Οι συνεδριάσεις παράκαμψης δημιουργούν ένα περιβάλλον για το ανώτερο επίπεδο διοίκησης για να συναντηθεί με έναν υπάλληλο χωρίς την αλληλεπίδραση του άμεσου επιβλέποντος του υπαλλήλου. Οι συνεδριάσεις παράκαμψης προσφέρουν πολλά οφέλη. Οι διαχειριστές μπορούν να δουν πώς ταιριάζουν οι υπάλληλοι στα τμήματα τους και στο σύνολο του οργανισμού. Ο αποκλεισμός των άμεσων εποπτών επιτρέπει στη διοίκηση να κάνει αμερόληπτες παρατηρήσεις σχετικά με τους υπαλλήλους. Οι διευθυντές προετοιμάζουν ένα σύνολο ερωτήσεων για να ρωτήσουν τους υπαλλήλους και να λάβουν σημειώσεις για τις απαντήσεις των εργαζομένων. Ανάλογα με το πώς πήγε η συνάντηση σε επίπεδο skip, οι διαχειριστές μπορούν να κάνουν προτάσεις σε υπαλλήλους για να βελτιώσουν την παραγωγή εργασίας και να αντιμετωπίσουν τυχόν προβλήματα.
Σχεδιάστε τη συνάντησή σας. Αποφασίστε πόσο χρόνο θα διαρκέσουν οι συναντήσεις σας και ποιες ερωτήσεις σκοπεύετε να ζητήσετε. Επιλέξτε τα χρονοδιαγράμματα για τη συνάντησή σας. Εάν ο οργανισμός σας είναι μεγάλος, ενδέχεται να έχετε πιο δύσκολη ώρα να προγραμματίσετε συναντήσεις.
Στείλτε προσκλήσεις σε όλους τους υπαλλήλους που σκοπεύετε να συναντήσετε. Στείλτε ένα αντίγραφο της πρόσκλησης σε κάθε υπάλληλο και ζητήστε τους από το RSVP. Μπορεί επίσης να θέλετε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον άμεσο επόπτη του υπαλλήλου για να τον ενημερώσετε για τη συνάντηση.
Διεξάγετε τις συναντήσεις. Στις συναντήσεις, καθορίστε τους στόχους των εργαζομένων σας, ποια θέματα εργασίας μπορεί να έχουν και τα συμφέροντά τους εκτός εργασίας. Ο σκοπός της συνάντησης είναι να αποκτήσει μια αίσθηση του πώς οι υπάλληλοι ταιριάζουν στην ομάδα τους και να κατανοήσουν τα καθημερινά καθήκοντα των εργαζομένων. Θα πρέπει επίσης να καταγράψετε τη συνάντηση με μια συσκευή εγγραφής ήχου ή βίντεο για να αναλύσετε αργότερα τις πληροφορίες από τις συναντήσεις.
Δώστε στους υπαλλήλους σας ένα ανώνυμο έντυπο ανατροφοδότησης στο τέλος της συνεδρίασης. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αισθάνονται εκφοβισμένοι σε συναντήσεις σε επίπεδο παράκαμψης. Η εφαρμογή ανώνυμης φόρμας ανατροφοδότησης θα δημιουργήσει εμπιστοσύνη μεταξύ της διοίκησης και των εργαζομένων, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να γνωρίζουν ότι οι απόψεις τους είναι πολύτιμες.
Στείλτε ηλεκτρονικά μηνύματα ευχαριστιών σε όλους τους υπαλλήλους που συναντήσατε. Συμπεριλάβετε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τις σύντομες σκέψεις σας σχετικά με τη συνάντηση. Ενημερώστε τους υπαλλήλους ότι θα τους έρθετε σε επαφή σύντομα για να συζητήσετε σε βάθος τις σκέψεις σας σχετικά με τη συνάντηση και να προτείνετε προτάσεις και απαραίτητες αλλαγές.
Ελέγξτε τις πληροφορίες που συλλέξατε κατά τις συναντήσεις. Ακούστε τις καταγεγραμμένες συναντήσεις και συλλέξτε σημαντικές πληροφορίες από τη συνάντηση. Αναλύστε τις πληροφορίες για να δείτε ποιες βελτιώσεις πρέπει να κάνετε και ποια εποικοδομητική κριτική μπορείτε να δώσετε στους υπαλλήλους σας.
Δημιουργήστε ένα σχέδιο δράσης με βάση αυτό που παρατηρήσατε στη συνάντηση και τι συγκεντρώσατε από τα συλλεγμένα σχόλια. Οι πολιτικές τροποποίησης είναι προσαρμογές στις περιοχές εντός του οργανισμού που χρειάζονται βελτίωση. Παρακολουθήστε τους υπαλλήλους μετά την εφαρμογή σχεδίων δράσης για να διαπιστώσετε εάν έχουν πραγματοποιηθεί βελτιώσεις.
Συμβουλές
-
Σχεδιάστε προσεκτικά τις ερωτήσεις σας με την έρευνα του ιστορικού και των καθηκόντων του εργαζομένου. Λαμβάνοντας χρόνο για να προετοιμάσετε τις ερωτήσεις θα δώσετε προσεγμένες απαντήσεις από τους υπαλλήλους που μπορείτε να αναλύσετε αργότερα.
Προειδοποίηση
Μην συζητάτε θέματα με τους υπαλλήλους που δεν έχετε καμία πρόθεση να διορθώσετε ή να βελτιώσετε. Αυτό θα δημιουργήσει μόνο δυσπιστία.
