Οι ενημερώσεις της ομάδας είναι αποτελεσματικές συναντήσεις που χρησιμοποιούνται για τη διάδοση πληροφοριών σε διάφορα τμήματα και ομάδες εντός ενός οργανισμού. Η διεξαγωγή μιας συνάντησης ενημέρωσης απαιτεί να είστε όσο το δυνατόν πιο οργανωμένοι και να έχετε μια καθορισμένη ατζέντα, επειδή οι πιο σχετικές πληροφορίες πρέπει να εκδίδονται χωρίς να χάσετε χρόνο. Άλλες πληροφορίες που δεν ταιριάζουν μπορούν να αποθηκευτούν για άλλη συνάντηση. Οι περιόδους ενημέρωσης επιτρέπουν επίσης στα μέλη να προσφέρουν ιδέες και ενημερώσεις, εάν έχουν δομηθεί σωστά.
Σχεδιάστε μια ατζέντα με το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που θα συζητηθεί κάθε θέμα. Μια ατζέντα βοηθάει όλους να είναι σε θέση και τους επιτρέπει να γνωρίζουν εκ των προτέρων τι πρέπει να περιμένετε στην ενημέρωση. Καταχωρίστε μόνο σημαντικές και σχετικές πληροφορίες στην ατζέντα σας. Αφήστε χρόνο στο τέλος της ημερήσιας διάταξης για ομαδική συζήτηση.
Επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες μπροστά από το χρόνο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ ή τηλεφώνου, ώστε να προετοιμάσουν το υλικό τους για να συζητηθούν στη σύσκεψη. Μπορείτε να επιτρέψετε σε διάφορα μέλη να συνεισφέρουν σε διάφορα τμήματα των ενημερώσεων. Δώστε τους αρκετό χρόνο για προετοιμασία και δώστε τους ένα χρονικό πλαίσιο έτσι ώστε οι πληροφορίες που παρέχουν να είναι σύντομες και να ταιριάζουν στο επιμερισμένο τμήμα της ημερήσιας διάταξης.
Ξεκινήστε τη συνάντησή σας με καλά νέα, όπως η πρόοδος που κάνει ο οργανισμός ή το τμήμα. Συζήτηση για τυχόν μελλοντικές πολιτικές και διαδικασίες που θα εφαρμοστούν. Επιλέξτε άτομα που θα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος των μελλοντικών σχεδίων που παρουσιάζετε, καθώς και λίστα με εφικτούς στόχους που πρέπει να επιτευχθούν πριν από την επόμενη ενημέρωση.
Κατανομή πρόσθετων λεπτών για τυχόν ανοιχτές ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορούν να συζητηθούν. Ίσως να μην έχετε προβλέψει αυτά τα θέματα κατά την προετοιμασία της ατζέντας σας. Επιπλέον χρόνος επιτρέπει επίσης στα μέλη να σας ενημερώνουν για τυχόν ατέλειες ή ζητήματα που ενδέχεται να τους εμποδίσουν να επιτύχουν μια συγκεκριμένη εργασία από την επόμενη συνεδρίαση ενημέρωσης.
