Η λογιστική είναι η διαδικασία ανάλυσης και καταγραφής συναλλαγών. Η ανάλυση συναλλαγών και οι καταχωρήσεις σε ημερολόγια είναι τα πρώτα δύο στάδια του λογιστικού κύκλου. Η απόσπαση είναι η μεταφορά καταχωρήσεων περιοδικών σε ένα γενικό μητρώο, το οποίο συνήθως περιέχει ξεχωριστή φόρμα για κάθε λογαριασμό. Τα περιοδικά καταγράφουν τις συναλλαγές με χρονολογική σειρά, ενώ οι ημερολόγια συνοψίζουν τις συναλλαγές ανά λογαριασμό. Η απόσπαση αποτελείται από μερικά απλά βήματα, σύμφωνα με το "College Accounting" του John Ellis Price και άλλα.
Ονομα λογαριασμού
Το πρώτο βήμα είναι να εισαγάγετε το όνομα λογαριασμού και τον αριθμό στη φόρμα του ημερολογίου. Οι δύο κύριες οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας, η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και ο ισολογισμός, έχουν διαφορετικούς λογαριασμούς. Οι λογαριασμοί αποτελεσμάτων περιλαμβάνουν τα έσοδα από πωλήσεις (γνωστά ως έσοδα), το κόστος πωληθέντων αγαθών, τα έξοδα μάρκετινγκ και διαφήμισης, τα έξοδα απόσβεσης, τους τόκους και τους φόρους. Οι λογαριασμοί ισολογισμού περιλαμβάνουν μετρητά, εισπρακτέους λογαριασμούς, πληρωτέους λογαριασμούς, πληρωτέα ομόλογα, σωρευμένες αποσβέσεις, διαφυγόντα κέρδη και κοινό απόθεμα. Οι αποσβέσεις είναι η σταδιακή κατανομή του κόστους ενός παγίου στοιχείου κατά τη διάρκεια της ωφέλιμης ζωής του.
Στοιχεία εισόδου
Το δεύτερο βήμα είναι η δημοσίευση της ημερομηνίας, της περιγραφής και του αριθμού αναφοράς κάθε καταχώρησης για κάθε λογαριασμό κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου. Ο αριθμός αναφοράς θα μπορούσε να είναι στη μορφή "J #", όπου "J" αναφέρεται στο περιοδικό της εταιρείας και "#" αναφέρεται στον αριθμό της σελίδας του περιοδικού. Για παράδειγμα, το J1 σημαίνει ότι η καταχώρηση είναι από τη σελίδα 1 του περιοδικού. Η περιγραφή είναι η ίδια με αυτή του περιοδικού: για παράδειγμα, "Απόδειξη μετρητών, αριθμός τιμολογίου 11-1097".
Χρεώσεις και πιστώσεις
Η καταγραφή των χρεώσεων ή των πιστώσεων είναι το επόμενο βήμα της διαδικασίας απόσπασης. Κάθε συναλλαγή πρέπει να έχει τουλάχιστον μία χρέωση και μία πίστωση. Οι χρεωστικοί τόκοι αυξάνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού του ισολογισμού, όπως μετρητά και αποθέματα, και αυξάνουν τους λογαριασμούς εξόδων λογαριασμού αποτελεσμάτων, όπως τα έξοδα μάρκετινγκ και μισθών. Οι χρεωστικοί λογαριασμοί μειώνουν τους λογαριασμούς υποχρέωσης ισολογισμού, όπως τα πληρωτέα χαρτονομίσματα, και τους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων, όπως τα αδιανέμητα κέρδη. Οι χρεώσεις μειώνουν επίσης τους λογαριασμούς πωλήσεων στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Οι πιστώσεις αυξάνουν τους λογαριασμούς υποχρεώσεων στον ισολογισμό, τους λογαριασμούς ιδίων κεφαλαίων και τους λογαριασμούς πωλήσεων. Οι πιστώσεις μειώνουν τους λογαριασμούς ενεργητικού του ισολογισμού και τους λογαριασμούς εξόδων.
Ισορροπία
Το τέταρτο βήμα είναι να υπολογίσετε το τρέχον χρεωστικό και πιστωτικό υπόλοιπο για κάθε λογαριασμό. Για παράδειγμα, αν ο λογαριασμός μετρητών έχει χρεωστική εγγραφή ύψους 10.000 $, είσοδο πίστωσης 5.000 $ και χρεωστική είσοδο $ 25.000 σε τρεις ξεχωριστές ημερομηνίες, οι συνολικές χρεώσεις είναι $ 10.000 συν $ 25.000 ή $ 35.000 και το άθροισμα των πιστώσεων είναι $ 5.000. Ως εκ τούτου, το χρεωστικό υπόλοιπο κατά την τελευταία ημερομηνία είναι $ 35.000 μείον $ 5.000 ή $ 30.000.
Διόρθωση σφαλμάτων
Το τελευταίο βήμα στη διαδικασία απόσπασης είναι να ελέγξετε τα μαθηματικά σφάλματα και τα σφάλματα μεταφοράς δεδομένων. Τα λογιστικά πακέτα λογισμικού μπορούν να μειώσουν αυτά τα σφάλματα μέσω της αυτοματοποίησης, αλλά η επαλήθευση των αριθμών είναι ένα συνετό βήμα που αποτρέπει τη μετάδοση των σφαλμάτων στις οικονομικές καταστάσεις.
