Ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι μια προτεινόμενη αλλαγή στη στρατηγική κατεύθυνση μιας εταιρείας ως απάντηση σε απρόβλεπτα γεγονότα που προκαλούν σημαντικά διαφορετικά οικονομικά αποτελέσματα σε σύγκριση με τα αναμενόμενα ή τα προβλεπόμενα. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων προετοιμάζουν τα σχέδια έκτακτης ανάγκης επειδή αναγνωρίζουν ότι είναι δύσκολο να προβλέψουμε με ακρίβεια το μέλλον. Η αντιμετώπιση με αβεβαιότητα είναι μέρος της εργασίας κάθε ιδιοκτήτη επιχείρησης.
Γιατί χρειάζονται Σχέδια Έκτακτης Ανάγκης
Κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού, οι εταιρείες κάνουν δύσκολες αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο διάθεσης των πόρων τους, οι οποίοι περιλαμβάνουν το κεφάλαιο, το προσωπικό και την παραγωγική ικανότητα. Οι αποφάσεις αυτές βασίζονται σε παραδοχές σχετικά με το επιχειρηματικό περιβάλλον που θα αντιμετωπίσει η εταιρεία κατά το επόμενο έτος και μετά. Πολλές φορές το περιβάλλον αλλάζει μετά την εφαρμογή των σχεδίων. Οι ανταγωνιστές αναπτύσσουν τις δικές τους στρατηγικές για να αποκτήσουν μεγαλύτερο μερίδιο αγοράς. Η γενική οικονομία μπορεί να στραφεί προς τα πάνω ή προς τα κάτω - μερικές φορές ξαφνικά και με μικρή προειδοποίηση. Το στρατηγικό σχέδιο μιας εταιρείας καταλήγει να μην συγχρονίζεται με το περιβάλλον και πρέπει να γίνουν αλλαγές.
Όταν ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης έχει ολοκληρωθεί
Πολλές εταιρείες καταρτίζουν σχέδια έκτακτης ανάγκης κατά τη διάρκεια του ετήσιου προγραμματισμού τους, όταν καθορίζουν τη στρατηγική κατεύθυνση για το προσεχές έτος και για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Ωστόσο, μερικοί διαχειριστές προσπαθούν να ενσωματώσουν τον σχεδιασμό έκτακτης ανάγκης στη λήψη αποφάσεων καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους, αναγνωρίζοντάς την ως ένα χρήσιμο εργαλείο για την αντιμετώπιση τόσο μεγάλων όσο και μικρών ζητημάτων. Ένα μικρότερο ζήτημα θα ήταν ένας ανταγωνιστής να πείσει έναν βασικό διευθυντή να εγκαταλείψει την εταιρεία για να εργαστεί γι 'αυτόν. Αν ο ιδιοκτήτης επιχείρησης είχε ήδη εκπαιδευτεί ή τουλάχιστον επέλεξε αντικατάσταση, η αλλαγή θα προκαλούσε ελάχιστη αναστάτωση στην απόδοση του τμήματος.
Δημιουργική διαδικασία
Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης απαιτεί δημιουργική στρατηγική σκέψη - είναι σε θέση να φανταστεί τι γεγονότα μπορεί να συμβεί για να ωθήσει την εταιρεία από την προοριζόμενη οικονομική πορεία της. Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης καλείται επίσης να αναπτυχθούν σενάρια "τι-αν". Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, οι διαχειριστές ρωτούν πώς θα ανταποκριθεί η εταιρεία σε περίπτωση που συμβεί κάποιο γεγονός. Οι συναντήσεις αυτές πρέπει να είναι ανοιχτές και ελεύθερες, επιτρέποντας όλες τις ιδέες να εκφράζονται χωρίς κριτική.
Δεν είναι πάντα αρνητική
Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης δεν πρέπει να θεωρείται ως κάτι που προορίζεται αποκλειστικά για την αντιμετώπιση αρνητικών περιστατικών. Είναι επίσης ένα εργαλείο για το σχεδιασμό μπροστά για να επωφεληθούν από τις ευκαιρίες που θα μπορούσαν να προκύψουν κατά τη διάρκεια του έτους. Ένα παράδειγμα θα ήταν η ύπαρξη κεφαλαιουχικών πηγών που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για να αποκτήσουν έναν ανταγωνιστή του οποίου οι ιδιοκτήτες απροσδόκητα ανακοινώνουν ότι θα ήταν πρόθυμοι να πουλήσουν.
Οφέλη
Ο προγραμματισμός έκτακτης ανάγκης οξύνει τις δεξιότητες στρατηγικής σκέψης των διαχειριστών. Γίνονται όλο και πιο γνώστες του συνεχώς μεταβαλλόμενου επιχειρηματικού περιβάλλοντος στο οποίο δραστηριοποιείται η εταιρεία και πώς μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία της εταιρείας. Η ύπαρξη σχεδίων έκτακτης ανάγκης επιτρέπει την ταχύτερη αντίδραση σε απροσδόκητα γεγονότα και μπορεί να μειώσει τη ζημιά στα έσοδα και το κέρδος. Ένα κατάστημα λιανικής πώλησης θα μπορούσε να βρει την επιχείρησή του να διαταράσσεται από επισκευές δρόμων που δυσκολεύουν τους πελάτες να σταθμεύουν και να έρχονται από την είσοδο μπροστά. Το κατάστημα θα πρέπει να διαθέτει ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για να αναδιοργανώσει γρήγορα την πίσω είσοδο έτσι ώστε οι πελάτες να μπορούν να έρθουν με αυτό τον τρόπο, συμπεριλαμβανομένης της σήμανσης για να ειδοποιήσει τους πελάτες για την αλλαγή.
