Για να έχετε μια αποτελεσματική επιχείρηση, είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε την γραφειοκρατία. Συμβάσεις. Προτάσεις. Τιμολόγια. Λογαριασμοί. Άδειες. Ακόμη και στον 21ο αιώνα, όταν τα περισσότερα χαρτιά είναι ψηφιακά, η διαχείριση αρχείων είναι ακόμα απαραίτητη για να διατηρηθεί η λειτουργία των διοικητικών λειτουργιών σας ομαλά. Πολλές από τις αρχές της διαχείρισης των επιχειρησιακών εγγράφων παραμένουν οι ίδιες, ανεξάρτητα από το εάν το ψηφιακό σας σύστημα αρχειοθέτησης βρίσκεται στο φορητό υπολογιστή σας ή στο σύννεφο.
Αρχές διαχείρισης αρχείων
Ο θεμελιώδης νόμος της καλής διαχείρισης αρχείων είναι ότι το σύστημα θα σας διευκολύνει να βρείτε έγγραφα. Αν όχι, τότε δεν είναι καμία χρήση.
Ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων, είτε βασίζεται σε ένα περίβλημα χάλυβα είτε στο σύννεφο, θα πρέπει να κάνει την αρχειοθέτηση λιγότερο κουραστική και δύσκολη. δεν θα χρειαστεί να περάσετε αρκετά λεπτά για να μάθετε ποιο αρχείο εισέρχεται στην έκθεση πωλήσεων αυτού του μήνα. Θα πρέπει επίσης να είναι εύκολη η ανάκτηση των πληροφοριών που θέλετε. Η καλή αρχειοθέτηση δεν εξαρτάται από τους ανθρώπους: εάν ο διοικητικός βοηθός σας ή το προσωπικό της εταιρείας τερματίζει, η αντικατάστασή τους πρέπει να είναι σε θέση να καταλάβει το σύστημα. Οι κατηγορίες αρχείων πρέπει να είναι σαφείς και να αναγνωρίζονται εύκολα. Το σύστημα θα πρέπει να διευκολύνει τον εντοπισμό και την απομάκρυνση αδρανών αρχείων.
Η ευελιξία είναι επίσης σημαντική, ιδιαίτερα με το λογισμικό. Ένα σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων που κλειδώνει την επιχείρησή σας σε έναν μόνο πωλητή ή σε μια συγκεκριμένη πλατφόρμα υπολογιστή μπορεί να αποδειχθεί πρόβλημα στο δρόμο.
Το σύστημα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να χειριστεί την ανάπτυξη. Τα αρχεία συσσωρεύονται αναπόφευκτα καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, προσθέτει νέους πελάτες και επεκτείνει το προσωπικό. Ένα καλό σύστημα μπορεί να χειριστεί περισσότερα δεδομένα και έγγραφα αποθήκευσης από ό, τι αναμένετε να χρειαστείτε.
Οφέλη από τη διαχείριση αρχείων
Η καλή διαχείριση επιχειρηματικών εγγράφων μπορεί να αποφέρει συγκεκριμένα οφέλη για την επιχείρησή σας. Η ταχύτερη υποβολή και ανάκτηση εξοικονομεί χρόνο και κάνει το προσωπικό πιο αποτελεσματικό και παραγωγικό. Εάν ένα σύστημα μειώνει τα λάθη, αυτό μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και προβλήματα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν πρόκειται να δικαστείτε ή να υποβληθείτε σε έλεγχο: η μη χρήση των βασικών εγγράφων μπορεί να οδηγήσει σε δυστυχισμένο αποτέλεσμα.
Ένα αποτελεσματικό, καλά μελετημένο σύστημα μειώνει τον αριθμό των φορών που πρέπει να αγοράσετε τον εξοπλισμό αρχειοθέτησης και το ποσό χώρου που χρειάζεστε για να το αποθηκεύσετε. Επίσης διευκολύνει την κατάρτιση του νέου προσωπικού στο αρχείο.
Ψηφιακό και σκληρό αντίγραφο
Η χρήση ενός ψηφιακού συστήματος διαχείρισης αρχείων έχει σημαντικά πλεονεκτήματα. Η ψηφιακή καταχώριση καθιστά δυνατή την αναζήτηση εγγράφων με λέξεις-κλειδιά, οι οποίες μπορούν να προσφέρουν τις γραφειοκρατικές σας ανάγκες με ταχύτερο χρόνο. Ένα καλό σύστημα έχει και άλλα πλεονεκτήματα:
- Μπορεί να αποθηκεύσει διάφορους τύπους εγγράφων, όπως αρχεία επεξεργασίας κειμένου, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχεία PDF.
- Περιορίζει την πρόσβαση σε εμπιστευτικά έγγραφα.
