος. Για παράδειγμα, αν μοιράζεστε πληροφορίες σχετικά με την απόδοση των μετοχών, οφείλετε να παρέχετε στο κοινό σας ετήσιες εκθέσεις, καταθέσεις με την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς ή με εκθέσεις μετόχων.
Η επικοινωνία με ηθικό τρόπο απαιτεί επίσης την πρόσβαση στο μήνυμα. Αυτό σημαίνει ότι αν στέλνετε ένα μήνυμα σε ένα μεγάλο ή διαφορετικό κοινό, βεβαιωθείτε ότι έχετε φιλοξενήσει τις γλώσσες και τις προτιμήσεις ακρόασης όλων. Παρόλο που η επίσημη γλώσσα στις Η.Π.Α. είναι Αγγλικά, υπάρχουν εκατομμύρια επισκέπτες και κάτοικοι νομίμως εκ των οποίων η πρώτη γλώσσα δεν είναι αγγλικά. Για να παραδώσετε ένα μήνυμα που μπορεί να γίνει κατανοητό από ένα διαφορετικό ακροατήριο απαιτεί συνεργάτες γλωσσολόγους ή μεταφραστές που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε το μήνυμα προσιτό σε όλους.
Εκτός από το να καθιστά το μήνυμα προσβάσιμο και με σεβασμό στην ποικιλομορφία της σκέψης και της προοπτικής, η ηθική επικοινωνία σημαίνει να είναι προσεκτική στις βασικές ανθρώπινες ανάγκες. Αποφεύγοντας τα λόγια και τη γλώσσα που είναι απαξιωτικά ή ανυπόφορα και αποφεύγοντας τα μηνύματα που προωθούν ή ενθαρρύνουν τη βία είναι υψίστης σημασίας για την ηθική επικοινωνία.
Ηθική επικοινωνία στο χώρο εργασίας
Η επικοινωνία στον χώρο εργασίας συμβαίνει σε όλα τα επίπεδα. επιβλέπων σε υπάλληλο, διευθυντή σε επόπτη και στελέχη σε υπαλλήλους - ένα προς ένα και σε ομάδες. Για παράδειγμα, ένας επόπτης που υποβάλλει ανασκόπηση απόδοσης σε έναν υπάλληλο θα πρέπει να ακολουθεί πρότυπα ηθικής επικοινωνίας.
Όταν απευθύνεται σε έναν υπάλληλο υψηλής απόδοσης, ένας επόπτης πρέπει να επιτύχει τη σωστή ισορροπία αξιολογώντας εξαιρετικές επιδόσεις σε ορισμένους τομείς με ιδέες βελτίωσης σε άλλους. Αντίστροφα, μια ανασκόπηση ενός υπαλλήλου που εκτελεί σε μέτριο επίπεδο πρέπει να είναι ειλικρινής, έτσι ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να δει τις αδυναμίες της δουλειάς από την προοπτική του επιβλέποντος, γεγονός που του επιτρέπει να επικεντρωθεί στη βελτίωση σε αυτούς τους τομείς. Ένας προϊστάμενος πρέπει να επικοινωνεί με ειλικρίνεια και ειλικρίνεια στους υπαλλήλους της αναγνωρίζοντας ισχυρή απόδοση και προγύμναση ή καθοδήγηση σε στιγμές που ο εργαζόμενος χρειάζεται να επιστρέψει στην πορεία και να ανταποκριθεί στις προσδοκίες της εταιρείας.
Η στήριξη για το όραμα της εταιρείας υποχωρεί από την ηγεσία της εκτελεστικής εξουσίας στο προσωπικό. Τα μηνύματα που οι κορυφαίοι ηγέτες στην εταιρεία παρέχουν στους μεσαίους διευθυντές, τους υπευθύνους γραμμών και το προσωπικό πρέπει να είναι διαφανείς. Ένας από τους ευκολότερους τρόπους για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη των υπαλλήλων σας είναι να είμαστε ειλικρινείς και απλές με αυτούς σε όλες τις επικοινωνίες σας. Όταν οι ηγέτες είναι ειλικρινείς, κερδίζουν την υποστήριξη του προσωπικού και των διαχειριστών.
