Οι συναντήσεις αποτελούν απαραίτητο μέρος κάθε επιχείρησης. Επειδή μια καλά προγραμματισμένη συνάντηση είναι ένα φόρουμ για την αξιοποίηση του ανθρώπινου κεφαλαίου, είναι ένα ουσιαστικό επιχειρηματικό εργαλείο που μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού. Δεν υπάρχει καθολικός τρόπος για να εκτελεστεί μια συνάντηση. Ωστόσο, μπορείτε να ζητήσετε ορισμένες ερωτήσεις στις περισσότερες συναντήσεις για να σας βοηθήσουμε να παραμείνετε σε σωστή πορεία και να πετύχετε τους στόχους της συνάντησης.
Ποιοι είναι οι στόχοι αυτής της συνάντησης;
Ξεκινήστε κάθε σύσκεψη, προσδιορίζοντας πρώτα τους στόχους της συνάντησης, οι οποίες χρησιμεύουν επίσης για να βοηθήσουν "να σπάσει ο πάγος". Ρωτήστε ερωτήσεις όπως "Τι θέλουμε να πετύχουμε σήμερα;" ή "Ποιοι είναι οι στόχοι αυτής της συνάντησης;" Ο καθορισμός ενός σαφούς στόχου μπορεί να σας βοηθήσει και οι συμμετέχοντες να μείνουν στο σωστό δρόμο. Εάν η συνάντηση τερματιστεί από την πορεία, τότε μπορείτε να υπενθυμίσετε ευγενικά στους συμμετέχοντες τους στόχους της συνάντησης.
Τι πρόοδος έχουμε σημειώσει από την τελευταία συνάντηση;
Ζητήστε από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση: "Ποια πρόοδος έχουμε σημειώσει από την τελευταία συνάντηση;" Αυτό είναι ένα ιδιαίτερα χρήσιμο ερώτημα εάν έχετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Να είστε έτοιμοι να συζητήσετε την πρόοδο που κάνατε και να φέρετε μια ατζέντα για τις συνεδριάσεις, η οποία απαριθμεί τα σημαντικά θέματα που καλύψατε στις προηγούμενες συναντήσεις σας και τι κάνατε για να αντιμετωπίσετε τυχόν εκκρεμή ζητήματα.
Ποια θέματα αντιμετωπίζουμε;
Οι συναντήσεις είναι ένας χώρος για να συζητήσετε τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε εσείς ή τα μέλη της ομάδας σας με ένα έργο, την εταιρεία σας ή ένα άτομο. Έτσι, αυτό μεταφράζεται στο εξής: "Ποια θέματα αντιμετωπίζουμε;" Η προετοιμασία είναι καθοριστική, οπότε σχεδιάζετε τη συνάντηση, προσθέτοντας έναν κατάλογο σημείων συζήτησης. Όταν συζητάτε τα προβλήματα, μην θυμώνεστε και αμυνθείτε. να παραμείνετε ήρεμοι και να εξηγήσετε γνωστά προβλήματα, να αποκαλύψετε τις επικείμενες απειλές και να ζητήσετε τρόπους αντιμετώπισης αυτών των ζητημάτων.
Ποια είναι τα πράγματα που θέλουμε να επιτύχουμε πριν από την επόμενη συνάντησή μας;
Τελειώστε όλες τις συναντήσεις ζητώντας: "Ποια είναι τα πράγματα που θέλουμε να πετύχουμε πριν από την επόμενη μας συνάντηση;" Δημιουργήστε μια λίστα με τα επόμενα βήματα στο τέλος κάθε συνάντησης. Έχετε κάποιον από την ομάδα σας να στείλει λεπτομερείς σημειώσεις της συνάντησης που αναγράφει τους ρόλους, τις ευθύνες και τις ημερομηνίες για κάθε επόμενο βήμα σας. Πηγαίνετε γύρω από το δωμάτιο και ζητήστε από τους συμμετέχοντες να μοιραστούν αυτά που πιστεύουν ότι είναι τα καλύτερα βήματα για να πετύχετε τους στόχους σας για την επόμενη συνάντηση.
Πώς μπορούμε να επιτύχουμε τους επιχειρηματικούς μας στόχους στο μέλλον;
Ρωτήστε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, "Πώς θα πετύχουμε τους επιχειρηματικούς μας στόχους στο μέλλον;" Αυτό είναι σημαντικό επειδή όλες οι συναντήσεις πρέπει να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας. Η ερώτηση βοηθά τους συμμετέχοντες στη συνάντηση να κρατήσουν τη μεγάλη εικόνα στο μυαλό, επειδή αυτό είναι κάτι που χάνεται συχνά στην καθημερινή ανακατεύθυνση.
