Οι κλήσεις συνδιάσκεψης παρέχουν μια βολική λύση για να συγκεντρώσετε την ομάδα σας για να συζητήσετε ένα έργο, να λάβετε ενημερωμένες πληροφορίες και να αποκτήσετε συναίνεση. Πολλές εταιρείες έχουν συνάψει συμβόλαια εταιρειών παροχής υπηρεσιών συνδιάσκεψης και αυτές οι εταιρείες μπορούν να παρέχουν αποκλειστικούς τηλεφωνικούς αριθμούς και κωδικούς πρόσβασης για το προσωπικό μαζί με ένα βοηθητικό πρόγραμμα ιστού που προγραμματίζει και ειδοποιεί τις συναντήσεις τηλεδιάσκεψης. Ένας καθορισμένος αριθμός τηλεδιάσκεψης παρέχει ευελιξία στη διεξαγωγή κλήσεων διάσκεψης ανά πάσα στιγμή και οι ειδοποιήσεις συνάντησης μπορούν να αποστέλλονται ηλεκτρονικά στους συμμετέχοντες. Προϋπολογισμός ή δωρεάν υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης για μικρές εταιρείες αναθέτουν έναν αριθμό τηλεδιάσκεψης κατά τον προγραμματισμό, οπότε ο προγραμματισμός μιας συνάντησης στο διαδίκτυο απαιτεί ελάχιστο προγραμματισμό.
Αφιερωμένη Γραμμή Συνεδρίων
Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ένα αίτημα σύσκεψης (εάν η εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει αυτή τη δυνατότητα, όπως το Microsoft Outlook). Πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων στην ενότητα "Προς" ή "Συμμετέχοντες". Πληκτρολογήστε το θέμα της σύσκεψης στη γραμμή "Θέμα".
Πληκτρολογήστε τις ακόλουθες πληροφορίες στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρησιμοποιήστε τα αυτόματα πεδία στο αίτημα σύσκεψης: Ημερομηνία συνάντησης Ώρα έναρξης συσκέψεων (συμπεριλαμβάνεται η ζώνη ώρας) Ώρα λήξης συσκέψεων (συμπεριλαμβανομένης της ζώνης ώρας) Αριθμός κλήσης) Κωδικός διάσκεψης (εάν υπάρχει, για να έχουν πρόσβαση οι συμμετέχοντες στη διάσκεψη)
Ανοίξτε την ενότητα προγραμματισμού αιτήματος σύσκεψης και χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα σε κάθε συμμετέχοντα για να ορίσετε αν είναι υποχρεωμένοι ή προαιρετικοί συμμετέχοντες (τα περισσότερα προγράμματα έχουν προεπιλεγμένους συμμετέχοντες όπως απαιτείται). Εάν τα προγράμματα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, ελέγξτε ότι οι απαιτούμενοι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του επιθυμητού χρονικού πλαισίου και της ημερομηνίας.
Επισυνάψτε μια ατζέντα ή υλικό συσκέψεων κάνοντας κλικ στο κουμπί "Συνημμένο" στη γραμμή εργαλείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν θέλετε, πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο σώμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, μετά τα στοιχεία της κλήσης συνδιάσκεψης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" για να μεταδώσετε την ειδοποίηση συνάντησης.
Προγραμματίστε μια κλήση διάσκεψης χρησιμοποιώντας το βοηθητικό πρόγραμμα Web
Συνδεθείτε στον λογαριασμό υπηρεσίας διάσκεψης, όπως το Premiere Conferencing, το Go To Meeting ή το Free Conference.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Προγραμματισμός συνεδρίου". Επιλέξτε την ημερομηνία συνεδρίασης, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης (ή τη διάρκεια) και τον αναμενόμενο αριθμό συμμετεχόντων. Πληκτρολογήστε το θέμα της συνάντησής σας στο πεδίο "Θέμα". Επιλέξτε τον τύπο κλήσης διάσκεψης κάνοντας κλικ στην επιλογή "Συνδιάσκεψη χωρίς χρέωση" ή "Συνέλευση άμεσης κλήσης".
Ελέγξτε την ακρίβεια των πληροφοριών και κάντε κλικ στο κουμπί "Πρόγραμμα". Εκτυπώστε τη σελίδα επιβεβαίωσης για λεπτομέρειες κλήσεων συνδιάσκεψης ή αποθηκεύστε τις πληροφορίες στον υπολογιστή σας.
Κάντε κλικ στην επιλογή για να στείλετε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συμμετέχοντες. Πληκτρολογήστε τα ονόματα των συμμετεχόντων και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα αντίστοιχα πεδία. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" για να μεταδώσετε μια ειδοποίηση στους συμμετέχοντες σας με οδηγίες εισερχομένων και επιβεβαίωση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Συμβουλές
-
Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να επιβεβαιώσουν ότι θα συμμετάσχουν στην κλήση διάσκεψης - μπορούν να απαντήσουν καταφατικά στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή να κάνουν κλικ στο κουμπί "Αποδοχή" στην ειδοποίησή σας για τη συνάντηση. Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπενθύμισης και τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες την ημέρα πριν από τη συνάντησή σας. Όταν προγραμματίζετε μια κλήση συνδιάσκεψης χρησιμοποιώντας το εργαλείο Ιστού, παρατείνετε τη διάρκεια ή την ώρα λήξης και κατανέμουν έναν ή δύο περισσότερους συμμετέχοντες από ό, τι είχε προγραμματιστεί, για να αποκτήσετε ευελιξία. Η υπηρεσία συνδιάσκεψης συνήθως σας χρεώνει μόνο για τον αριθμό των παρευρισκομένων και τον πραγματικό αριθμό των λεπτών που χρησιμοποιήθηκαν.
Προειδοποίηση
Αποφύγετε τη σύγχυση ελέγχοντας τα στοιχεία της συνάντησης πριν στείλετε την ειδοποίησή σας. Ορισμένες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταγράφουν όλες τις αιτήσεις συνάντησης στο ημερολόγιο και προστίθενται προσκρούσεις ή ενημερωμένες συναντήσεις (που δεν αντικαθιστούν το παλιό ραντεβού).