Παραδείγματα ηθικής επικοινωνίας
Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί τα μέσα μαζικής ενημέρωσης έχουν πούλια γεγονότων, ειδικά κατά τη διάρκεια της σεζόν καμπάνιας; Κατά τη διάρκεια των τελευταίων ημερών μιας περιόδου καμπάνιας, οι πολιτικοί ήταν γνωστοί είτε να τεντώσουν την αλήθεια είτε να μην πούνε όλη την αλήθεια για να κερδίσουν τη στήριξη από τους εκλογείς και τους δωρητές. Η πραγματοποίηση υποσχέσεων καμπάνιας που είναι αδύνατο να διατηρηθεί είναι ανήθικη επικοινωνία. Μερικοί πολιτικοί αγωνίζονται να συνδυάσουν την ηθική επικοινωνία με την πειστική επικοινωνία. Στο άρθρο του για το "Ηθικά διλήμματα στη χρήση μεγάλων δεδομένων δεδομένων (BDA) για το 2014, επηρεάζοντας την πολιτική επικοινωνία και συμπεριφορά", ο Kenneth Hacker διερευνά τη χρήση μεγάλων αναλυτικών στοιχείων δεδομένων στο πλαίσιο πολιτικών ομιλιών. Οι μεγάλες αναλύσεις δεδομένων ή η BDA είναι χρήσιμες για να βοηθήσουν οργανισμούς και συχνά άτομα επίσης να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει συσχετίσεων, μοτίβων, τάσεων και προτιμήσεων.
Για παράδειγμα, λένε ότι ένας πολιτικός προσπαθεί να συγκεντρώσει τη στήριξη σε μια περιοχή που γνώρισε κάποτε τη μακροχρόνια βιομηχανία χάλυβα. Λέει στο πλήθος που εντοπίζει με τον οικονομικό τους αγώνα από τον θάνατο της βιομηχανίας που εγκατέλειψε την κοινότητα χωρίς δουλειές με μισθούς και κατηγορεί ξένους ομίλους που κατέστρεψαν την αμερικανική κυριαρχία στη χαλυβουργία. Ο πολιτικός διαμαρτύρεται για τα τρωτά σημεία των ακροατών χρησιμοποιώντας το BDA για να μάθει τι χτυπά μια χορδή με υποστηρικτές - την τάση μιας φθίνουσας βιομηχανίας χάλυβα στην περιοχή αυτή των ΗΠΑ και τις προτιμήσεις ότι οι ψηφοφόροι θα ταιριάζουν καλύτερα με θέσεις εργασίας που τους επιτρέπουν να επαναλάβουν τον προηγούμενο τρόπο ζωής τους. Αυτή η μορφή πολιτικής πειθούς δεν είναι ηθική επικοινωνία, διότι δεν είναι ειλικρινής ή απλή και δεν αντανακλά την αλήθεια για την αμερικανική βιομηχανία χάλυβα.
Πώς να διδάξετε την ηθική επικοινωνία
Για να συμμετάσχετε στην ηθική επικοινωνία, πρέπει να ακολουθήσετε τη βασική επαγγελματική και προσωπική ηθική. Πρώτον, η δέσμευσή σας να πείτε την αλήθεια είναι απαραίτητη. Η Αμερικανική Ένωση Διαχείρισης χαρακτηρίζει την ηθική επικοινωνία ως "Αλήθεια είναι η εργασία 1", αφού η αλήθεια είναι η πιο κρίσιμη πτυχή της ηθικής επικοινωνίας. Καμία εταιρεία δεν θέλει να ξαναζήσει την καταστροφή του Enron, όπου οι υπάλληλοι εξαπατήθηκαν από ηγέτες που δεν αποκάλυψαν ότι οι συντάξεις τους θα ήταν άχρηστες.
Η δεοντολογική επικοινωνία μπορεί να διδάσκεται μόνο όταν η ηγεσία της εταιρείας κατανοεί τον αντίκτυπο του μηνύματος. Για παράδειγμα, εάν μιλάτε στο ναυτιλιακό τμήμα για επικείμενες απολύσεις, θα πρέπει να υποθέσετε ότι οι υπάλληλοι των ναυτιλιακών υπηρεσιών θα μοιράζονται τις πληροφορίες αυτές με το τμήμα πωλήσεων. Το τμήμα πωλήσεων εξαρτάται από τη ναυτιλία για να διασφαλίσει ότι οι παραγγελίες παραδίδονται εγκαίρως. Το μήνυμα που δίνετε στους υπαλλήλους της ναυτιλιακής υπηρεσίας πρέπει να είναι περιεκτικό και θα πρέπει να εξετάσει τον αντίκτυπο που θα έχει στις υπηρεσίες που εξαρτώνται από τις ναυτιλιακές υπηρεσίες της.
