Γνωρίζοντας πότε να γράψει μια επίσημη επιστολή επιχειρήσεων σε σχέση με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης μπορεί να έρθει εύκολα σε άτομα που είναι άνετα μεταφέροντας μηνύματα σε διάφορες μορφές? Ωστόσο, υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή του μέσου. Παράγοντες όπως η σκοπιμότητα, η διατύπωση, η εμπιστευτικότητα και ακόμη και η κατάταξη ή το καθεστώς του παραλήπτη πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όταν αποφασίζετε να γράψετε.
Πρωτογενής διαφορά
Το πρώτο πράγμα που διακρίνει μια επιχειρησιακή επιστολή από ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι μια επιστολή θεωρείται γενικά ως έντυπη μορφή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησης είναι ένα μαλακό αντίγραφο - ένα ηλεκτρονικό μήνυμα. Αφού συντάξετε μια επιχειρησιακή επιστολή, εκτυπώστε, σφραγίστε το σε ένα φάκελο, τοποθετήστε τα ταχυδρομικά τέλη και χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία όπως η ταχυδρομική υπηρεσία των Η.Π.Α. ή μια εταιρεία διανομής μιας ημέρας για να στείλετε την επιστολή στον παραλήπτη. Ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, από την άλλη πλευρά, συντίθεται επίσης συνήθως με υπολογιστή ή με ηλεκτρονικά μέσα, αλλά αποστέλλεται ηλεκτρονικά στον παραλήπτη σε λίγα μόνο δευτερόλεπτα.
Χρόνος παράδοσης
Το συντομότερο μια επιστολή επιχειρήσεων θα φθάσει γενικά είναι η ημέρα μετά την αποστολή μέσω ταχυδρομείου σαλιγκάρι ή μια υπηρεσία παράδοσης όπως FedEx. Εάν χρειάζεστε την επιστολή για να φτάσετε νωρίτερα, μπορείτε να νοικιάσετε ένα courier για την ίδια ημέρα παράδοσης. Θα χρεωθείτε με το κόστος είτε με μια ταχυδρομική σφραγίδα είτε με ένα τέλος παράδοσης. Εάν θέλετε να έρθετε αμέσως ένα επείγον μήνυμα, η καλύτερη επιλογή σας είναι να στείλετε ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα τείχος προστασίας είναι μόνο ένα μικρό εμπόδιο που μπορεί να καθυστερήσει την παράδοση, αλλά ακόμα και τότε, η καθυστέρηση είναι πρακτικά ασήμαντη.
Το περιεχόμενο της επικοινωνίας των επιχειρήσεων
Εάν γράφετε μια επίσημη επικοινωνία, είναι πιθανό ότι θέλετε να μεταφέρετε το μήνυμά σας σε μια επιχειρηματική επιστολή. Για παράδειγμα, εάν γράφετε για συμβατικό ζήτημα, είναι συνετό να έχετε ένα αντίγραφο της αλληλογραφίας σας. Το μειονέκτημα για αυτό είναι ότι κομμάτια χαρτιού μπορεί να χαθούν και ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης μπορεί να παραμείνει σε έναν ηλεκτρονικό φάκελο για πάντα. Ένα επιχειρησιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μεταφέρει το ίδιο μήνυμα, αλλά αν πρόκειται για σοβαρό θέμα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επιχειρήσεις συχνά θεωρείται λιγότερο τυπικό από μια επιχειρησιακή επιστολή. Εάν η επικοινωνία σας απαιτεί υπογραφή μελάνης, προφανώς δεν μπορείτε να υπογράψετε επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μελάνι. Ωστόσο, μπορείτε να τοποθετήσετε μια ηλεκτρονική ή ψηφιακή υπογραφή σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Επιστολή έναντι μορφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Σύμφωνα με το Κέντρο γραφής του Πανεπιστημίου του Βόρειου Μίτσιγκαν, το συνηθισμένο μορφότυπο για επιχειρηματικές επιστολές είναι το στυλ μπλοκ. Κάθε τμήμα της επιστολής είναι ξεκάθαρο με το αριστερό περιθώριο στο παραδοσιακό στυλ μπλοκ. Ένα τροποποιημένο μπλοκ τοποθετεί το χαιρετισμό κλεισίματος και την υπογραφή στο κάτω μεσαίο τμήμα του γράμματος. η μορφή ημι-μπλοκ σημαίνει ότι οι παράγραφοι είναι χαραγμένες. Αν γράφετε ένα επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι εύκολο να επαναλάβετε την παραδοσιακή μορφή μπλοκ πληκτρολογώντας το χαιρετισμό, το σώμα σας και το χαιρετισμό κλεισίματος με το αριστερό περιθώριο, διότι αν κάνετε καρτέλα για τις παραγράφους των παραγράφων και τα χαιρετισμούς κλεισίματος, η μορφή μπορεί να φαίνεται περίεργη, ανάλογα σχετικά με το μέγεθος της οθόνης ή της οθόνης από την οποία ο παραλήπτης διαβάζει την επικοινωνία.
Διατήρηση της εμπιστευτικότητας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υδατογράφημα σε ένα αντίγραφο σε έντυπη μορφή για να υποδείξετε "Εμπιστευτικό" ή μπορείτε να επισημάνετε το επιχειρηματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εμπιστευτικός κάνοντας κλικ σε μία από τις επιλογές που παρέχει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ούτε μια επιχειρησιακή επιστολή ούτε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο επιχείρησης μπορούν να εγγυηθούν την απόλυτη εμπιστευτικότητα, επειδή ο παραλήπτης μπορεί να φωτοτυπήσει την επιστολή ή απλά να διαβιβάσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που δεν είχε γνώση της αρχικής επικοινωνίας. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να βασίζεστε στην ακεραιότητα του παραλήπτη για να διατηρήσετε την εμπιστευτικότητα της αλληλογραφίας σας.
Η κατάσταση μπορεί να κάνει τη διαφορά
Ένας προϊστάμενος που γράφει σε μια άμεση αναφορά είναι πιθανό να χρησιμοποιήσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την επικοινωνία ενός άτυπου μηνύματος, όπως ειδοποίηση ότι θα βγει από το γραφείο. Δεν χρειάζεται να παράσχει στο προσωπικό της μια επίσημη επιστολή για μια τέτοια συνηθισμένη αλληλογραφία. Από την άλλη πλευρά, εάν κοινοποιεί μια οδηγία πολιτικής ή εκδίδει μια επιφύλαξη ή πειθαρχική ενέργεια, ένα έντυπο μπορεί να είναι η προτιμώμενη μορφή και αυτό συμβαίνει εάν η εταιρεία διατηρεί χαρτί. Στην περίπτωση των γραφείων χωρίς χαρτί, ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επιχειρήσεις είναι η απαιτούμενη μορφή επικοινωνίας, ανεξάρτητα από το αντικείμενο. Σε μια άλλη περίπτωση, εάν μια άμεση αναφορά γράφει στον προϊστάμενό της να υποβάλει την παραίτησή της, μια επιχειρησιακή επιστολή που ανοίγεται με το χέρι ανοίγει την πόρτα για μια σύντομη συζήτηση (εάν το επιθυμεί) για τους λόγους για τους οποίους παραιτείται, επειδή το γράμμα δεν μπορεί να περιέχει τέτοιες λεπτομέρειες.
