Οι επιχειρήσεις σήμερα είναι τυχεροί που διαθέτουν πολλά εργαλεία για να διευκολύνουν την αποτελεσματική επικοινωνία. Από τις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων έως τις βιντεοκλήσεις και τις πλατφόρμες συνεργασίας σε απευθείας σύνδεση ομάδας, δεν υπάρχει έλλειψη τρόπων επικοινωνίας με τους συναδέλφους, τους πελάτες, τους συνεργάτες και τους επιχειρηματίες. Ενώ υπάρχουν πολλά διαφορετικά συστήματα επικοινωνίας που μπορούν να ενσωματώσουν οι επιχειρήσεις στις καθημερινές τους διαδικασίες, απαιτούνται ακόμα οι απαιτήσεις αποτελεσματικής επικοινωνίας ανεξάρτητα από την πλατφόρμα που χρησιμοποιείται.
Ακούστε προσεκτικά τη συνομιλία
Η ακρόαση είναι ένα βασικό στοιχείο που απαιτείται για την αποτελεσματική επικοινωνία. Στην επιχείρηση, είναι σημαντικό να ασκείτε ενεργό ακρόαση, πράγμα που σημαίνει ότι προσπαθείτε να ακούσετε και να καταλάβετε τι σας λέει κάποιος. Εάν ένας συνάδελφος σας μιλάει για ένα θέμα με έναν πελάτη, είναι σημαντικό να καταλάβετε τις λεπτομέρειες πριν περάσετε με μια λύση.
Οι άνθρωποι δεν συμπαθούν τη συζήτηση με κάποιον που δεν έχει χρόνο να ακούσει τι έχουν να πουν. Για να δείξετε στον συνάδελφό σας ότι καταχωρίζετε ενεργά, μπορείτε να επαναλάβετε ή να επαναγράψετε τμήματα της συνομιλίας σας για να καταδείξετε την κατανόησή σας για την κατάσταση με τον πελάτη. Η ερώτηση για αποσαφήνιση των λεπτομερειών είναι επίσης ένας τρόπος για να ακούσετε ενεργά και να κατανοήσετε πλήρως τη μεγάλη εικόνα.
Γνωρίστε το κοινό σας
Η τροποποίηση του μηνύματος με βάση το κοινό είναι ένα κριτήριο για την αποτελεσματική επικοινωνία. Αυτό που πρέπει να πείτε σε ένα άτομο δεν θα είναι σωστό για κάποιον που βασίζεται στο ρόλο του στην οργάνωση και στη γνώση του θέματος. Για να μεταφέρετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας, πρέπει να αλλάξετε τη γλώσσα, τον τόνο και το μέσο ώστε να είναι σωστό για το κοινό σας.
Για παράδειγμα, ο τρόπος με τον οποίο μιλάτε με ένα εκτελεστικό μέλος στην οργάνωσή σας μπορεί να διαφέρει από τον τρόπο με τον οποίο μιλάτε με έναν συνομηλίκό σας, ακόμα και αν το περιεχόμενο του μηνύματός σας είναι το ίδιο. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν πιο επίσημη γλώσσα με τους ανώτερους, ενώ χρησιμοποιούν την απλή επιχειρηματική γλώσσα με τους συναδέλφους τους. Η κουλτούρα της επιχείρησής σας θα επηρεάσει επίσης τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε με εσωτερικούς και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους.
Να είστε συνοπτικοί, πλήρεις και σωστοί
Η παροχή σύντομης επικοινωνίας προς το σημείο βοηθάει στην αποφυγή επανάληψης και απογοήτευσης. Αφαιρώντας περιττές λεπτομέρειες από την επικοινωνία, μπορείτε να μειώσετε τις πιθανότητες παρεξήγησης. Αυτές τις μέρες, οι προσομοιώσεις των ανθρώπων είναι σύντομες, οπότε η μετάδοση του μηνύματός σας σε δέκα λεπτά είναι αποτελεσματικότερη από τη λήψη 30 λεπτών. Για παράδειγμα, εάν συναντάτε έναν πελάτη σχετικά με μια ευκαιρία πώλησης, δείξτε ότι σέβεστε τον χρόνο σας διατηρώντας την παρουσίασή σας όσο το δυνατόν πιο σύντομη.
