Μια βοήθεια εργασίας είναι ένα γραπτό εργαλείο για την καθοδήγηση της απόδοσης της εργασίας σε πραγματικό χρόνο (όταν χρειάζεται). Ορισμένα βοηθήματα εργασίας είναι γραμμένα για πρόσθετη υποστήριξη σε υποδειγματικές επιδόσεις από τους υπαλλήλους. Για παράδειγμα, εάν μια συγκεκριμένη λειτουργία είναι μέρος μιας περιγραφής της εργασίας, αλλά δεν εκτελείται σε καθημερινή βάση, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε βοήθεια εργασίας που παρέχει πληροφορίες για το πώς να κάνετε την εργασία με απόλυτη επιτυχία. Τα βοηθήματα εργασίας περιέχουν πληροφορίες όπως λίστες ελέγχου, δείγματα συμπληρωμένων εντύπων και οδηγίες για οδηγίες. Αυτές οι πληροφορίες είναι στην πραγματικότητα μια ανανέωση και μπορούν επίσης να θεωρηθούν ως βιβλίο μαγειρικής (οδηγίες βήμα προς βήμα), είδος εργαλείου εργασίας.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Γραπτή περιγραφή εργασιών και πρότυπα εργασίας
-
Δείγμα εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και γραπτές οδηγίες
-
Πακέτο λογισμικού υπολογιστή όπως το Office 2007 Word ή ένα μεγάλο εγχειρίδιο αναφοράς τριών οπών
Ελέγξτε την περιγραφή εργασίας και τα πρότυπα. Μπορείτε να επιλέξετε αυτές τις ιδιαίτερες ευθύνες εργασίας που γίνονται λιγότερο συχνά. Για παράδειγμα, οι αξιολογήσεις των επιδόσεων μπορούν να διεξάγονται μία φορά το χρόνο. Ως εκ τούτου, δεδομένου ότι αυτό δεν γίνεται πολύ συχνά, μπορεί να χρειαστεί μια ανανέωση όταν έρθει η ώρα για την προετοιμασία των αξιολογήσεων. Μια βοήθεια για δουλειά που παρέχει λεπτομερείς οδηγίες για τον τρόπο ολοκλήρωσης της αξιολόγησης με ολοκληρωμένες φόρμες δειγματοληψίας και οδηγίες βήμα προς βήμα θα μπορούσε να είναι πολύ χρήσιμη (βλ. Πώς να γράψετε μια βοήθεια εργασίας).
Χρησιμοποιήστε πολλά παραδείγματα, όπως προετοιμασμένα δείγματα εγγράφων, υπολογιστικά φύλλα και λίστες ελέγχου. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος πρέπει να δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας του υπολογιστή κάθε τρίμηνο, ενδέχεται να υπάρχει μια λίστα ελέγχου βήμα προς βήμα με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την επιτυχή δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας. Ο κατάλογος ελέγχου πρέπει να είναι πολύ σαφής για να αποφευχθεί οποιαδήποτε σύγχυση.
Σχεδιάστε την ανάπτυξη της βοήθειας για την απασχόληση για να επιτύχετε τη βέλτιστη χρήση και απόδοση. Μπορεί να είναι σημαντικό να συμπεριληφθούν οι εμπειρογνώμονες του θέματος (πρόσωπα που είναι κορυφαία καλλιτέχνες με εξαιρετικές δεξιότητες και εμπειρία) για να καθορίσουν ποια βοηθήματα απασχόλησης χρειάζονται περισσότερο. Επίσης, καθορίστε ποια μορφή θα λάβει η βοήθεια εργασίας (λίστα ελέγχου, οδηγίες βήμα προς βήμα, παραδείγματα υπολογιστικών φύλλων και εγγράφων). Άλλες αποφάσεις είναι η μορφή (χαρτί ή λογισμικό) και ο οποίος θα διαχειρίζεται το σχέδιο για την παροχή εργασίας (βλέπε Εργαλεία Υποστήριξης Απόδοσης)
Πραγματοποιήστε ένα πιλοτικό πρόγραμμα (ξεκινήστε το πρόγραμμα σε μια επιλεγμένη ομάδα για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα) για να βεβαιωθείτε ότι η βοήθεια εργασίας είναι γραμμένη σε σαφή, γρήγορη και εύχρηστη γλώσσα. Επανεξέταση της βοήθειας για την απασχόληση στο τέλος του χρόνου που έχει διατεθεί για να γίνουν οιεσδήποτε αλλαγές και βελτιώσεις πριν από μια μεγάλη "go-live" (roll out της βοήθειας εργασίας σε όλους τους κατάλληλους υπαλλήλους). Η εξάλειψη όλων των σφαλμάτων και των σφαλμάτων στην βοήθεια εργασίας πριν από την απελευθέρωση μπορεί να εξασφαλίσει ένα πιο επιτυχημένο έργο (βλ. Λίστα ελέγχου για το σχεδιασμό αποτελεσματικών βοηθημάτων εργασίας).
Συμβουλές
-
Συμπεριλάβετε τους κατάλληλους ανθρώπους για να υποστηρίξετε και να οδηγήσετε το πρόγραμμα βοήθειας για εργασία
Έχουν εμπειρογνώμονες θέματα και συντάκτες για να επανεξετάσει τα υλικά.
Θυμηθείτε να ενημερώσετε τις αλλαγές που έγιναν στις περιγραφές εργασιών με την βοήθεια εργασίας.
Προειδοποίηση
Μην χρησιμοποιείτε την βοήθεια εργασίας αντί για εκπαίδευση.
Μην υπολογίζετε ότι η βοήθεια εργασίας είναι μια θεραπεία για κακή απόδοση.
