Είτε πρόκειται για συνάντηση εργαζομένων είτε για διευθυντές, εργαζόμενους, διευθύνοντες συμβούλους και επενδυτές, κάποιος πρέπει να είναι εκεί για να καταγράψει τη σύσκεψη και να μοιραστεί τις πληροφορίες με άλλους που δεν ήταν εκεί. Και δεδομένου ότι οι μνήμες μπορεί να είναι σύντομες, τα πρακτικά της συνάντησης χρησιμεύουν επίσης ως υπενθύμιση στους παρευρισκόμενους για τα θέματα που συζητούνται, τις αποφάσεις που λαμβάνονται και τις ενέργειες που πρέπει να λάβουν οι άνθρωποι. Επειδή τα πρακτικά χρησιμεύουν ως οδηγός για μελλοντικές επιχειρηματικές συναλλαγές, είναι σημαντικό να οργανωθούν και να συμπεριληφθούν οι σωστές πληροφορίες. Αυτό ξεκινά με αξιόπιστα εργαλεία.
Επιλέξτε τα εργαλεία σας
Όταν πρόκειται για την επιλογή εργαλείων, επιλέξτε αυτά που λειτουργούν καλύτερα για εσάς και θα σας επιτρέψουν να παραμείνετε στην κορυφή του τι συμβαίνει κατά τη συνάντηση και να λάβετε συνεκτικές σημειώσεις. Για μερικούς ανθρώπους, αυτό είναι ένα φορητό υπολογιστή ή ένα tablet υπολογιστή? για άλλους, είναι ένα σημειωματάριο και ένα στυλό. Η κατοχή συσκευής εγγραφής, όπως η συσκευή εγγραφής φωνής ή ένα smartphone με εφαρμογή εγγραφής, μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ελέγξετε αργότερα τη συνεδρίαση. Εάν χρησιμοποιείτε smartphone, tablet ή υπολογιστή, απενεργοποιήστε τους ήχους, τα παιχνίδια ή τις εφαρμογές κοινωνικών μέσων ώστε να μην διαταραχθείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να σημειώσετε ταχύτερα τις σημειώσεις - αλλά θα πρέπει πάντα να έχετε ένα σημειωματάριο και μερικά στυλό ή μολύβια στο χέρι ως αντίγραφο ασφαλείας.
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο
Η ανάπτυξη ενός προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, δεδομένου ότι δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε πολύτιμες στιγμές κατά τη διάρκεια της συνάντησης γράφοντας τα θέματα που συζητήθηκαν. Τα προγράμματα υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένου του Microsoft Office, προσφέρουν πρότυπα επαγγελματικών συναντήσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε - ή μπορείτε να αναπτύξετε το δικό σας κενό έγγραφο χρησιμοποιώντας την ατζέντα που λαμβάνετε πριν από τη συνάντηση. Αυτά τα πρότυπα έχουν συνήθως ενότητες που περιλαμβάνουν "Συμμετέχοντες", "Στοιχεία ενέργειας", "Νέα επιχείρηση" κ.λπ., αλλά συμβουλευτείτε τον εργοδότη σας για να μάθετε εάν απαιτούνται άλλα στοιχεία, όπως τα ονόματα των παρευρισκομένων, τα ονόματα των τους επισκέπτες και την τοποθεσία της συνάντησης. Στο επάνω μέρος κάθε τμήματος, δημιουργήστε ένα μικρό πλαίσιο με τη λέξη "Ώρα" σε αυτό, ώστε να μπορείτε να γράψετε την ώρα που άρχισε η ενότητα. Σε έναν υπολογιστή, αποθηκεύστε το πρότυπο στο Word ή σε άλλη επεξεργάσιμη μορφή, αφήνοντας μερικές κενές θέσεις σε κάθε ενότητα. Εάν δημιουργείτε ένα πρότυπο για εκτύπωση και στη συνέχεια συμπληρώστε με το χέρι, αφήστε αρκετό χώρο σε κάθε τμήμα. Όταν γράφετε σημειώσεις σε μια βιασύνη, συχνά θα γράφετε μεγαλύτερα και θα καταλάβατε περισσότερο χώρο από ό, τι θα κάνατε εάν είχατε περισσότερο χρόνο.
Τι να συμπεριλάβετε και τι να εγκαταλείψετε
Ο σκοπός της λήψης πρακτικών σε μια συνάντηση δεν είναι να καταγραφούν όλα τα πράγματα που συζητούν οι άνθρωποι, αλλά να καταγραφούν τα πράγματα που συνέβησαν, προτείνει το «Κανόνας Τάξης του Ρόμπερτ», ένα σύντομο βιβλίο που περιγράφει τον τρόπο χειρισμού των κοινοβουλευτικών συναντήσεων. Αυτό το βιβλίο χρησιμοποιείται συχνά από μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς και επιχειρήσεις ως οδηγό για τη διεξαγωγή συναντήσεων. Όσον αφορά τις σημειώσεις συνάντησης, μην σπαταλάτε το χρόνο σας γράφοντας κάθε επιχείρημα που έκανε κάποιος για ή κατά συγκεκριμένης επιχειρηματικής δράσης, για παράδειγμα. Όταν κάποιος κάνει μια κίνηση, για παράδειγμα, γράψτε την ακριβή διατύπωση της πρότασης, ποιος το έκανε, και τα τελικά αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Δεν χρειάζεται, ωστόσο, να γράψετε τα σχόλια του καθενός για ή κατά της κίνησης. Όταν κάποιος κάνει μια αναφορά, σημειώστε ποιος έκανε την αναφορά, το όνομα της έκθεσης, μια σύντομη περίληψη της έκθεσης και τα μέτρα που ελήφθησαν. Και δεδομένου ότι παίρνετε "λεπτά", γράψτε επίσης την ώρα που λήφθηκε η απόφαση, καθώς και η ώρα που οι άνθρωποι άρχισαν να συζητούν το θέμα.
Ανάπτυξη στενογραφίας
Παρόλο που δεν καταγράφετε κάθε πράγμα που συνέβη, μερικές φορές η ενέργεια στη συνάντηση μπορεί να φτάσει ταχύτερα από ό, τι μπορεί να συμβαδίσει. Όταν συμβαίνει αυτό, χρησιμοποιήστε τη δική σας σύντομη γραφή. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομογραφίες κοινών επιχειρηματικών λέξεων, όπως "mgmt" για διαχείριση ή "prod" για προϊόν ή παραγωγικότητα. Χρησιμοποιήστε αρχικά για άτομα που συμμετέχουν στη συνάντηση, όπως "JS" για τον John Smith. Τα σύμβολα όπως ένα ερωτηματικό μπορεί επίσης να είναι συντομογραφία για "ερώτηση". Για παράδειγμα, μπορεί να γράψετε "JS;" για να δείξει ότι ο John Smith έθεσε μια ερώτηση. Αναπτύξτε τη δική σας στενογραφία και, στη συνέχεια, μεταφράστε την σε όρους που μπορεί να καταλάβει ο καθένας πριν δημοσιεύσετε τις σημειώσεις της συνάντησης.