Ενώ η αποτελεσματική επικοινωνία είναι σύντομη και συνοπτική, πρέπει επίσης να είναι πλήρης. Αυτό σημαίνει ότι το μήνυμα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα σχετικά γεγονότα και πρέπει να οργανώνεται λογικά, επομένως είναι εύκολο να το ακολουθήσετε. Με βάση το ποιος μιλάτε, μπορείτε να υποθέσετε ορισμένες πτυχές των γνώσεών σας, παρέχοντας παράλληλα λεπτομέρειες που ίσως δεν γνωρίζουν. Η πλήρης έννοια του μηνύματος είναι το κλειδί για την αποτελεσματική επικοινωνία. Για παράδειγμα, αν εργάζεστε με έναν νέο επιχειρηματικό συνεργάτη και συζητάτε για την αγορά προμηθειών από αυτά, είναι σημαντικό να τους παρέχετε όλες τις προδιαγραφές των υλικών που χρειάζεστε. Χωρίς να παρέχει αυτές τις πολύτιμες πληροφορίες, ο προμηθευτής μπορεί να μην είναι σε θέση να παραδώσει τα σωστά εξαρτήματα, που θα μπορούσαν να προκαλέσουν απογοήτευση, καθυστερήσεις και κακές σχέσεις.
Η παροχή των γεγονότων όπως είναι χωρίς να τους υπερκεραστούν είναι μία από τις ικανότητες καλής επικοινωνίας και αποφεύγει αμφισημία και σύγχυση. Αν αντιμετωπίζετε μια καταγγελία που έχει ένας πελάτης με έναν υπάλληλο, για παράδειγμα, πρέπει να λάβετε πληροφορίες από τα δύο μέρη για να κατανοήσετε το πρόβλημα.
Ενσωματώστε την ανατροφοδότηση στο μήνυμα
Η αποτελεσματική επικοινωνία περιλαμβάνει την παροχή και την έγκαιρη ενημέρωση. Η ανατροφοδότηση συμβάλλει στην εμφάνιση τόσο εσάς όσο και του ατόμου με το οποίο επικοινωνείτε με το αν το μήνυμα έχει σταλεί και ληφθεί με ακρίβεια. Εάν η ανατροφοδότηση είναι εντελώς εκτός βάσης, αυτό μπορεί να δείξει ότι δεν επικοινωνήσατε αποτελεσματικά ή ότι ο παραλήπτης δεν κατανόησε πλήρως το νόημά σας.
Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, η ανατροφοδότηση είναι κρίσιμη όταν εργάζεστε σε μια ομάδα. Για παράδειγμα, εάν είστε σε διευθυντική θέση, θα πρέπει να παρέχετε στο προσωπικό σας εποικοδομητικά σχόλια σχετικά με την απόδοση, τον ρόλο και τις επικοινωνιακές δεξιότητές τους με τους πελάτες. Η ανατροφοδότηση συνεπάγεται επίσης την επαίνεση, η οποία μπορεί να ενισχύσει το ηθικό της εταιρείας και να αυξήσει την καμάρα.
Εκτός από την παροχή ανατροφοδότησης, η αποτελεσματική επικοινωνία απαιτεί την παραλαβή της. Η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι χρήσιμη για τη βελτίωση της απόδοσής σας στην εργασία. Εάν είστε υπεύθυνοι για να δώσετε λόγο σε μια συνάντηση σε ολόκληρη την εταιρεία, για παράδειγμα, φροντίστε να ζητήσετε από τα βασικά μέλη του προσωπικού σας τα σχόλιά σας μετά από την ομιλία. Τα σχόλιά τους θα σας ενημερώσουν εάν η ομιλία σας ήταν αποτελεσματική για τη μετάδοση του μηνύματός σας και θα σας δείξει εάν το προσωπικό σας κατανοεί τα κύρια σημεία που θέλετε να επικοινωνήσετε. Τα σχόλιά τους θα σας δείξουν επίσης τομείς στους οποίους θα πρέπει να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές δεξιότητές σας. Για παράδειγμα, εάν η κριτική ήταν ότι η ομιλία ήταν πολύ μεγάλη, ξέρετε ότι για την επόμενη φορά μπορείτε να εργαστείτε για να είναι πιο συνοπτική στην επικοινωνία σας.
