Πώς να γράψετε διαδικασίες και πολιτικές

Το κλειδί για τη συγγραφή ισχυρών διαδικασιών και πολιτικών είναι να καταστήσετε τα έγγραφα άκαμπτα για να τεκμηριώσετε τους κανόνες της οργάνωσης, αλλά αρκετά ευέλικτα ώστε να μπορείτε να τα ακολουθείτε εύκολα, κυρίως χωρίς απόκλιση, καθώς πρέπει να τεκμηριώνετε κάθε μικρή παραβίαση της σχεδιασμένης πορείας σας. Μπορεί να ακούτε διαδικασίες και πολιτικές που αναφέρονται ως SOPs ή Standard Procedures, σε πολλές οργανώσεις. Αυτά τα έγγραφα αποτελούν τη ραχοκοκαλιά ενός οργανισμού, οπότε η γραφή τους θα βοηθήσει να διατηρηθεί η επιχείρηση σε πορεία και να διασφαλιστεί ότι οι τυποποιημένες διαδικασίες διεξάγονται με τον ίδιο τρόπο από όλο το προσωπικό. Εάν εργάζεστε σε μια ρυθμιζόμενη βιομηχανία, όπως εταιρείες φαρμακευτικής ή βιοτεχνολογίας, οι ισχυρές SOPs είναι απολύτως κρίσιμες για την επιτυχία της επιχείρησής σας, καθώς η Υπηρεσία Τροφίμων και Φαρμάκων εξετάζει αυτά τα έγγραφα πρώτα σε κάθε έλεγχο.

Σχεδιάστε μια περίληψη των διαδικασιών και των πολιτικών που χρειάζεται ο οργανισμός σας. Η δημιουργία ενός σύντομου περιγράμματος των διαδικασιών και των πολιτικών θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τη γραφή σας. Η ομαδοποίηση της πολιτικής και των διαδικασιών ανά τμήμα μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας. Οργανώστε το περίγραμμα με τα πιο σημαντικά έγγραφα στην αρχή, ώστε να δώσετε προτεραιότητα στη σύνταξη των SOP. Μετά από όλα, πρέπει να ξεκινήσετε κάπου και να αρχίσετε με τα πιο σημαντικά μέσα που θα γίνουν τουλάχιστον αυτά. Ίσως χρειαστεί να επανεξετάσετε αυτά τα πρώτα έγγραφα μετά την υποστήριξη των SOPS. Είναι επιτακτική ανάγκη οι SOPS να μην έρχονται σε σύγκρουση μεταξύ τους.

Διαχωρίστε τις μεμονωμένες διαδικασίες και πολιτικές κάτω στα ξεχωριστά καθήκοντα που εμπλέκονται στην ολοκλήρωση κάθε εγγράφου. Στο περίγραμμα σας, προσθέστε υπο-εργασίες για κάθε έγγραφο, έτσι ώστε τα βήματα να είναι ξεκάθαρα, λογικά και σωστά. Με αυτόν τον τρόπο, τα έγγραφα σχεδόν γράφονται. Βεβαιωθείτε όμως ότι έχετε προσθέσει μόνο τα ευρύτερα βήματα. Αν γράφετε το SOPS σας πολύ λεπτομερώς, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να υπάρχουν αποκλίσεις. Δεν είναι καλό.

Συνέντευξη του προσωπικού που εκτελεί τα καθήκοντα. Μην παραβλέπετε τις πολύτιμες εισροές από τους υπαλλήλους που κάνουν αυτή τη στιγμή τις εργασίες. Οι SOP πρέπει να τεκμηριώνουν τον τρόπο με τον οποίο γίνονται τα πράγματα και αυτοί είναι οι άνθρωποι που γνωρίζουν. Έτσι, ζητήστε από τους εργαζόμενους και όχι από τους διαχειριστές να κάνουν κάποια συγγραφή σχεδίων εγγράφων. Μπορούν πάντα να ενισχυθούν από έναν τεχνικό συγγραφέα.

Συμπληρώστε το περίγραμμα σας με πιο λεπτομερείς διαδικασίες για να ακολουθήσετε το προσωπικό σας. Είναι η καλύτερη πρακτική να το κρατάτε απλό όταν γράφετε πολιτικές και διαδικασίες. Είναι επίσης ευρέως αποδεκτή η πρακτική να γράφετε στο πέμπτο επίπεδο αμερικανικού επιπέδου - αυτό σημαίνει ότι ένας πέμπτος γκρέιντερ θα πρέπει να μπορεί να διαβάζει και να κατανοεί κάθε λέξη.

Αποφασίστε ποιος θα υπογράψει τις διαδικασίες και τις πολιτικές. Η έξοδος πρέπει να περιέχει ορισμένα ονόματα υψηλού επιπέδου έτσι ώστε οι προϊστάμενοι να γνωρίζουν πώς γίνονται τα πράγματα. Ορισμένοι οργανισμοί εκτελούν κάθε πολιτική και διαδικασία μέσω του τμήματος ανθρωπίνων πόρων ή του νομικού τους τμήματος για να εξασφαλίσουν ότι δεν υφίστανται παραβιάσεις νόμων.

Καλέστε μια συνάντηση αναθεώρησης για να συγκεντρώσετε όλους τους υπογράφοντες σε ένα δωμάτιο για να συζητήσετε την πολιτική. Εάν είναι δυνατόν, η συγκέντρωση όλων των μερών σε ένα δωμάτιο για να συζητήσετε μια συγκεκριμένη πολιτική θα μεταφέρει το έγγραφο μπροστά με πολύ ταχύτερο ρυθμό από το να το περάσει και να ζητήσει σχόλια. Αν θέλετε πραγματικά να επιταχύνετε τα πράγματα, ορίστε έναν στόχο να υπογράψετε το SOP στο τέλος της συνάντησης.

Υπογράψτε, ημερομηνία, έλεγχος έκδοσης και κυκλοφορήστε τις οριστικές διαδικασίες και πολιτικές. Σκεφθείτε να δώσετε σε κάθε υπάλληλο ένα εγχειρίδιο για τους εργαζομένους, το οποίο μπορεί να ενημερωθεί με τα αναθεωρημένα έγγραφα, όπως απαιτείται. Στην πραγματικότητα, δημιουργήστε μια πολιτική και διαδικασία για το χειρισμό των φορητών υπολογιστών, συμπεριλαμβανομένου του περιοδικού ελέγχου των εγχειριδίων των εργαζομένων, ώστε να διασφαλιστεί ότι όλο το προσωπικό θα είναι ενημερωμένο.

Ελέγξτε τα υπάρχοντα εγκεκριμένα SOPs με χρονοδιάγραμμα. Κάθε SOP θα πρέπει να αναθεωρείται είτε ετησίως είτε, τουλάχιστον, δύο φορές ετησίως για να βεβαιωθεί ότι οι πρακτικές και οι πολιτικές δεν έχουν αλλάξει. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει νέες υπογραφές και ημερομηνίες έτσι ώστε, αν ελέγχονται, υπάρχει ένα σαφές ίχνος χαρτιού των πίσω εκδόσεων.