Η διδασκαλία της ηθικής επικοινωνίας αφορά τη διδασκαλία της δεοντολογίας και την επαγγελματική και προσωπική ευθύνη - όχι μόνο πώς να μιλήσετε με υπαλλήλους ή συναδέλφους. Το περιεχόμενο του μηνύματος είναι ζωτικής σημασίας, όπως και η παράδοση του μηνύματος. Με τόσους πολλούς τρόπους επικοινωνίας, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι είδους πληροφορία είναι εντάξει για να στείλετε ηλεκτρονικά σε σχέση με πληροφορίες που πρέπει να γνωστοποιούνται πρόσωπο με πρόσωπο. Φυσικά, οι αξιολογήσεις επιδόσεων και οι πειθαρχικές αναθεωρήσεις των εργαζομένων πρέπει να παραδίδονται σε προσωπική συνάντηση, διότι το θέμα το εγγυάται. Εκτός αυτού, οι περισσότεροι υπάλληλοι εκτιμούν ότι λαμβάνουν θετικά σχόλια και εποικοδομητικές κριτικές. Από την άλλη πλευρά, είναι αποδεκτό να στείλετε την ανακοίνωση μιας ημέρας μετά την ημέρα των ευχαριστιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλο το προσωπικό.
Η κατανόηση του κοινού σας είναι ένα κρίσιμο σημείο στην παροχή ηθικής επικοινωνίας. Χωρίς καλή γνώση του ακροατηρίου, ο αγγελιοφόρος μπορεί να παραβιάσει εν αγνοία τους ακροατές ή ακόμα και να παραδώσει ένα μήνυμα που δεν προοριζόταν καν για αυτό το ακροατήριο. Εάν ο αγγελιοφόρος είναι κορυφαία εκτελεστική εταιρεία, ίσως χρειαστεί τις σημειώσεις Cliffs από το τμήμα ανθρωπίνων πόρων για να την καθοδηγήσει για το πώς μπορεί καλύτερα να παραδώσει πληροφορίες που αναμένεται να μην έχουν λάβει κακώς.
Ο ρόλος του ανθρώπινου δυναμικού στην ηθική επικοινωνία
Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού είναι συνήθως το τμήμα για την επικοινωνία των εργαζομένων. Ο ΥΕ πρέπει να συμμετέχει σε όλα τα μηνύματα προς τους υπαλλήλους, ειδικά εκείνα που προέρχονται από το υψηλότερο επίπεδο ηγεσίας. Ο Paul Gennaro, ανώτερος αντιπρόεδρος της εταιρικής επικοινωνίας και επικεφαλής της επικοινωνίας για την AECOM, σε συνέντευξή του στο SHRM Online, λέει: "Πρέπει να είναι από πλευράς HR - ποιες είναι οι αξίες του οργανισμού; Πώς μετράμε την απόδοση; Ενισχύουμε την ηθική και την ακεραιότητα; Το κάνουμε μέρος της κουλτούρας μας; "Για παράδειγμα, η καθοδήγηση από την ηγεσία του ανθρώπινου δυναμικού στην ηθική επικοινωνία μπορεί να βοηθήσει τον πρόεδρο της εταιρείας να παραδώσει ένα μήνυμα που είναι καλά δεκτό, ως εκ τούτου, Cliffs Notes από HR.
Το τμήμα ανθρωπίνων πόρων είναι γενικά υπεύθυνο για τη σύνταξη μηνυμάτων που η ηγεσία θα προσφέρει στους εργαζομένους. Η ΥΕ απαντά επίσης στις ερωτήσεις των εργαζομένων σχετικά με το μήνυμα. Για παράδειγμα, ένα μέλος του προσωπικού του HR μπορεί να συντάξει μια ομιλία του προέδρου της εταιρείας και να της δώσει ερωτήσεις που οι υπάλληλοι είναι πιθανό να ζητήσουν. Εκτός από τη σύνταξη της ομιλίας, ο ΥΕ μπορεί επίσης να δώσει απαντήσεις σε αναμενόμενες ερωτήσεις ή τουλάχιστον να πει στον πρόεδρο πώς να κατευθύνει τους υπαλλήλους στην κατάλληλη πηγή για μια πληρέστερη απάντηση. Εκτός από την προετοιμασία του περιεχομένου του μηνύματος και των ερωτήσεων και των απαντήσεων, ο ΥΕ μπορεί να προετοιμάσει τον πρόεδρο για την παράδοση της ομιλίας, όπως στο χρονοδιάγραμμα, τι πρέπει να γνωρίζει για το κοινό, για παράδειγμα, μια μικρή ομάδα ή μια συνάντηση όλων των χεριών δώστε τις συμβουλές της για το πώς να μην κάνετε αμυντική ή να κάνετε προσωπική παραβίαση σε ερωτήσεις των εργαζομένων. Η προγύμναση σε αυτό το σενάριο μπορεί επίσης να περιλαμβάνει συμβουλές για την ανάλυση της γλώσσας του σώματος των μελών του ακροατηρίου προκειμένου να προσδιοριστεί η απάντησή τους στο μήνυμά της.
