Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου υποχρεούνται να ασκούν εύλογη μέριμνα στη διαχείριση των επιχειρηματικών υποθέσεων μιας επιχείρησης, και αυτό περιλαμβάνει τη διατήρηση των οικονομικών του οργανισμού. Το κάνουν αυτό χρησιμοποιώντας αναφορές από τον ταμία του οργανισμού, λαμβάνοντας αναφορές σε ένα χρονοδιάγραμμα που εξαρτάται από τα καταστατικά του οργανισμού ή τις οδηγίες του τρέχοντος συμβουλίου.
Υποχρεώσεις Διοικητικού Συμβουλίου
Ένα διοικητικό συμβούλιο είναι το επίσημο όργανο που επιβλέπει τις υποθέσεις μιας κερδοσκοπικής ή μη κερδοσκοπικής επιχείρησης. Ένα διοικητικό συμβούλιο μπορεί να μισθώσει μια εταιρεία διαχείρισης ή στελέχη επιχειρήσεων για να εκτελέσει τις δραστηριότητές του, αλλά το συμβούλιο εξακολουθεί να καθορίζει τους γενικούς στόχους και αποστολή για την οργάνωση. Τα συμβούλια πρέπει να παραμείνουν σε επαφή με την οικονομική επίδοση, τον αριθμό των μελών και τις δραστηριότητες του οργανισμού στο πλαίσιο των καθηκόντων τους. Διορίζουν ταμία για να επιβλέπουν τα οικονομικά του οργανισμού, είτε διατηρώντας τα βιβλία απευθείας είτε διαχειρίζοντας έναν ανάδοχο ή έναν υπάλληλο.
Καθήκοντα ταμίας
Ο ταμίας ενός συμβουλίου είναι το πρόσωπο που παρακολουθεί τα οικονομικά του οργανισμού. Σε μικρότερες οργανώσεις, ειδικά μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, ο ταμίας μπορεί να κρατήσει τα βιβλία, να κάνει καταθέσεις, να γράψει επιταγές και να συνεργαστεί με έναν φορολογούμενο για να κάνει τους φόρους του οργανισμού. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, ο ταμίας μπορεί να αναθεωρήσει μόνο το έργο ενός καταβαλλόμενου λογιστή, λογιστή, εκτελεστικού διευθυντή ή επικεφαλής οικονομικών λειτουργών. Ορισμένοι θησαυροί επικεφαλών μια επιτροπή χρηματοδότησης αποτελούμενη από πολλά μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή μέλη διορισμένων διοικητικών συμβουλίων.
Απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων
Οι ταμειακοί υπάλληλοι υποβάλλουν τακτικά τα οικονομικά τους πρακτικά στα συμβούλια τους. Αυτό συμβαίνει συχνά στις επίσημες συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, οι οποίες διεξάγονται σε μηνιαία ή τριμηνιαία βάση. Η έκθεση του ταμία είναι συνήθως μια από τις πρώτες παραγγελίες σε μια συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, ενώ το συμβούλιο παίρνει χρόνο για να συζητήσει την έκθεση εάν είναι λεπτομερές ή δέχεται μια περίληψη από τον ταμία εάν δεν είναι. Ο ταμίας παρουσιάζει κάθε χρόνο το διοικητικό συμβούλιο με τον προϋπολογισμό του προσεχούς έτους, την έκθεση απόδοσης του έτους και τις φορολογικές δηλώσεις του οργανισμού. Εάν πρόκειται για μια δημόσια εισηγμένη εταιρεία, ο ταμίας παρουσιάζει τις πληροφορίες που θα περιέχονται στην ετήσια έκθεση της εταιρείας.
Περιεχόμενα αναφοράς
Οι αναφορές του ταμία μπορεί να είναι απλές ή σύνθετες, ανάλογα με τις επιθυμίες του διοικητικού συμβουλίου και την ανάγκη του συμβουλίου να ανταποκριθεί στην εμπιστευτική του ευθύνη για τη διαχείριση των υποθέσεων του οργανισμού. Μικρές οργανώσεις μπορούν μόνο να ζητήσουν από τον ταμία να διαβάσει το υπόλοιπο των τραπεζών από την τελευταία συνάντηση και το τρέχον υπόλοιπο των τραπεζών, επιτρέποντας στα μέλη του διοικητικού συμβουλίου να ρωτήσουν για οποιεσδήποτε σημαντικές διαφορές. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί ενδέχεται να ζητήσουν λεπτομερείς οικονομικές αναφορές, εξηγήσεις για μεγάλες συναλλαγές και προβολές για το προσεχές τρίμηνο. Όσο περισσότερο το διοικητικό συμβούλιο έχει τον έλεγχο των οικονομικών του, τόσο λιγότερες πληροφορίες μπορεί να χρειαστούν στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου. Για παράδειγμα, αν το διοικητικό συμβούλιο διορίσει ταμία, έχει επιτροπή χρηματοδότησης και προσλαμβάνει εκτελεστικό διευθυντή υπεύθυνο για τη διαχείριση λογιστή, το πλήρες συμβούλιο ενδέχεται να μην χρειάζεται να επανεξετάζει σε βάθος τα οικονομικά του οργανισμού σε κάθε συνεδρίαση.
