Τρεις βασικές δομές έχουν γίνει το θεμέλιο για τον τρόπο λειτουργίας ενός οργανισμού: λειτουργικό. προβολισμένο; και μήτρα. Κάθε δομή έχει πλεονεκτήματα και, εάν χρησιμοποιηθεί σωστά και στο σωστό περιβάλλον, η δομή μπορεί να προωθήσει την ολοκλήρωση των έργων. Κάθε δομή έχει επίσης μειονεκτήματα, αλλά όσο είναι κατανοητό και υπάρχει καλή επικοινωνία, η δομή μπορεί ακόμα να λειτουργήσει καλά.
Λειτουργική δομή
Μια λειτουργική οργάνωση είναι ο πιο κοινός τύπος των τριών. Λειτουργεί καλύτερα σε μικρούς οργανισμούς στους οποίους τα διάφορα τμήματα είναι γεωγραφικά κοντά μεταξύ τους και τα οποία παρέχουν μόνο ένα μικρό αριθμό αγαθών ή / και υπηρεσιών. Σε μια λειτουργική δομή, ο οργανισμός χωρίζεται σε διαφορετικά τμήματα με βάση την ειδικότητα. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχει ένας τομέας πωλήσεων, ένας για την εξυπηρέτηση πελατών και ένας για τους επιβλέποντες που αντιμετωπίζουν προβλήματα κλιμάκωσης. Ο ρόλος του διαχειριστή του έργου είναι να διασφαλίσει την ομαλή εκτέλεση διαδικασιών και έργων. Ωστόσο, ο λειτουργικός διαχειριστής έχει τη μεγαλύτερη δύναμη και κάνει τις τελικές αποφάσεις.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα μιας λειτουργικής δομής
Ένα πλεονέκτημα για τη λειτουργική δομή είναι ο ρόλος του λειτουργικού διευθυντή, που σημαίνει ότι υπάρχει μόνο ένας προϊστάμενος. Αυτό μειώνει ή αποτρέπει τις συγκρούσεις συμφερόντων και διευκολύνει τη διαχείριση των ειδικών. Ένα μειονέκτημα αυτού του τύπου δομής είναι ότι ο διαχειριστής του έργου έχει περιορισμένη εξουσία και περιορισμένη πορεία σταδιοδρομίας.
Προβολισμένη δομή
Σε μια προβολισμένη δομή, όλη η εργασία θεωρείται ως έργο. Ο διαχειριστής του έργου έχει πλήρη έλεγχο, σε αντίθεση με τη λειτουργική δομή, και όλα τα μέλη της ομάδας αναφέρουν απευθείας στον υπεύθυνο έργου. Μερικές φορές αυτά τα μέλη της ομάδας είναι μόνιμα και μερικές φορές προσλαμβάνονται ως προσωρινά εργαζόμενοι για να βοηθήσουν στο έργο μέχρι την ολοκλήρωσή του. Εάν ο οργανισμός αναλάβει ένα μεγάλο έργο, θα διαθέτει όλους τους απαραίτητους πόρους για τη διατήρηση του έργου και θα ενεργεί ως μια μικρή, αυτοτελής επιχείρηση.
Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα μιας Προβαλλόμενης Δομής
Πλεονεκτήματα για την προβολισμένη δομή περιλαμβάνουν την ευκαιρία του διευθυντή του έργου για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας. Επιπλέον, επειδή υπάρχει καλή επικοινωνία στο έργο του έργου, τα μέλη της ομάδας τείνουν να είναι πιο αφοσιωμένα και υπερέχουν στις ευθύνες τους. Το μειονέκτημα μιας προβολισμένης δομής είναι ότι, επειδή η ομάδα διασπάται και διασκορπίζεται μετά την ολοκλήρωση του έργου, δεν υπάρχουν μακροπρόθεσμοι στόχοι ή αίσθηση ασφάλειας εργασίας για τους υπόλοιπους εργαζόμενους. Ένα άλλο μειονέκτημα είναι ότι ο οργανισμός πρέπει ουσιαστικά να κλωνοποιήσει τους ίδιους πόρους για κάθε έργο (διευθυντής έργου, χώρος εργασίας, διαχειριστής).
Δομή μήτρας
Η δομή μήτρας συνδυάζει τόσο τις λειτουργικές όσο και τις προβολισμένες δομές. Κάθε μέλος της ομάδας έχει δύο προϊστάμενους. αναφέρουν τόσο στον διαχειριστή λειτουργιών όσο και στον διαχειριστή του έργου. Αν η μήτρα είναι ισχυρή, η ισχύς βρίσκεται πιο κοντά στον διαχειριστή του έργου. Εάν η μήτρα είναι αδύναμη, η ισχύς βρίσκεται περισσότερο στον λειτουργικό διαχειριστή. Το κλειδί είναι να βρεθεί μια ισορροπία στην οποία η εξουσία μοιράζεται ισότιμα. Λόγω της πολυπλοκότητάς του, αυτός ο τύπος δομής μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα αν δεν χρησιμοποιηθεί προσεκτικά και σωστά. Η καλή επικοινωνία είναι απαραίτητη για την επιτυχία.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της δομής μήτρας
Ένα πλεονέκτημα στη δομή μήτρας έγκειται στην αποτελεσματική χρήση των πόρων λόγω της εύκολης πρόσβασης. Αυτή η δομή επιδεικνύει επίσης αποτελεσματική επικοινωνία τόσο κατακόρυφα όσο και οριζόντια. Εξαιτίας αυτού, μόλις ολοκληρωθούν τα προγράμματα, τα μέλη της ομάδας είναι πιθανό να λάβουν εργασία σε άλλο μέρος της οργάνωσης. Ένα μειονέκτημα της δομής μήτρας είναι η πολυπλοκότητα, η οποία μπορεί να είναι δύσκολο να διαχειριστεί. Για παράδειγμα, αν ο λειτουργικός διαχειριστής και ο διαχειριστής του έργου δεν επικοινωνούν καλά, τα μέλη της ομάδας μπορούν να παγιδευτούν στη μέση, προκαλώντας σύγχυση.
