Η προετοιμασία μιας έκθεσης για τους ανθρώπινους πόρους απαιτεί γνώση όλων των κλάδων στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού, καθώς και κατανόηση των αναγκών, των επιτευγμάτων και της επιχειρηματικής στρατηγικής του χώρου εργασίας. Οι εκθέσεις ανθρωπίνων πόρων μπορούν να εξυπηρετήσουν τον ίδιο σκοπό με τον έλεγχο των ανθρώπινων πόρων. Σε έναν έλεγχο ανθρώπινου δυναμικού, τα αρχεία της απασχόλησης, οι προβολές, οι τάσεις και η διαχείριση αποτελούν σημαντικά τμήματα για τον προσδιορισμό της απόδοσης της επένδυσης στις δραστηριότητες του τμήματος ανθρωπίνων πόρων.
Συζητήστε με τον διευθυντή του ανθρώπινου δυναμικού σας ή με τον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας το σκοπό μιας έκθεσης HR. Προσδιορίστε εάν η αναφορά πρέπει να απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο τομέα, κάποια ή όλα τα τμήματα ανθρωπίνων πόρων λειτουργούν. Ρωτήστε ποιος θα λάβει την αναφορά, επειδή αυτό μπορεί να καθορίσει τον τύπο των εμπιστευτικών πληροφοριών που πρέπει να αποκαλυφθούν.
Ζητήστε τα δεδομένα απογραφής εργαζομένων από το προσωπικό του προσωπικού σας πληροφοριακών συστημάτων ή το διαχειριστή πληροφορικής. Με βάση τις πληροφορίες που καλύπτει η έκθεση HR σας, ίσως χρειαστεί να ταξινομηθούν τα δεδομένα ανάλογα με τις διάφορες μεταβλητές, όπως η θητεία και η απόδοση, το τμήμα ή η διαίρεση και ο μισθός. Αν καταρτίζετε μια έκθεση για να εξετάσετε την πολιτική απασχόλησης για την ισότητα ευκαιριών, θα χρειαστεί πρόσθετη διαλογή με βάση τη φυλή, το φύλο, την ηλικία, την κατάσταση βετεράνου και την αναπηρία.
Ελέγξτε τα στοιχεία των εργαζομένων για ακρίβεια και πληρότητα. Κάντε διορθώσεις και, εάν χρειάζεται, ζητήστε μια διορθωμένη έκδοση της έκθεσης απογραφής εργαζομένων. Πληροφορίες όπως η θέση των υπαλλήλων, η θητεία, η φυλή, το φύλο, οι αρμοδιότητες των τμημάτων, η παρουσία και η απόδοση πρέπει να είναι ακριβείς ώστε να παράγουν μια περιεκτική έκθεση.
Συγκεντρώστε αντίγραφα των εντύπων απασχόλησης. Μια ολοκληρωμένη έκθεση ανθρώπινου δυναμικού αντιμετωπίζει τις πολιτικές και τις διαδικασίες, ως εκ τούτου, τα έντυπα αναθεώρησης που χρησιμοποιούνται για κάθε είδους δράση απασχόλησης. Συγκεντρώστε εφαρμογές, φόρμες αξιολόγησης προσλήψεων, έγγραφα αξιολόγησης απόδοσης, πειθαρχικές εκθέσεις και αναφορές παραπόνων, εμπιστευτικές φόρμες πληροφοριών εργαζομένων και ένα αντίγραφο του εγχειριδίου για τους υπαλλήλους σας.
Συνθέστε μια περίληψη των περιοχών εστίασης. Οι προτεινόμενοι τομείς περιλαμβάνουν: τη νομοθεσία που επηρεάζει τις αλλαγές στις παροχές των εργαζομένων. τις τάσεις απασχόλησης που αφορούν το εργατικό δυναμικό πολλών γενεών · κατάρτιση και ανάπτυξη για τον σχεδιασμό διαδοχής · ευκαιρίες προώθησης και επαγγελματικής εξέλιξης που έχουν αποδειχθεί αποτελεσματικές στο χώρο εργασίας σας. και ανάλυση του κύκλου εργασιών της εταιρείας σε σχέση με άλλες βιομηχανίες και επιχειρήσεις.
Διεξάγετε έρευνα σχετικά με τους τομείς που σκοπεύετε να αναλύσετε. Διαβάστε άρθρα, στατιστικά στοιχεία, περιοδικά δεδομένων και εμπορίου για πληροφορίες σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές ανθρώπινου δυναμικού για κάθε τομέα εστίασης. Προετοιμάστε ένα αρχείο για κάθε θέμα και τοποθετήστε την έρευνα και τις σχετικές πληροφορίες σχετικά με τον χώρο εργασίας σας σε κάθε αρχείο. Η οργάνωση της έρευνας και των δεδομένων σας με αυτό τον τρόπο διευκολύνει την εστίαση σε ένα θέμα τη φορά.
Κατασκευάστε μια γραπτή ανάλυση για κάθε περιοχή εστίασης - μία περιοχή τη φορά. Ιδανικά, η ανάλυσή σας θα περιέχει μια επεξήγηση των δεδομένων στο χώρο εργασίας, μια σύγκριση των δεδομένων με τις πρακτικές του παρελθόντος και τις τρέχουσες τάσεις απασχόλησης και μια σύσταση βελτίωσης σε κάθε τομέα ανθρώπινων πόρων και λειτουργιών απασχόλησης.
Σχεδιάστε μια εισαγωγή στην έκθεση HR σας. Εξηγήστε τον σκοπό της έκθεσης, στον οποίο διανέμεται η έκθεση και τα επιθυμητά αποτελέσματα. Σύνταξη του σχεδίου σας με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες, αλλά κρατήστε ολόκληρη την εισαγωγή σε περίπου τρεις σελίδες. Μια καλά κατασκευασμένη εκτελεστική περίληψη γενικά προετοιμάζεται μετά την ολοκλήρωση της έκθεσης, όπως και η συνοπτική παρουσίαση ενός επιχειρηματικού σχεδίου. Ο αναγνώστης πρέπει να μπορεί να διαβάσει την εισαγωγή σας και να κατανοήσει το θέμα κάθε τμήματος της έκθεσης.
