Κάθε εταιρεία, μεγάλη ή μικρή, ολοκληρώνει τα έργα σε όλη την κανονική πορεία των εργασιών. Ορισμένα έργα ολοκληρώνονται χωρίς προβλήματα, ενώ κάποια δεν ξεκινούν ποτέ. Τα έργα που ολοκληρώθηκαν με επιτυχία ξεκίνησαν συνήθως χρησιμοποιώντας ένα πλαίσιο διαχείρισης έργων για να σπάσουν το έργο σε διαχειρίσιμα κομμάτια.
Καθορισμένο πλαίσιο διαχείρισης έργων
Το Πανεπιστήμιο Monash, ένα από τα μεγαλύτερα διεθνή πανεπιστήμια της Αυστραλίας, ορίζει ένα πλαίσιο διαχείρισης σχεδίων ως ένα σύνολο εργαλείων και προτύπων επεξεργασίας που έχουν σχεδιαστεί για να χρησιμοποιούνται από κοινού για τη διαχείριση ενός έργου μέσω του κύκλου ζωής του. Σε πιο περίπλοκους όρους, ένα πλαίσιο διαχείρισης έργων είναι ο τρόπος με τον οποίο ένα έργο τελείωσε. Ένα έργο έχει έναν φυσικό κύκλο ζωής που αρχίζει πριν ξεκινήσει και εξελίσσεται μέχρι να ολοκληρωθεί το έργο. Υπάρχουν φυσικά στάδια σε ένα έργο: εκκίνηση, προγραμματισμός, εκτέλεση, έλεγχος και κλείσιμο. Το Πανεπιστήμιο του Βόρειου Τέξας παρέχει έναν λεπτομερή πόρο διαχείρισης έργων, το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Έργων, το οποίο αναλύει τη σημασία κάθε σταδίου.
Μυϊτικός
Αυτή είναι η αρχή ενός έργου που παρέχει την ευκαιρία να δοθούν συγκεκριμένοι λόγοι για την αξία του σχεδίου στους ενδιαφερόμενους. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να είναι οποιοσδήποτε επηρεάζεται άμεσα ή έμμεσα από το σχέδιο. Το στάδιο εκκίνησης απαιτεί από τον διευθυντή του έργου να καθορίσει το πεδίο και τους στόχους του έργου, να προσδιορίσει τον ανάδοχο του έργου και το συνολικό ποσό των πόρων του έργου και να προσδιορίσει την ανάγκη του έργου.
Σχεδίαση
Αυτό το βήμα παρουσιάζει κάποια αλληλεπικάλυψη με την εκκίνηση, αλλά γενικά ορίζεται ως ο βασικός παράγοντας σχεδιασμού των σχέσεων με το έργο. Ορισμένες βασικές δραστηριότητες σχεδιασμού είναι: τα σχέδια προϋπολογισμού, τα χρονοδιαγράμματα, το σχέδιο προμηθειών, οι απαιτήσεις της ομάδας έργου και οι προσλήψεις, καθώς και οι κίνδυνοι έργου.
Εκτέλεση
Η φάση εκτέλεσης είναι η μεγαλύτερη φάση ενός κύκλου ζωής του έργου και περιλαμβάνει τη μέτρηση όλων των ολοκληρωμένων εργασιών, αξιολογώντας τα καθήκοντα σε σχέση με τα μέτρα ποιότητας που έχουν θέσει τα ενδιαφερόμενα μέρη. Για να είναι επιτυχής αυτή η διαδικασία, τα μέτρα ποιότητας πρέπει να ταιριάζουν στον ορισμό SMART. Όλα τα μέτρα πρέπει να είναι συγκεκριμένα, μετρήσιμα, εφικτά, ρεαλιστικά και έγκαιρα.
Έλεγχος
Αυτή η φάση διασφαλίζει ότι όλα τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στις διάφορες φάσεις του έργου έχουν αναλυθεί και έχουν εκπληρώσει τα πρότυπα ποιότητας του έργου. Αυτό το στάδιο είναι παρόμοιο με το στάδιο εκτέλεσης, αλλά σκοπός του είναι πραγματικά να μετρήσει την απόδοση του έργου, να συγκρίνει την πραγματική απόδοση με την αναμενόμενη απόδοση και να διορθώσει τυχόν αποκλίσεις στην απόδοση ή την ποιότητα του έργου.
Κλείσιμο
Το τελευταίο βήμα του κύκλου ζωής του έργου μπορεί να είναι το πιο σημαντικό. για να θεωρηθεί ένα έργο ολοκληρωμένο, όλες οι εργασίες του έργου πρέπει να ολοκληρωθούν με επιτυχία. Το τελικό στάδιο ενός έργου απαιτεί από τον διαχειριστή του έργου να ολοκληρώσει έναν έλεγχο έργου, να πραγματοποιήσει τις τελικές συναντήσεις του έργου και να καταθέσει και να υποβάλει όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με το έργο. Μόλις υποβληθούν τα έγγραφα, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να υποβάλει έκθεση σχετικά με το κλείσιμο έργου και να εγκρίνει την έκθεση από την συντονιστική επιτροπή ή τον ανάδοχο του έργου.
