Πώς να κάνετε Μισθοδοσία Μικρών Επιχειρήσεων

Η μισθοδοσία των μικρών επιχειρήσεων είναι μια περιοχή που υπόκειται σε υψηλό έλεγχο και περιλαμβάνει όλα, από την προσωπική πληροφόρηση των εργαζομένων μέχρι τις νομικές απαιτήσεις της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Αυτός είναι ένας τομέας δραστηριότητας που, αν δεν γίνει σωστά, μπορεί να αποκομίσει σκληρές συνέπειες. Εφαρμόζοντας το καλύτερο λογισμικό λογιστικής μισθοδοσίας για τον τύπο της επιχείρησής σας, έχοντας μια καθορισμένη ακολουθία επεξεργασίας μισθοδοσίας και κατανοώντας τους κανόνες και τους κανονισμούς που ισχύουν για τον φόρο μισθωτών υπηρεσιών, όλοι συνδυάζονται για να εξασφαλίσουν την επιτυχία του χειρισμού αυτού του τομέα σωστά, αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Η επικαιρότητα και η τήρηση των λεπτομερειών είναι επιτακτική.

Στοιχεία που θα χρειαστείτε

Μορφές μισθοδοσίας και δημοσιεύσεις
Λογιστικό σύστημα μισθοδοσίας
Τραπεζικός λογαριασμός μισθοδοσίας
Έλεγχοι λογιστικής μισθοδοσίας

Καθορίστε την περίοδο αμοιβής. Η επεξεργασία της μισθοδοσίας σας γίνεται καθημερινά, εβδομαδιαία, εβδομαδιαία ή μηνιαία; Αναπτύξτε ένα μηνιαίο πρόγραμμα και ακολουθήστε το. Διανείμετε ένα ημερολόγιο τόσο με την ημερομηνία λήξης της περιόδου πληρωμής (ημερομηνία κατά την οποία οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν κάρτες χρόνου) όσο και την ημερομηνία πληρωμής που ορίζεται σε αυτό.

Ανάπτυξη εσωτερικών εντύπων μισθοδοσίας, όπως αιτήσεις άδειας ασθενείας, αιτήσεις διακοπών και αιτήσεις άδειας. Παραγγείλετε έντυπα και δημοσιεύσεις της IRS. Οι βασικές φόρμες που σχετίζονται με μισθοδοσία με εντολή του IRS περιλαμβάνουν την Εγκύκλιο Ε, μια έκδοση που περιέχει όλα όσα χρειάζεται ο ιδιοκτήτης της μικρής επιχείρησης σχετικά με την μισθοδοσία και τους φόρους, το W-9 για τα ποσά παρακράτησης εργαζομένων, 941 (τριμηνιαία φορολογική δήλωση) και 940 ετήσια φορολογική δήλωση).

Αγορά λογισμικού λογιστικής μισθοδοσίας ειδικά για τον τύπο της επιχείρησής σας? για παράδειγμα: υπηρεσίες προσανατολισμένες, κατασκευής, λιανικής, φιλοξενίας ή ιατρικής. Κάθε πρόγραμμα θα έχει προσανατολισμούς προσανατολισμένους προς την περιοχή της ειδικότητάς σας, σε μια προσπάθεια να λειτουργήσει η διαδικασία μισθοδοσίας όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα.

Άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού μισθοδοσίας. Η κατοχή ενός τραπεζικού λογαριασμού ειδικά για μισθοδοσία θα βοηθήσει στην τήρηση αρχείων διαχωρίζοντας τις οικονομικές δραστηριότητες της επιχείρησης από μισθοδοσία. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο των φόρων μισθωτών υπηρεσιών. Επίσης, δημιουργήστε ηλεκτρονική αρχειοθέτηση για φόρους μισθοδοσίας τώρα.

Παραγγείλετε επιταγές μισθοδοσίας με το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησής σας σε αυτές, μόλις ανοίξετε τον τραπεζικό λογαριασμό μισθοδοσίας σας. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω του χρηματοπιστωτικού σας ιδρύματος ή μιας εξωτερικής πηγής. Βεβαιωθείτε ότι οι έλεγχοι συμμορφώνονται με το λογιστικό πρόγραμμα λογισμικού.

Δώστε σε κάθε νέα μίσθωση W-9, καθορίστε το ποσοστό αμοιβής τους και ενημερώστε τους για το πώς να υποβάλουν τις ώρες τους σε μισθοδοσία. Είναι μέσω κάρτας χρόνου ή φύλλου χρόνου; Τονίστε τη σημασία της υποβολής των πληροφοριών στο χρονοδιάγραμμα στο προσωπικό μισθοδοσίας.

Εισαγωγή δεδομένων εργαζομένων. Μόλις λάβετε όλες τις υποβολές μισθοδοσίας των εργαζομένων, ξεκινήστε να εισάγετε τις ώρες, την αναρρωτική άδεια, την αμειβόμενη και μη αμειβόμενη άδεια, τις κρατήσεις όπως την υποστήριξη των παιδιών και τις αποζημιώσεις στο λογισμικό λογιστικής μισθοδοσίας. Θα υπάρχει μια αναφορά μισθοδοσίας που θα συνοψίζει τις πληροφορίες. Ελέγξτε τα στοιχεία αυτά για να βεβαιωθείτε για την ορθότητα των δεδομένων που καταχωρίσατε.

Καθορίστε τους φόρους μισθοδοσίας. Μόλις εισαχθούν όλα τα στοιχεία μισθοδοσίας των εργαζομένων σας, υπολογίζονται οι φόροι μισθοδοσίας. Το λογιστικό λογισμικό μισθοδοσίας σας θα υπολογίσει αυτό το ποσό, συμπεριλαμβανομένου του μεριδίου συμμετοχής του εργοδότη για το FICA. Επαληθεύστε αυτούς τους αριθμούς διαβάζοντας την Εγκύκλιο σας Ε και υπολογίζοντας το ποσό με το χέρι.

Εκτυπώστε και διανείμετε τους ελέγχους μισθοδοσίας. Η εκτύπωση των επιταγών μισθοδοσίας περιλαμβάνει επίσης το βήμα της απόσπασης συναλλαγών στους λογαριασμούς μισθοδοσίας. Επαληθεύστε ότι οι πληροφορίες δημοσιεύθηκαν σωστά. Εκτυπώστε τους ελέγχους όταν είναι έτοιμοι.

Υποβολή φόρων μισθοδοσίας. Προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν κυρώσεις και ενδεχόμενα ενδιαφέροντα, συνιστάται να υποβάλλονται ηλεκτρονικά φόροι μισθοδοσίας στο IRS μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας μισθοδοσίας. Ελέγξτε με το κράτος και τις τοπικές κυβερνήσεις για τις απαιτήσεις υποβολής τους.

Συμβουλές

Εάν πιστεύετε ότι η επιχείρησή σας είναι πολύ μικρή για να δικαιολογηθεί ένας χωριστός λογαριασμός μισθοδοσίας που περιλαμβάνει ξεχωριστούς ελέγχους μισθοδοσίας, χρησιμοποιήστε τους ελέγχους της εταιρείας για σκοπούς μισθοδοσίας. Γράψτε τα ποσά παρακράτησης κάπου στον έλεγχο, ενδεχομένως στο στέλεχος ελέγχου.