Τα πρακτικά των συνεδριάσεων είναι ένα αρχείο όλων των σημαντικών πληροφοριών που συζητήθηκαν και των αποφάσεων που έγιναν κατά τη διάρκεια μιας επαγγελματικής συνάντησης. Κανονικά, ένας καθορισμένος εξουσιοδοτημένος φορέας καταγράφει τη συνάντηση σε χαρτί ή σε φορητό υπολογιστή. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων διασφαλίζουν ότι δεν γίνεται λόγος για τίποτα σημαντικό σε μια συνάντηση και να αποφευχθεί τυχόν μελλοντική διαφωνία σχετικά με τα όσα είπαν οι συμμετέχοντες. Τα λεπτά συνάντησης είναι επίσης χρήσιμα για άτομα που δεν μπόρεσαν να συμμετάσχουν σε μια συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι καταγράφετε τα πάντα σωστά ακολουθώντας κάποιες οδηγίες για τα λεπτά συσκέψεων.
Συγκεντρώστε πληροφορίες από τον οικοδεσπότη, όπως τα ονόματα όλων των συνοδών, ο σκοπός της συνάντησης και η ατζέντα της συνάντησης πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Αυτό σας βοηθά να ακολουθήσετε κατά τη συζήτηση. Μπορείτε να επικεντρωθείτε σε λεπτά που παίρνουν καλύτερα εάν δεν είστε σημαντικός συμμετέχων στη συνάντηση. Επιβεβαιώστε το ρόλο σας με τον κεντρικό υπολογιστή, εάν δεν είστε σίγουροι.
Ακούστε προσεκτικά τη στιγμή που αρχίζει η σύσκεψη. Αποφύγετε τη διάσπαση της προσοχής σας, όπως τα κινητά τηλέφωνα, ή, αν έχετε φέρει ένα φορητό υπολογιστή, τον έλεγχο του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου ή το σερφάρισμα στο Διαδίκτυο. Μείνετε επικεντρωμένοι στη συζήτηση στο χέρι.
Καταγράψτε μόνο τα κύρια σημεία. Η καταγραφή κάθε λεπτομέρειας είναι αδύνατη και περιττή. Αποφασίστε τι είναι σημαντικό, εξετάζοντας το σκοπό της συνάντησης. Καταγράψτε οποιεσδήποτε απόψεις ή προτάσεις που εκφράστηκαν, θέματα που διαφωνήθηκαν και αποφάσεις που λήφθηκαν.
Παραφράστε όταν είναι δυνατόν. Οι γραπτές δηλώσεις δεν είναι απαραίτητες και χρειάζονται πολύ χρόνο. Η παράφραση δείχνει ότι καταλάβατε τι συζητούν οι συμμετέχοντες.
Καταχωρίστε τις σελίδες σας, εάν γράφετε με στυλό και χαρτί, για να αποφύγετε την ανάμειξη χαρτιού.
Δώστε ερωτήσεις όταν είναι απαραίτητο. Μην φοβάστε να σταματήσετε ή να παραμείνετε στη συνάντηση εάν χρειάζεται να επαληθεύσετε τι είπε κάποιος.
Ζητήστε αμέσως ερωτήσεις μετά τη συνάντηση, ενώ οι πληροφορίες είναι ακόμα φρέσκες στο μυαλό σας, εάν χρειάζεται να διευκρινίσετε ένα θέμα πολύ περίπλοκο για να εμφανιστείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Γράψτε όσο το δυνατόν αντικειμενικά. Σαν βραδύτερος, ο ρόλος σας δεν είναι να δώσετε τη γνώμη σας ή τη συζήτηση λογοκρισίας, αλλά μάλλον να συνοψίσετε αμερόληπτα όσα ειπώθηκαν.
Ελέγξτε τις σημειώσεις σας για ορθογραφία, στίξη και σαφήνεια κατά την αναθεώρησή τους αργότερα. Πληκτρολογήστε ένα καλό αντίγραφο πριν διανείμετε τα λεπτά στα απαραίτητα άτομα.
