Οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις βασίζονται σε δωρεές σε είδος καθώς και σε μετρητά. Ενεργοποιήστε τους πιθανούς δωρητές σε μια επιστολή που είναι επαγγελματική αλλά κάνει μια προσωπική σύνδεση με τον παραλήπτη. Τονίστε την καλή δουλειά του οργανισμού και πώς θα χρησιμοποιήσει τις ζητούμενες προμήθειες. Πείτε στον δωρητή πώς να κάνετε μια συμβολή.
Κάντε μια σύνδεση
Εξηγήστε γιατί ο οργανισμός σας είναι σημαντικός για τον πιθανό δωρητή. Ένα σχολείο που χρειάζεται προμήθειες για εξωσχολικά ή βασικά ακαδημαϊκά προγράμματα θα πρέπει να αναζητήσει δωρεές από γονείς και φίλους του σχολείου. Στην επιστολή, τονίστε αυτό το σύνδεσμο. Υπενθυμίστε στους γονείς ότι όσοι στο σχολείο έχουν δεσμευτεί να παρέχουν τις καλύτερες δυνατές εκπαιδευτικές ευκαιρίες για τα παιδιά τους. Εάν ζητάτε τοπικές επιχειρήσεις, υπενθυμίζουμε ότι το σχολείο είναι μέρος της ίδιας κοινότητας και η δωρεά προμηθειών μπορεί να αποδείξει ότι η επιχείρηση έχει δεσμευτεί στους πελάτες της και τις οικογένειές τους.
Προωθήστε το έργο
Δηλώστε την εντολή του οργανισμού και περιγράψτε τα αποτελέσματά του. Ένα τοπικό καταφύγιο ζώων θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια παράγραφο που περιγράφει τα προγράμματα ιατρικής περίθαλψης, στέγασης και υιοθεσίας που παρέχει. Οι δυνητικοί δωρητές που είναι εξοικειωμένοι με τον οργανισμό θα επωφεληθούν από την υπενθύμιση του γιατί η συγκεκριμένη φιλανθρωπία αξίζει να δωρίσει προμήθειες. Συμπεριλάβετε στατιστικά στοιχεία, όπως ο αριθμός των μαθητών που συμμετέχουν σε συγκεκριμένα προγράμματα ή ο αριθμός των σκύλων που φροντίζονται σε ετήσια βάση. Οι αριθμοί δίνουν στον πιθανό δωρητή μια ιδέα για την κλίμακα και την επιτυχία ενός οργανισμού και παρέχουν ένα μεγαλύτερο κίνητρο για να δώσουν προμήθειες για να βοηθήσουν στην υπόθεση.
Αναφέρετε το Αίτημα
Οι προμήθειες είναι απτά στοιχεία που πρέπει να πληρούν συγκεκριμένο σκοπό. Όταν ζητάει προμήθειες, βοηθά τον δότη να γνωρίζει ακριβώς τι χρειάζεται ο οργανισμός και πώς θα χρησιμοποιηθεί. Ένα σχολείο θα μπορούσε να καθορίσει ότι χρειάζεται ζωγραφισμένα πινέλα για ένα πρόγραμμα τέχνης, μαστίγια για την προστασία των φοιτητικών ενδυμάτων ή χρωματιστά μολύβια. Μια σωτηρία ζώων θα μπορούσε να ζητήσει ειδικά για ορισμένες μάρκες τροφίμων, πετσετών, κρεβατιών, λουριών και περιλαίμιων. Δηλώστε εάν αποδέχεστε τα χρησιμοποιημένα αντικείμενα ή θέλετε τους δωρητές να δώσουν νέες προμήθειες. Συνδέστε τον κατάλογο με την αποστολή του οργανισμού δηλώνοντας, για παράδειγμα, ότι το πρόγραμμα τέχνης βοηθά τα παιδιά που χρειάζονται φροντίδα για τα παιδιά και ότι τα κρεβάτια για κατοικίδια επιτρέπουν μια πιο άνετη εμπειρία καταφυγίων για άστεγα κατοικίδια ζώα.
Εάν η λίστα σας επικεντρώνεται σε μερικά στοιχεία, συμπεριλάβετε την ως λίστα με κουκκίδες στο σώμα της επιστολής. Εάν η λίστα είναι μεγαλύτερη, συμπεριλάβετε την ως συνημμένο. Εάν συμπεριλάβετε ένα συνημμένο, απευθυνθείτε στους παραλήπτες στο συνημμένο με μια φράση όπως "παρακαλούμε ανατρέξτε στη λίστα των πιο απαραίτητων στοιχείων στη συνημμένη λίστα".
Δηλώστε τη διαδικασία δωρεάς
Αφήστε τον παραλήπτη να γνωρίζει πώς να εκπληρώσει το αίτημά σας για προμήθειες. Η επιστολή θα πρέπει να αναφέρει σαφώς πώς να κάνει μια δωρεά, εάν ο οργανισμός παρέχει μια υπηρεσία παραλαβής, τον τρόπο με τον οποίο ο δότης μπορεί να προγραμματίσει την παραλαβή και τις καθορισμένες ημερομηνίες και ώρες. Εάν υπάρχει χώρος αποβίβασης για προμήθειες, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση, τις οδηγίες και τις ώρες που οι χορηγοί μπορούν να αφήσουν προμήθειες.
Ενημερώστε τον αποδέκτη της επιστολής πότε και πώς εκδίδετε αποδείξεις δωρεάς, εάν ισχύει. Οι οργανισμοί που παρέχουν αποδείξεις πρέπει να περιλαμβάνουν έναν αριθμό φορολογικού μητρώου.
