Καθώς η επιχείρησή σας επεκτείνεται και γίνεται πιο επιτυχημένη, το σύστημα αρχειοθέτησης χαρτιού μπορεί να γίνει κουραστικό καθώς και πρακτικό. Αυτός είναι ο λόγος που πολλοί ιδιοκτήτες επιχείρησης επιλέγουν να χρησιμοποιήσουν μια βάση δεδομένων. Αν και οι βάσεις δεδομένων συμβάλλουν στην ομαλότερη λειτουργία των οργανώσεων, δεν είναι αδύνατες. Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων μπορεί να είναι δαπανηρός και χρονοβόρος. Τα τεχνικά προβλήματα μπορούν να προκαλέσουν εκτεταμένες ζημιές. Επίσης, μια εταιρεία πρέπει να ξοδεύει το χρόνο της κατάρτισης των εργαζομένων για να χρησιμοποιήσει τη νέα βάση δεδομένων.
Σχεδιασμός χρόνου κατανάλωσης
Η μετατροπή από αρχεία εγγράφου σε ηλεκτρονικό σύστημα βάσης δεδομένων μπορεί να είναι πολύπλοκη, δύσκολη και χρονοβόρα. Πρέπει να ακολουθήσετε μερικά βήματα κατά τη μετάβαση σε μια βάση δεδομένων. Ο επικεφαλής του έργου πρέπει να καθορίσει τον σκοπό της βάσης δεδομένων και να συγκεντρώσει όλες τις πληροφορίες που πρέπει να οργανωθούν. Ο σχεδιαστής βάσης δεδομένων πρέπει να δημιουργήσει τους απαραίτητους πίνακες που θα διαιρέσουν τις πληροφορίες, θα καθορίσουν τα πρωτεύοντα κλειδιά, θα δημιουργήσουν σχέσεις πίνακα, θα βελτιώσουν το σχέδιο και θα εφαρμόσουν κανόνες εξομάλυνσης που εμποδίζουν τη διατήρηση περιττών πληροφοριών σε πολλαπλά σημεία. Ανάλογα με το επίπεδο δεξιοτήτων, ο σχεδιασμός της βάσης δεδομένων μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες έως αρκετές εβδομάδες.
Τεχνικά προβλήματα
Περιστασιακά, η βάση δεδομένων μπορεί να αντιμετωπίσει σφάλματα που καταστρέφουν ουσιαστικά όλες τις πληροφορίες μέσα σε αυτήν. Σε αντίθεση με τα αρχεία χαρτιού, σε περίπτωση που υπάρξει σφάλμα στη βάση δεδομένων, μπορεί να έχει εφέ ντόμινο. Μικροί εσφαλμένοι υπολογισμοί μπορούν να οδηγήσουν στην ανάγκη για μια σημαντική αναθεώρηση του συστήματος. Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας είναι κρίσιμα για τον περιορισμό των πιθανών ζημιών.
Δαπανηρός
Η μετατροπή σε μια βάση δεδομένων μπορεί να είναι πολύ ακριβή. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης θα έχει πολλές δαπάνες. Όσο πιο πολύπλοκος είναι ο σχεδιασμός της βάσης δεδομένων, τόσο περισσότερο θα κοστίσει. Η εταιρεία πρέπει να αγοράσει το πακέτο λογισμικού που προσφέρει τη μέγιστη ευελιξία για βάση δεδομένων σχεδιασμένο κατά παραγγελία και επιτρέπει την ανάπτυξη. Σε πολλές περιπτώσεις, ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης θα χρειαστεί να προσλάβει έναν επαγγελματία για να διασφαλίσει ότι η δουλειά γίνεται σωστά. Πρέπει να επενδύσει αρκετά στο σχεδιασμό της δομής της βάσης δεδομένων για να εξασφαλίσει την καλύτερη απόδοση.
Απαιτείται εκπαίδευση
Η μετατροπή σε μια βάση δεδομένων σημαίνει ότι ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης πρέπει να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους για να χρησιμοποιήσει το νέο λογισμικό. Οι εργαζόμενοι πρέπει να αφιερώνουν χρόνο για να εκπαιδεύονται. Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί επίσης να χρειαστεί να προσλάβει εκπαιδευτές για να οδηγήσει τις τάξεις κατάρτισης. Μερικοί υπάλληλοι ενδέχεται να είναι ανθεκτικοί στη νέα τεχνολογία. Οι εκπαιδευτικές συνεδρίες μπορούν να διαρκέσουν από μερικές ώρες έως αρκετές ημέρες και η πλήρης υιοθέτηση της τεχνολογίας μπορεί να διαρκέσει πολύ περισσότερο από αυτό. Ανάλογα με τον χρόνο που χρειάζονται οι εργαζόμενοι για να μάθουν πώς να πλοηγηθείτε στο σύστημα, η εκπαίδευση και η υιοθεσία ενδέχεται να επιβραδύνουν την παραγωγικότητα.