- Παρακολουθεί ποιος διαβάζει το έγγραφο.
- Εάν κάποιος κάνει αλλαγές, μπορείτε να τις παρακολουθήσετε. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να τα αναιρέσετε.
- Έλεγχος πότε μπορείτε να διαγράψετε παλαιότερα έγγραφα.
- Είναι εύκολο να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε έγγραφα με κινητά τηλέφωνα και άλλες κινητές συσκευές.
Ορισμένα έγγραφα, ωστόσο, πρέπει να παραμένουν σε έντυπη μορφή, ακόμη και αν τα σαρώσετε και ψηφιοποιήσετε. Οι κανονισμοί απαιτούν συχνά να διατηρείτε αντίγραφα των αδειών και των αδειών εργασίας σε χαρτί, όχι μόνο στον κυβερνοχώρο. Άλλα έγγραφα που μπορεί να αξίζει να φυλάσσονται σε έντυπη μορφή περιλαμβάνουν ετήσιες εκθέσεις, πιστοποιητικά "ασκήσεως επιχειρηματικών δραστηριοτήτων", ασφαλιστικά έγγραφα και γραμμάτια. Ανάλογα με τη γραμμή εργασίας σας ενδέχεται να υπάρχουν συγκεκριμένοι κανονισμοί για την αποθήκευση εγγράφων που πρέπει να αντιμετωπίζετε.
Τα φυσικά έγγραφα κινδυνεύουν να καταστραφούν από πυρκαγιά, σεισμό, τυφώνα ή απλά ένα σωλήνα που σπάει και πλημμυρίζει το γραφείο. Η επιχείρησή σας θα πρέπει να λάβει μέτρα για να αποτρέψει αυτό:
- Φυλάξτε τα έγγραφα σε καθαρά, ασφαλή, περιβαλλοντικά σταθερά και πυρίμαχα δοχεία.
- Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας, είτε ψηφιακά, είτε μικροφωτογραφίες είτε φωτοτυπίες.
- Βρείτε ένα μέρος για να αποθηκεύσετε τα αντίγραφα εκτός τόπου, έτσι ώστε εάν υπάρχει πυρκαγιά ή άλλη καταστροφή, δεν θα συναντήσουν την ίδια μοίρα με τα πρωτότυπα.
- Η εφεδρική τοποθεσία αποθήκευσης πρέπει να είναι μια τοποθεσία στην οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση μετά από καταστροφή. Ένα πλεονέκτημα της αποθήκευσης σύννεφο είναι ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε πληροφορίες οπουδήποτε και αν εξακολουθεί να λειτουργεί το Διαδίκτυο.
Ευρετηρίαση των αρχείων σας
Για να αξιοποιήσετε περισσότερο το σύστημα αρχειοθέτησης, πρέπει να αναπροσαρμόζεται αποτελεσματικά. Οι συνήθεις κατηγορίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, φόρους, συμβάσεις, αλληλογραφία πελατών, αγωγές, πληρωτέους λογαριασμούς και εισπρακτέους λογαριασμούς. Τα χαρτιά και τα ψηφιακά αρχεία σας θα πρέπει να ακολουθούν το ίδιο σχήμα ευρετηρίου. Αυτό θα διευκολύνει την εκπαίδευση των εργαζομένων για να μάθουν πού να βρουν χαρτιά.
Κανόνες απόρριψης εγγράφων
Όταν προγραμματίζετε το σύστημα διαχείρισης αρχείων, πρέπει να εγκαταστήσετε ένα καλό πρόγραμμα διατήρησης εγγράφων ή τις οδηγίες για το πόσο χρόνο θα διατηρούνται τα αρχεία. Ακόμη και με ένα ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης, αυτό είναι σημαντικό: εάν η επιχείρησή σας συνεχίζει να αυξάνεται, τελικά μια αναζήτηση για «σύμβαση πρώτων υλών» ή κάτι παρόμοιο μπορεί να εμφανίσει δεκάδες ξεπερασμένα έγγραφα.
Το πρόγραμμά σας διατήρησης εγγράφων πρέπει να λαμβάνει υπόψη τόσο τις νομικές όσο και τις επιχειρηματικές απαιτήσεις. Αν έχετε έγγραφα που σχετίζονται με τη φορολογική σας δήλωση, όπως λογαριασμούς πιστωτικών καρτών που δείχνουν αγορές, η IRS αναφέρει ότι θα πρέπει να τηρούνται τουλάχιστον τρία χρόνια μετά την υποβολή της δήλωσης. Αυτός είναι ο χρόνος που το IRS μπορεί συνήθως να κοιτάξει πίσω και να σας ελέγξει. Φυλάξτε τα αρχεία φορολογίας απασχόλησης για τέσσερα χρόνια και κολλήστε στις επιστροφές που απαιτούν ένα κακό χρέος δαπάνη για επτά χρόνια.
