Οι λογιστές αποσκοπούν στην παροχή αξιόπιστων πληροφοριών στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Σε αντίθεση με τη λογιστική ταμειακή βάση, η οποία αναγνωρίζει τα έσοδα όταν εισπράττονται τα μετρητά και τα έξοδα όταν καταβάλλονται, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση αναγνωρίζει τα έσοδα όπως αυτά κερδίζονται και τα έξοδα που προκύπτουν. Για το λόγο αυτό, οι εκθέσεις που εκπονούνται με βάση τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση αποτελούν έναν καλύτερο δείκτη της οικονομικής θέσης μιας εταιρείας.
Αρχή αντιστοίχισης
Η αρχή της αντιστοίχισης απαιτεί να αναγνωρίζονται τα έσοδα την ίδια περίοδο με τα έξοδα που χρησιμοποιήθηκαν για την παραγωγή τους. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα χρονικές διαφορές μεταξύ της καταγραφής μιας συναλλαγής και της επίδρασης της οικονομικής δραστηριότητας στην εταιρεία. Τα λογιστικά συστήματα διαχειρίζονται πολλές από αυτές τις χρονικές διαφορές από το σχεδιασμό. Για παράδειγμα, οι εισπρακτέοι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των μη εισπραχθέντων εσόδων. Γενικά, ένα σύστημα βάσης δεδουλευμένων εσόδων θα αναγνωρίζει τα έσοδα κατά την ολοκλήρωση του κύκλου κερδών - συνήθως την ημερομηνία του τιμολογίου. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί επιτρέπουν σε μια εταιρεία να αναγνωρίζει έσοδα την ημερομηνία τιμολόγησης και όχι την ημερομηνία πληρωμής.
Δεδουλευμένα και αναβαλλόμενα
Τα λογιστικά συστήματα κάνουν αξιοπρεπή εργασία παρακολούθησης μετρητών, εισπρακτέων λογαριασμών και πληρωτέων λογαριασμών, αλλά ελλείψει διορθώσεων, θα υπήρχαν πολλές παραβιάσεις της αρχής της αντιστοίχισης στις περισσότερες εταιρείες. Για το λόγο αυτό, οι λογιστές πραγματοποιούν εγγραφές απόκτησης και απόσβεσης στο τέλος της λογιστικής περιόδου για να αντιμετωπίσουν τις διαφορές χρονισμού οι τυποποιημένες λογιστικές διαδικασίες δεν καταγράφονται. Οι δεδουλευμένοι λογαριασμοί επιταχύνουν την αναγνώριση ενός στοιχείου, όπου οι αναβολές αναβάλλουν την αναγνώριση.
Έσοδα Εισοδήματος
Οι δεδουλευμένοι τόκοι αποσκοπούν στην επιτάχυνση της αναγνώρισης των εσόδων που έχουν εισπραχθεί αλλά δεν έχουν ακόμη καταγραφεί στους εισπρακτέους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση δέχεται μια σύμβαση που θα διαρκέσει τρεις μήνες, αλλά θα πληρωθεί με την ολοκλήρωση του έργου. Υποθέτοντας ότι η εργασία κατανέμεται ομοιόμορφα κατά τους τρεις μήνες, το 33% των συνολικών εσόδων πρέπει να αναγνωρίζεται κάθε μήνα. Θα γίνει εγγραφή σε δεδουλευμένη βάση για να αυξηθούν τα έσοδα από την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και να αυξηθούν τα δεδουλευμένα έσοδα στον ισολογισμό.
Έξοδα Δεδουλευμένα
Οι δεδουλευμένες δαπάνες επιταχύνουν την αναγνώριση ενός στοιχείου δαπανών που δεν έχει καταγραφεί ακόμα στους πληρωτέους λογαριασμούς. Για παράδειγμα, μια τράπεζα μπορεί να χρεώσει την πρώτη του κάθε μήνα για τα δάνεια προηγούμενων μηνών. Στο τέλος της περιόδου οι λογιστές θα συγκεντρώσουν τους τόκους στην τρέχουσα περίοδο αυξάνοντας το έξοδο τόκων στην κατάσταση αποτελεσμάτων και αυξάνοντας τους δεδουλευμένους τόκους στον ισολογισμό.
Αναστροφή εγγραφών
Οι δεδουλευμένοι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για τη μετακίνηση στοιχείων από μια περίοδο σε μια άλλη, αλλά συχνά πρέπει να αντιστραφούν για να αποφευχθεί η αναγνώριση δύο στοιχείων. Για παράδειγμα, η αναπροσαρμογή των τόκων που αναφέρθηκε προηγουμένως θα πρέπει να αντιστραφεί. Μια εγγραφή θα γίνει την πρώτη ημέρα της επόμενης περιόδου αναφοράς για να μειωθεί το έξοδο τόκου και να μειωθούν οι δεδουλευμένοι τόκοι κατά το ποσό που έχει συγκεντρωθεί στο τέλος της προηγούμενης περιόδου.
