Η επαγγελματική επικοινωνία οποιουδήποτε τύπου έχει αντίκτυπο στη δημόσια εικόνα σας. Είναι σημαντικό να σχεδιάσετε προσεκτικά το επιχειρησιακό σας μήνυμα για να βεβαιωθείτε ότι η επικοινωνία σας θα είναι αποτελεσματική και ουσιαστική. Η απρόσκοπτη τοποθέτηση της επικοινωνίας των επιχειρήσεων στα μέσα μαζικής ενημέρωσης χωρίς προσεκτικό σχεδιασμό μπορεί να δημιουργήσει αρνητική δημοσιότητα εάν το μήνυμά σας είναι παρερμηνευμένο.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
-
πρόσβαση στο διαδίκτυο
Καθορίστε το σκοπό του μηνύματός σας. Επικοινωνείτε ένα μήνυμα πωλήσεων ή ένα ιδιωτικό επιχειρηματικό μήνυμα σε έναν άλλο κάτοχο επιχείρησης; Γράφετε ένα άρθρο για το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας σας ή ένα δελτίο τύπου; Ίσως γράφετε μια ομιλία που θα παραδώσετε σε ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο. Ο σκοπός του άρθρου σας θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τη μορφή σας στο επόμενο βήμα.
Με βάση το σκοπό του μηνύματός σας, αποφασίστε σχετικά με τη σωστή μορφή του μηνύματός σας. Η επικοινωνία με έναν άλλο ιδιοκτήτη επιχείρησης μπορεί να λάβει τη μορφή επιχειρηματικής επιστολής. Ένα άρθρο στο ενημερωτικό δελτίο ή ένα δελτίο τύπου θα πρέπει να είναι τόσο σε μορφή άρθρου, και μια ομιλία θα πρέπει να είναι λίγο πιο συνομιλητική σε μορφή από ένα γραπτό άρθρο. Σκεφτείτε το κοινό σας και πώς θα επικοινωνήσετε καλύτερα το μήνυμά σας.
Δημιουργήστε σημεία σφαιρών των πληροφοριών που θέλετε να επικοινωνήσετε στο μήνυμά σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει οποιαδήποτε πληροφορία υποβάθρου που μπορεί να χρειαστεί για το κοινό σας να κατανοήσει πλήρως τις επιπτώσεις του μηνύματός σας. Εάν γράφετε ένα δελτίο τύπου, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να συμπεριλάβετε κάποιες βασικές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή σας και τι κάνετε για τους αναγνώστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με την επιχείρησή σας.
Προσδιορίστε τον τόνο και τη φωνή του μηνύματός σας. Τα διαφημιστικά μηνύματα πρέπει να είναι λιγότερο τυπικά σε τόνο από μια ομιλία ή μια επιστολή επιχειρήσεων. Το κοινό-στόχος σας θα έχει επίσης αντίκτυπο στον τόνο και τη φωνή του μηνύματός σας. Μια ομιλία που παραδίδεται σε μια ομάδα συναδέλφων σε μια σύμβαση μπορεί να χρησιμοποιεί εξειδικευμένη ορολογία της βιομηχανίας, ενώ μια παρόμοια ομιλία που απευθύνεται στο ευρύ κοινό θα χρησιμοποιήσει τους όρους απλούς.
Γράψτε το μήνυμά σας, διατηρώντας στο μυαλό σας τον τόνο, τη μορφή και το διάλογο. Προσπαθήστε να παρουσιάσετε τις πληροφορίες σας με λογική σειρά και κατά τρόπο που θα έχει νόημα για το κοινό-στόχο σας.
Ελέγξτε τι έχετε γράψει για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Αναθεωρήστε τυχόν αμήχανες προτάσεις ή παραγράφους. Διαβάστε την επικοινωνία σας για ακρίβεια και ελέγξτε τυχόν γεγονότα που δεν είστε σίγουροι. Μπορεί να σας βοηθήσει να διαβάσετε το μήνυμά σας δυνατά ή να κάνετε ένα άλλο άτομο να εξετάσει το υλικό σας. Μπορείτε να παραλάβετε κομμάτια που είναι ασαφή ή χρειάζονται περισσότερη επεξεργασία.
Δημοσιεύστε το μήνυμά σας. Μια ομιλία ή ένα άρθρο μπορεί να παραδοθεί ή να δημοσιευθεί μόνο μία φορά, αλλά μπορεί να χρειαστεί να υποβληθεί ένα δελτίο τύπου σε πολλά μέσα μαζικής ενημέρωσης.
Κρατήστε το δάκτυλό σας στο κτύπημα y
Συμβουλές
-
Εάν γράφετε μια ομιλία, να έχετε κατά νου το χρονικό πλαίσιο που έχει δοθεί για την παρουσίαση του υλικού σας. Φροντίστε τον εαυτό σας καθώς το διαβάζετε δυνατά με ένα συνηθισμένο ρυθμό για να είστε σίγουροι ότι το μήνυμά σας ταιριάζει στο χρόνο που παρέχεται.
Προειδοποίηση
Η καλύτερη προγραμματισμένη επιχειρηματική επικοινωνία μπορεί ακόμα να πάει στραβά. Να είστε προετοιμασμένοι να διεξάγετε έλεγχο ζημιών εάν το μήνυμά σας παρερμηνεύτηκε από το κοινό σας, απελευθερώνοντας ένα νέο μήνυμα που αποσαφηνίζει τους πόντους σας.
