Είτε έχετε δική σας επιχείρηση είτε σχεδιάζετε να ξεκινήσετε μία, είναι σημαντικό να πραγματοποιήσετε εσωτερικούς ελέγχους. Οι διαδικασίες αυτές αποτελούν θεμελιώδες στοιχείο της καλής εταιρικής διακυβέρνησης, καθώς ο στόχος τους είναι να συμβάλλουν στον εντοπισμό και τη διαχείριση των κινδύνων που εμποδίζουν την ανάπτυξη της επιχείρησής σας καθώς και στην τήρηση των κυβερνητικών κανόνων και κανονισμών. Ένας έλεγχος εσωτερικού ελέγχου διεξάγεται συνήθως από τη διοικητική ομάδα της εταιρείας, το διοικητικό συμβούλιο και άλλους εμπειρογνώμονες του κλάδου. Αποτελείται από λογιστικούς και διοικητικούς ελέγχους με στόχο την πρόληψη και τον εντοπισμό απάτης, κλοπής, κατάχρησης και ανθρώπινου σφάλματος.
Συμβουλές
-
Ο πρωταρχικός στόχος του εσωτερικού ελέγχου είναι η διασφάλιση της ακεραιότητας των οικονομικών πληροφοριών της εταιρείας.
Είδη εσωτερικών ελέγχων
Υπάρχουν διάφοροι τύποι εσωτερικών ελέγχων και ο καθένας έχει συγκεκριμένο σκοπό. Στόχος όλων είναι να βελτιώσουν την απόδοση και τις επιδόσεις μιας επιχείρησης, ενώ ταυτόχρονα μετριάζουν τους κινδύνους. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Προληπτικοί έλεγχοι: Ο στόχος των προληπτικών ελέγχων είναι να παραμείνουν τα πρώτα σφάλματα και να διασφαλιστεί ότι όλα τα τμήματα πληρούν τους στόχους τους. Για παράδειγμα, η ομάδα διαχείρισης μπορεί να ελέγξει το απόθεμα, τα συστήματα ασφαλείας, τον εξοπλισμό και άλλα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού, να εξουσιοδοτήσει τους υπαλλήλους να εκτελούν συγκεκριμένα καθήκοντα και να εγκρίνουν διάφορες διαδικασίες.
* Έλεγχοι ντετέκτιβ: Ο στόχος των ελέγχων των ντετέκτιβ είναι να προσδιορίσετε την αιτία των προβλημάτων και των παρατυπιών εντός του οργανισμού σας. Αυτό περιλαμβάνει τη σύγκριση πληροφοριών σχετικά με την τρέχουσα απόδοση στις προβλέψεις, τους προϋπολογισμούς και τα προηγούμενα αποτελέσματα για τον προσδιορισμό της απόδοσης της επιχείρησης.
- Διορθωτικοί έλεγχοι: Ο στόχος των διορθωτικών ελέγχων είναι να διορθωθούν τα σφάλματα. Για παράδειγμα, η ομάδα διαχείρισης της εταιρείας σας ενδέχεται να συστήσει τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, προκειμένου να ανακτήσει τις απαραίτητες πληροφορίες σε περίπτωση σύγκρουσης ή παραβίασης της ασφάλειας. Αυτός ο τύπος ελέγχου συνήθως περιλαμβάνει ελέγχους αστυνομικού και προληπτικού ελέγχου.
Στόχος του λογιστικού ελέγχου
Η λογιστική χρησιμοποιεί επίσης ελέγχους προκειμένου να εξασφαλίσει την ακρίβεια και την ακεραιότητα των οικονομικών αρχείων. Αυτοί οι έλεγχοι σχετίζονται αλλά διαφέρουν από τους συνολικούς εσωτερικούς ελέγχους, αν και είναι εξίσου ζωτικοί. Ο στόχος των λογιστικών ελέγχων είναι να βοηθηθεί η διοίκηση και οι άλλοι με ένα κεκτημένο συμφέρον στην εταιρεία να φουσκώνουν τους αριθμούς προκειμένου να καταστήσουν μια εταιρεία φαίνεται να είναι πιο επικερδής από ό, τι στην πραγματικότητα.
Οι λογιστικοί έλεγχοι περιλαμβάνουν πράγματα όπως τη διατήρηση ορισμένων οικονομικών εγγράφων από τα χέρια της διοίκησης και την τήρηση αρχείων σε μια κλειδωμένη τοποθεσία ή μακριά από τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες που εκτελούνται. Οι λογιστικές ομάδες συχνά χρησιμοποιούν προληπτικούς, ανιχνευτικούς και διορθωτικούς ελέγχους στις μεθόδους ελέγχου λογιστικού ελέγχου και ο λογιστικός έλεγχος καθιστά πιο ακριβείς εσωτερικούς ελέγχους για τον οργανισμό.
Γενικός στόχος των εσωτερικών ελέγχων
Ο στόχος κάθε είδους εσωτερικού ελέγχου εντός ενός οργανισμού είναι η διασφάλιση ηθικής και αποτελεσματικής λειτουργίας στους ακόλουθους τρεις τομείς:
- Λειτουργίες: Οι εσωτερικοί έλεγχοι βοηθούν έναν οργανισμό να λειτουργεί με μέγιστη απόδοση όσον αφορά τα οικονομικά, το προσωπικό και τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Βοηθούν επίσης οργανώσεις στην πρόληψη των απωλειών και στις μελλοντικές προβλέψεις.
- Αναφορά: Οι εσωτερικοί έλεγχοι καθιστούν όλους τους τύπους αναφοράς ακριβέστεροι, οικονομικοί ή άλλοι. Στόχος τους είναι να εντοπίσουν τα προβλήματα, να τα λύσουν και στη συνέχεια να τα αποτρέψουν στο μέλλον, όλα αυτά, ενώ τεκμηριώνουν τα πράγματα διεξοδικά και με ακρίβεια.
- Συμμόρφωση: Οι εσωτερικοί έλεγχοι αποσκοπούν στην εξασφάλιση της συμμόρφωσης μιας εταιρείας προς όλους τους εσωτερικούς και εξωτερικούς κανόνες και κανονισμούς που διέπουν τη βιομηχανία της. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από την κατασκευή έως τους εργατικούς νόμους, το branding και ακόμη και τα πρότυπα του OSHA.
Συνολικά οφέλη από τους εσωτερικούς ελέγχους
Οι στόχοι των εσωτερικών ελέγχων υπερβαίνουν την πρόληψη της απάτης και της κλοπής. Όταν γίνονται σωστά, μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση του κινδύνου, των αποβλήτων και της κατάχρησης. Αυτοί οι έλεγχοι αποδεικνύουν ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς, προστατεύει τους πόρους της έναντι ζημιών που οφείλονται σε κακή διαχείριση και διατηρεί αξιόπιστα οικονομικά δεδομένα.
Κάθε εταιρεία μεγάλης ή μικρής μπορεί να επωφεληθεί από εσωτερικούς ελέγχους. Ωστόσο, οι μικρές επιχειρήσεις είναι πιο ευάλωτες στην απάτη και έχουν υψηλότερη διάμεση ζημία σε σύγκριση με τις καθιερωμένες εταιρείες. Η διαφθορά, η κλοπή εργαζομένων και η παράλειψη δεδομένων από τα οικονομικά αρχεία είναι κοινά. Για το λόγο αυτό, οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων πρέπει να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί για την εκτέλεση εσωτερικών ελέγχων σε τακτική βάση.