Δείξτε το σεβασμό μέσω της συνομιλίας σας
Το σεβασμό των ανθρώπων με τους οποίους επικοινωνείτε είναι ένα σημαντικό κριτήριο για την αποτελεσματική επικοινωνία. Οι άνθρωποι είναι περισσότερο ενθουσιασμένοι να συμμετάσχουν μαζί σας αν δείξετε σεβασμό γι 'αυτούς και τις ιδέες τους. Για παράδειγμα, εάν συναντάτε μια προοπτική για πρώτη φορά, μπορείτε να δείξετε σεβασμό απευθυνόμενοι σε αυτούς χρησιμοποιώντας το όνομά τους, πράγμα που τους κάνει να αισθάνονται ευγνώμονες. Λαμβάνοντας το χρόνο να διαβάσετε για την επιχείρησή τους και να τους απευθυνθείτε στη συζήτησή σας, προχωράει πολύ από το να δείξετε την προοπτική που τους σέβεστε.
Εάν μιλάτε με έναν επιχειρηματικό συνεργάτη μέσω του τηλεφώνου, επιδείξτε το σεβασμό σας παραμένοντας επικεντρωμένος στη συνομιλία που βρίσκεται. Αντί να ελέγχετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ή να περιηγείστε στο διαδίκτυο όταν μιλάτε στο τηλέφωνο, παραμένοντας συναρπασμένος μαζί του κατά τη διάρκεια της τηλεφωνικής κλήσης είναι το σεβαστό πράγμα που πρέπει να κάνετε.
Όταν επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συναδέλφους, διαβάστε μερικά λεπτά για να διορθώσετε το μήνυμά σας, οπότε είναι απαλλαγμένο από τυπογραφικά λάθη και ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Δείχνετε σεβασμό λαμβάνοντας το χρόνο να κατασκευάσετε προσεκτικά το μήνυμά σας.
Μην ξεχάσετε για τη μη λεκτική επικοινωνία
Οι λέξεις που χρησιμοποιούμε για την επικοινωνία αποτελούν λιγότερο από το 10 τοις εκατό του μηνύματος που μεταδίδουμε. Αυτό σημαίνει ότι τα μη λεκτικά σήματα είναι κρίσιμα για την αποτελεσματική επικοινωνία. Ο τόνος της φωνής σας δείχνει τον τρόπο που αισθάνεστε όταν επικοινωνείτε. Αν θέλετε να είστε φιλικοί, για παράδειγμα, να είστε σίγουροι ότι ο τόνος σας είναι φιλικός.
Οι χειρονομίες σας, η στάση σας και η γλώσσα του σώματός σας βοηθούν να μεταφέρετε την έννοια των λέξεων σας. Διασχίζοντας τα σημάδια των όπλων σας ότι είστε αμυντικός ή κλειστός, ενώ κάνετε επαφή με τα μάτια σας δείχνει ότι θέλετε να κάνετε μια σύνδεση.
Δώστε προσοχή στα μη λεκτικά σήματα που μεταδίδονται από το άτομο στο οποίο μιλάτε. Η στάση του σώματος, ο τόνος και η γλώσσα του σώματος θα σας δείξουν πώς νιώθουν τι λέτε και μπορεί να σας βοηθήσει να καθοδηγήσετε τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε μαζί τους.
Απαιτήσεις συστήματος καλής επικοινωνίας
Ένα καλό σύστημα επικοινωνίας απαιτεί να επιλέξετε το σωστό σύστημα επικοινωνίας για τη συγκεκριμένη εργασία. Με τόσες πολλές διαθέσιμες επιλογές όπως τηλέφωνο, μηνύματα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και προσωπικά, πρέπει να επιλέξετε το μέσο που ταιριάζει καλύτερα στο θέμα της συνομιλίας. Για παράδειγμα, δεν θα στείλατε στο προϊστάμενο το αφεντικό σας να παραιτηθεί από τη θέση σας ή να ζητήσει αύξηση. Αυτού του είδους οι σημαντικές συνομιλίες θα πρέπει να γίνονται αυτοπροσώπως. Ομοίως, δεν χρειάζεστε μια προσωπική συνάντηση για θέματα μικρών επιχειρήσεων, τα οποία μπορούν να κοινοποιηθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εξοικονόμηση χρόνου και πόρων.
