Οι τακτικές συνεδριάσεις ενημέρωσης του προσωπικού είναι ένα βασικό εργαλείο επικοινωνίας. Αντί να βασίζεστε σε σημειώματα ή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθείτε μια προσέγγιση πρόσωπο με πρόσωπο. Αυτό δεν προσφέρει μόνο ευκαιρίες για παροχή σχετικών πληροφοριών, αλλά και για να απαντήσει σε ερωτήσεις και να αποσαφηνίσει πιθανές παρεξηγήσεις. Ωστόσο, σε αντίθεση με άλλους τύπους συνεδριάσεων, οι συνεδριάσεις ενημέρωσης συνήθως εστιάζονται σε επιχειρηματικές δραστηριότητες ή εργασίες και δεν διαρκούν περισσότερο από 15 λεπτά έως 30 λεπτά.
Βασικοί κανόνες
Παρόλο που οι συνεδριάσεις ενημέρωσης είναι συχνά άτυπες, πρέπει να ισχύουν οι βασικοί κανόνες για καλή συμπεριφορά και επικοινωνία. Ένα σύντομο χρονικό πλαίσιο καθιστά ζωτικής σημασίας τη θέσπιση κανόνων που να διασφαλίζουν ότι οι άλλοι ακούνε όταν μιλάει κάποιος, που διατηρούν την επικοινωνία στο σημείο και την επαγγελματική, και που ενθαρρύνουν ερωτήσεις και παραγωγικές ανατροφοδοτήσεις. Επιπλέον, επειδή οι ενημερωτικές συναντήσεις επικεντρώνονται στην παροχή ενημερώσεων και άλλων σχετικών πληροφοριών, τα μέλη του προσωπικού θα πρέπει να καταλάβουν ότι αυτό δεν είναι το μέρος για να συζητήσουμε τις πολιτικές ή τις αποφάσεις της εταιρείας.
Εργασία από μια προκαθορισμένη ημερήσια διάταξη
Προετοιμάστε μια ατζέντα λίγο πριν αρχίσει η ενημέρωση. Αυτό είναι απαραίτητο για να βεβαιωθείτε ότι η ενημέρωση περιλαμβάνει τόσο τα τυποποιημένα στοιχεία όσο και τις τυχόν πρόσφατες ειδήσεις. Για παράδειγμα, μια ατζέντα για μια ενημέρωση του προσωπικού πριν από τη μετακίνηση μπορεί να περιλαμβάνει αναθέσεις εργασίας, προγραμματισμό προσαρμογών και πληροφορίες σχετικά με γεγονότα που έλαβαν χώρα κατά την προηγούμενη μετατόπιση. Μπορείτε είτε να διανείμετε την ατζέντα είτε να ζητήσετε από τα μέλη του προσωπικού να σημειώνουν. Ο στόχος είναι να σας κρατήσει σε καλό δρόμο και να βεβαιωθείτε ότι η ενημέρωση είναι επωφελής.
Ξεκινήστε με μια έκρηξη
Περάστε τα πρώτα δύο λεπτά κάθε ενημέρωσης ενεργοποιώντας και ενθαρρύνοντας τα μέλη του προσωπικού. Ξεκινήστε με ανακοινώσεις καλών ειδήσεων, όπως συγχαίροντας την ομάδα για την εκπλήρωση των στόχων πωλήσεων την προηγούμενη ημέρα, καλωσορίζοντας έναν νέο υπάλληλο ή ανακοινώνοντας την ημερομηνία για μια ημέρα εκτίμησης των εργαζομένων. Σύμφωνα με τον Albert Mensah, έναν επαγγελματία προπονητή και συγγραφέα, αυτό που μιλάτε δεν είναι τόσο σημαντικό όσο το αν παράγει ένα κίνητρο αποτέλεσμα.
Ερωτήσεις Reserve για το τέλος
Διατηρήστε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου για τη διανομή πληροφοριών. Πείτε στους υπαλλήλους ότι θα λάβετε ερωτήσεις και θα διευκρινίσετε τις πληροφορίες στο τέλος, όχι κατά τη διάρκεια της ενημέρωσης. Αυτό είναι σημαντικό τόσο για να βεβαιωθείτε ότι παραμείνετε εντός του χρονικού πλαισίου και να κρατήσετε την προσοχή όλων επικεντρώθηκε στις πληροφορίες που έχετε στη διάθεσή σας. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα σε μια ερώτηση, πάρτε την απάντηση μόλις ολοκληρωθεί η ενημέρωση και συνεχίστε το συντομότερο δυνατόν, ειδικά για ερωτήσεις που είναι ευαίσθητες στο χρόνο.