Διαφορετικοί κανόνες ισχύουν για διαφορετικά αρχεία. Μπορεί να έχετε αρχεία που σχετίζονται με την περιβαλλοντική συμμόρφωση, τις καταθέσεις της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς, τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς κανόνες ασφάλειας εργασίας και τις διακρίσεις. Κάθε ρυθμιστής έχει τις δικές του απαιτήσεις. Χρειάζεται επίσης μια πολιτική για απλά επιχειρησιακά αρχεία. Για παράδειγμα, δεν θέλετε να διαγράψετε μια σύμβαση προτού ολοκληρώσετε τη δουλειά που υπογράψατε. Δεν πρέπει να καταστρέφονται αρχεία που σχετίζονται με συνεχιζόμενες διαφορές, ακόμα κι αν θα ήταν προς όφελος της εταιρείας σας.
Είναι δική σας ευθύνη, ή του καθένα που τρέχει το πρόγραμμά σας, να μάθετε ποια αρχεία πρέπει να τηρούνται και για πόσο καιρό. Όποιος χειρίζεται αρχεία πρέπει να γνωρίζει την πολιτική της εταιρείας και να εκπαιδεύει όλους τους υφισταμένους. Οι τακτικοί υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν και κάποια από αυτά. Αν, για παράδειγμα, ένας υπάλληλος στέλνει ή λαμβάνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να αρχειοθετηθεί, χρειάζονται αρκετή εκπαίδευση για να αναγνωρίσουν την αναγκαιότητα.
Για τα φυσικά έγγραφα, η τεμαχισμός παρέχει το απόλυτο επίπεδο ασφαλούς διάθεσης. Για τα ψηφιακά αρχεία, χρειάζεστε διαδικασίες που τις διαγράφουν πέρα από την ανάκτηση. Διατηρήστε μια αναφορά παρακολούθησης ποια αρχεία έχετε απορρίψει και πότε τα καταστρέψατε.
Ασφάλεια και προστασία προσωπικών δεδομένων
Οι μαζικές αδράνειες και οι παραβιάσεις δεδομένων είναι ένα συνηθισμένο γεγονός της ζωής του 21ου αιώνα. Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι ασήμαντες: η παραβίαση δεδομένων μπορεί να βλάψει τη φήμη σας, να σας κοστίσει χρήμα ή να προκαλέσει κύμα αγωγών ή προστίμων. Ακόμη και οι πληροφορίες που διαρρέουν μέσα στην εταιρεία μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα. Αρκετοί ομοσπονδιακοί νόμοι απαιτούν από εσάς να κρατάτε εμπιστευτικές τις ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων, για παράδειγμα. Εάν άλλοι υπάλληλοι μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση σε εμπιστευτικά αρχεία, θα μπορούσατε να είστε μέσα σε έναν κόσμο νομικού πόνου.
Ως μέρος της ρύθμισης του συστήματος διαχείρισης αρχείων, πρέπει να εφαρμόσετε μια πολιτική ασφάλειας και προστασίας προσωπικών δεδομένων. Η ικανότητα των υπαλλήλων να βλέπουν τα έγγραφα θα πρέπει να είναι βασισμένη στην ανάγκη να γνωρίζουν. Η πρόσβαση θα πρέπει να βασίζεται σε σύστημα εξουσιοδότησης, αντί να εμπιστεύεται μόνο τους υπαλλήλους να μην εξετάζουν διαβαθμισμένα έγγραφα.
Είναι κοινό να μοιράζεστε έγγραφα online όταν εργάζονται πολλοί εργαζόμενοι στο ίδιο έργο. Αυτό ανοίγει ένα άλλο παράθυρο ευπάθειας για την έξοδο εμπιστευτικών πληροφοριών. Η κρυπτογράφηση αρχείων ή η χρήση ενός συστήματος κοινής χρήσης αρχείων, όπως το Dropbox, μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή διαρροών.
Αυτός είναι ένας άλλος λόγος για την αποκοπή ή τη διαγραφή των παλαιών αρχείων που δεν χρειάζεστε. Ακόμη και αν δεν είναι χρήσιμες για την επιχείρησή σας, ενδέχεται να έχουν εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με πρώην υπαλλήλους ή πελάτες που δεν θα το εκτιμούσαν να βγούν έξω.
Όποιοι και αν είναι οι κανόνες που έχετε, είναι σημαντικό να εκπαιδεύσετε όλους τους υπαλλήλους όχι μόνο για τον τρόπο αρχειοθέτησης και ανάκτησης δεδομένων, αλλά και για τους κανόνες εμπιστευτικότητας και το χρονοδιάγραμμα διατήρησης αρχείων.
