Ο έλεγχος του προϋπολογισμού είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για τον έλεγχο των οικονομικών τους. Περιλαμβάνει τη σύγκριση των προϋπολογισμών με τα πραγματικά οικονομικά αποτελέσματα. Επειδή οι προϋπολογισμοί είναι θεωρητικοί και τα αποτελέσματα είναι συγκεκριμένα, ο έλεγχος του προϋπολογισμού επιδιώκει να συγκρίνει έναν προϋπολογισμό με αποτελέσματα που καλύπτουν το ίδιο χρονικό διάστημα για τον εντοπισμό υπερβολών ή ανέργων και την απόκτηση πληροφοριών που θα είναι χρήσιμες σε αποφάσεις λήψης βραχυπρόθεσμων δαπανών καθώς και σε μελλοντικούς προϋπολογισμούς.
Προσαρμογή
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της άσκησης του δημοσιονομικού ελέγχου είναι η ευκαιρία να γίνουν οι αλλαγές προς τα εμπρός και να διατηρηθεί μια επιχείρηση σε καλό δρόμο για να πετύχει. Ο δημοσιονομικός έλεγχος εντοπίζει τις αποκλίσεις μεταξύ του προβλεπόμενου κόστους και των εσόδων και των πραγματικών αριθμών. Εάν οι προϋπολογισμοί είναι συνεχώς λανθασμένοι σε έναν τομέα, οι ηγέτες των επιχειρήσεων μπορούν να κάνουν προσαρμογές στις προσδοκίες τους ή να εμβαθύνουν στην αιτία για το ζήτημα. Ο δημοσιονομικός έλεγχος βοηθά τους οικονομικούς υπαλλήλους να λαμβάνουν διορθωτικές αποφάσεις πριν αυξάνονται τα θέματα του προϋπολογισμού και γίνεται πιο δύσκολο να αντιμετωπιστούν.
Αξιοποίηση αριθμητικών δεδομένων
Ένα από τα μειονεκτήματα του δημοσιονομικού ελέγχου είναι ότι εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα αριθμητικά δεδομένα, μερικές φορές εις βάρος άλλων χρήσιμων πληροφοριών. Για παράδειγμα, ένας επικεφαλής τμήματος που λειτουργεί βάσει του προϋπολογισμού του για το τρίμηνο μπορεί να φαίνεται επιτυχής σε μια ανάλυση δημοσιονομικού ελέγχου. Ωστόσο, αν εξοικονομήσει χρήματα μειώνοντας το προσωπικό της και τερματίζοντας τους ειδικευμένους εργαζόμενους, η δράση μπορεί να έχει πιο αρνητικές, άυλες συνέπειες για την επιχείρηση στο σύνολό της. Οι αποφάσεις που βασίζονται στον έλεγχο του προϋπολογισμού μπορούν να αγνοήσουν τους μακροπρόθεσμους παράγοντες εκτός του πεδίου εφαρμογής ενός συγκεκριμένου προϋπολογισμού ή να αγνοήσουν τις άυλες επιτυχίες και τα προβλήματα.
Κόστος
Το κόστος της σύνταξης στοιχείων και της ανάλυσης των προϋπολογισμών αποτελεί άλλο μειονέκτημα της διαδικασίας δημοσιονομικού ελέγχου. Άλλες μορφές εταιρικού ελέγχου στηρίζονται περισσότερο στις απόψεις και τις κρίσεις των ανώτερων υπαλλήλων. Ο δημοσιονομικός έλεγχος επιδιώκει να μετριάσει αυτό το είδος ανθρώπινης κρίσης εισάγοντας ποσοτικά επιχειρήματα, τα οποία όλα βαρύνουν. Όταν μια επιχείρηση χρησιμοποιεί τους υφιστάμενους επιχειρησιακούς προϋπολογισμούς και οικονομικές καταστάσεις για τον έλεγχο του προϋπολογισμού, το κόστος μειώνεται. Ωστόσο, όταν οι ηγέτες αναθέτουν νέες οικονομικές εκθέσεις, αυτές οι δαπάνες αυξάνονται, ειδικά αν απαιτούν την πρόσληψη νέων υπαλλήλων για να βοηθήσουν το λογιστήριο.
Πρόοδος παρακολούθησης
Ο δημοσιονομικός έλεγχος δίνει μια επιχείρηση σαφή μέσα για την παρακολούθηση της προόδου της εσωτερικά. Η ανάλυση των στοιχείων του προϋπολογισμού επιτρέπει στους ηγέτες να εντοπίζουν τα κέντρα ευθύνης ή τις οργανωτικές υπηρεσίες, όπου οι διαχειριστές ξοδεύουν συνήθως πέρα από τα δημοσιονομικά τους επιδόματα ή καταφέρνουν να λειτουργούν κάτω από τους προϋπολογισμούς τους. Οι ηγέτες μπορούν επίσης να λαμβάνουν πιο αποτελεσματικές αποφάσεις σχετικά με τον τρόπο διάθεσης των πόρων και τη βελτίωση του συντονισμού μεταξύ των τμημάτων.
