Τα επιτυχημένα συστήματα διαχείρισης αρχείων αποθηκεύουν με ασφάλεια αρχεία και δημιουργούν μια οργανωτική μέθοδο για τη δημιουργία, τη συντήρηση, τη χρήση και τη διάθεση αρχείων. Η δημιουργία και η συνεχής ενημέρωση των οδηγιών διαχείρισης αρχείων είναι απαραίτητες για τη διατήρηση της ακεραιότητας του συστήματος. Με τις οδηγίες για τις απαιτήσεις πληροφοριών, τις μεθόδους εισαγωγής, τα χρονοδιαγράμματα αποθήκευσης και τα αντίγραφα ασφαλείας, τους κανονισμούς ασφαλείας και την ακριβή αναφορά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αρχείων.
Πληροφορίες
Αναπτύξτε οδηγίες για το είδος των πληροφοριών που επιθυμεί και πρέπει να αποθηκεύσει η εταιρεία σας. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει συμβάσεις, αρχεία υπαλλήλων, έγγραφα ενσωμάτωσης, αρχεία πελατών, κανονιστικά δεδομένα, οικονομικά αρχεία και οποιεσδήποτε άλλες σχετικές πληροφορίες που απαιτούνται από την επιχείρηση. Συγκεντρώστε αυτόν τον κατάλογο διαβουλεύοντας με πολλά τμήματα για να εξασφαλίσετε την πληρότητα και τη συμμόρφωση σε κάθε λειτουργική ανάγκη. Ελέγξτε την τελική λίστα με τον νομικό σύμβουλο της εταιρείας σας για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που απαιτούνται για την εκπλήρωση των νομικών υποχρεώσεων περιλαμβάνονται στις οδηγίες αποθήκευσης διαχείρισης αρχείων.
Μέθοδοι εισαγωγής
Δημιουργήστε μια μεθοδολογία για την είσοδο ρεκόρ για κάθε τύπο εγγραφής. Οι εγγραφές μπορούν να εισάγονται χειροκίνητα, να εισάγονται από συμπληρωματικά συστήματα ή να εισάγονται μέσω ενός συστήματος σάρωσης. Αυτές οι μέθοδοι εισαγωγής πρέπει να είναι αξιόπιστες και ασφαλείς. Για ηλεκτρονικές ανταλλαγές, πραγματοποιήστε ελέγχους πλεονασμού που εξασφαλίζουν ακριβείς μεταφορές. Για χειροκίνητη εισαγωγή, ξεκινήστε ένα σύστημα ελέγχων ποιότητας για να διασφαλίσετε την ακρίβεια.
Αποθήκευση
Ορίστε χρονοδιαγράμματα αποθήκευσης για κάθε τύπο εγγραφής που εισάγεται στο σύστημα. Τα χρονοδιαγράμματα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις νομικές υποχρεώσεις, τους περιορισμούς του συστήματος δεδομένων και τη λειτουργικότητα. Για αρχεία με σπάνια πρόσβαση, εξετάστε ένα συμπληρωματικό σύστημα αποθήκευσης που επιτρέπει την περιστασιακή πρόσβαση σε αρχεία. Αυτά τα αρχεία μπορούν να συμπιεστούν για την ελαχιστοποίηση των αναγκών αποθήκευσης. Η αποθήκευση αρχείων μακριά από το πρωτεύον σύστημα εγγραφής σας επιτρέπει να τραβιούνται ταχύτερα αρχεία που χρησιμοποιούνται συχνά. Οι οδηγίες σχετικά με τη διαχείριση αρχείων πρέπει να περιλαμβάνουν συνήθεις διαδικασίες δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και, κατά προτίμηση, αποθήκευση διπλότυπων δεδομένων εκτός κρίσης των κρίσιμων αρχείων.
Ασφάλεια
Ένα σε βάθος σχέδιο ασφάλειας αποτελεί ουσιαστικό μέρος του σχεδίου διαχείρισης αρχείων. Ομαδικά αρχεία σε ομάδες που μπορούν να ταξινομηθούν με ασφάλεια και να εκχωρήσουν ασφαλή πρόσβαση με κωδικό πρόσβασης στις κατάλληλες ομάδες εργαζομένων. Αυτός ο έλεγχος ασφαλείας θα πρέπει να ισχύει και για όποιον έχει πρόσβαση στα δεδομένα εισόδου, να εκτελεί συντήρηση και να χρησιμοποιεί ή να καταστρέφει αρχεία. Ελέγξτε τακτικά την εκκαθάριση ασφαλείας για να διασφαλίσετε την τήρηση των υποχρεώσεων της εταιρείας και των ρυθμιστικών αρχών. Ενσωμάτωση της εκκαθάρισης ασφαλείας σε νέες διαδικασίες των εργαζομένων και τερματισμού των διαδικασιών των εργαζομένων.
Αναφορές
Η τακτική αναφορά πρέπει να αποτελεί μέρος του συστήματος διαχείρισης αρχείων. Αυτές οι αναφορές πρέπει να περιλαμβάνουν καταλόγους χρηστών που έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητα δεδομένα, τυχόν αλλαγές στη διαβάθμιση ασφαλείας, αναφορά σφαλμάτων για ελλιπή αρχεία και αρχεία που υπόκεινται σε διάθεση. Προσθέστε αναφορές για όλους τους κρίσιμους τομείς δεδομένων.
