Όταν μια εταιρεία δαπανά χρήματα για να πληρώσει ένα έξοδο, είτε με μετρητά, επιταγή, ηλεκτρονική μεταφορά ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο, αυτό είναι γνωστό ως εκταμίευση σε μετρητά στον κόσμο της λογιστικής. Μια αναφορά εκταμίευσης μετρητών είναι μια καταγραφή κάθε συναλλαγής που περιλαμβάνει χρήματα που καταβάλλονται από την εταιρεία για οποιονδήποτε λόγο. Η αναφορά τυπικά παράγεται από το πακέτο λογισμικού της εταιρείας, όπως το QuickBooks.
Συμβουλές
-
Η αναφορά εκταμίευσης μετρητών είναι μια καταγραφή όλων των μεμονωμένων συναλλαγών που αφορούν μετρητά που καταβάλλονται από μια εταιρεία.
Τι είναι η εκταμίευση μετρητών;
Οι εκταμιεύσεις σε μετρητά αντιπροσωπεύουν τις ατομικές συναλλαγές εξόδων που αποτελούν το σύνολο των εξόδων που εμφανίζονται στην κατάσταση αποτελεσμάτων της εταιρείας. Αυτό περιλαμβάνει τις πληρωμές για τους μισθούς, τα αποθέματα, τις εξωτερικές νομικές υπηρεσίες, τη μίσθωση του κτιρίου και κάθε άλλη δαπάνη που αναλαμβάνει η εταιρεία. Όταν η εταιρεία καταβάλλει τιμολόγια, καταγράφει τις πληρωμές σε περιοδικό ταμειακών εκταμιεύσεων στο λογιστικό της σύστημα.
Η κατάσταση κερδών και ζημιών της εταιρείας παρουσιάζει τις εκταμιεύσεις σε μετρητά σε υψηλό επίπεδο και τα έξοδα εμφανίζονται σε διαφορετικές χρονικές περιόδους ανάλογα με το αν η εταιρεία χρησιμοποιεί ταμειακή ή δεδουλευμένη λογιστική.
Το περιοδικό εκταμίευσης μετρητών
Στη λογιστική, ο όρος "περιοδικό" χρησιμοποιείται για να περιγράψει έναν κατάλογο των καταγεγραμμένων συναλλαγών που έχουν διαχωριστεί από τον τύπο. Μια επιχείρηση συνήθως χρησιμοποιεί διάφορα περιοδικά στο λογιστικό της σύστημα, όπως ένα περιοδικό για πωλήσεις, εισπράξεις μετρητών, εκταμιεύσεις μετρητών και ένα γενικό περιοδικό. Σε πολλά πακέτα λογισμικού λογισμικού, οι χρήστες δεν βλέπουν τα επιμέρους περιοδικά.
Αυτές οι συναλλαγές καταχωρούνται στο γενικό περιοδικό της εταιρείας, επειδή όταν ένας χρήστης δημιουργεί επιταγές ή εισάγει τιμολόγια στο σύστημα, καταχωρούνται αυτόματα σε κάθε συγκεκριμένο περιοδικό και στη συνέχεια μεταφέρονται στο γενικό περιοδικό. Αυτό έχει εξαλείψει την ανάγκη για μη αυτόματη καταγραφή συναλλαγών σε ένα μεμονωμένο περιοδικό, όπως το περιοδικό εκταμίευσης μετρητών. Όταν οι λογιστικές συναλλαγές καταγράφηκαν με το χέρι, οι καταχωρήσεις θα καταγραφούν χειροκίνητα σε ένα περιοδικό εκταμίευσης μετρητών και στη συνέχεια θα μεταφερθούν σε ένα γενικό περιοδικό.
Προστασία των μετρητών της Εταιρείας
Μία από τις πιο σημαντικές χρήσεις για μια αναφορά εκταμίευσης είναι η παροχή βοήθειας για τη διατήρηση αυστηρών εσωτερικών ελέγχων πάνω στα μετρητά που εγκαταλείπουν την εταιρεία έτσι ώστε να μην καταλήγουν σε λάθος χέρια. Αυτό αποτελεί μέρος μιας ευρύτερης διαδικασίας εσωτερικών ελέγχων μετρητών που περιλαμβάνει πολλά βήματα, όπως ο διαχωρισμός των καθηκόντων, που σημαίνει ότι καμία οικονομική συναλλαγή δεν αντιμετωπίζεται από την αρχή μέχρι το τέλος μόνο από έναν εργαζόμενο.
Η αναφορά εκταμίευσης μπορεί να δώσει στους ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τις δαπάνες για να τους βοηθήσει να διαχειριστούν με την πάροδο του χρόνου. Για παράδειγμα, δείχνει πόσα δαπανήθηκαν για την απογραφή για το μήνα, το ποσό που δαπανήθηκε για τους μισθούς του προσωπικού, το μίσθωμα και τις μισθώσεις και τα έξοδα για οποιεσδήποτε εξωτερικές υπηρεσίες. Το περιοδικό εκταμίευσης μετρητών μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως πόρος για τον προγραμματισμό μελλοντικών αποφάσεων διαχείρισης μετρητών. Η έκθεση παρέχει επίσης ένα επίπεδο λεπτομέρειας που είναι απαραίτητο για να αποτρέψει οποιονδήποτε στην εταιρεία από την κατάχρηση ή την κακή διεύθυνση μετρητών. Για παράδειγμα, η ανασκόπηση της αναφοράς με την πάροδο του χρόνου μπορεί να βοηθήσει στην παρακολούθηση των προτύπων πληρωμής για να εντοπίσει ασυνήθιστη δραστηριότητα ή να εντοπίσει και να επαληθεύσει μεγάλες εκταμιεύσεις για να βεβαιωθεί ότι είναι νόμιμες.
Όταν η εταιρεία εκταμιεύει μετρητά, θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιεί προκατασκευασμένη αριθμημένη επιταγή και να εφαρμόζει πολιτικές σχετικά με το ποιος στην εταιρεία μπορεί να εγκρίνει τις πληρωμές επιταγών. Επίσης, όταν μια εταιρεία καταβάλλει τιμολόγια, θα πρέπει να τα επισημάνει ως καταβληθέντα για την αποφυγή αδίστακτων ή εσφαλμένων διπλών πληρωμών. Η επανεξέταση κάθε μηνός των εκταμιεύσεων μετρητών αποτελεί έναν αποτελεσματικό τρόπο αντιμετώπισης αυτού του ζητήματος και άλλων θεμάτων.
Είναι σημαντικό για μια εταιρεία να έχει πολύ περιορισμένο αριθμό ατόμων, ίσως τρία ή τέσσερα κατ 'ανώτατο όριο, τα οποία έχουν την εξουσία να υπογράφουν επιταγές της εταιρείας. Εάν εμφανίζεται μια ασυνήθιστη εκταμίευση σε μια αναφορά εκταμίευσης μετρητών, γίνεται ένα απλό θέμα να εντοπίσετε το αντίγραφο ελέγχου και να μιλήσετε με το άτομο που υπέγραψε την επιταγή για να επαληθεύσετε τη συναλλαγή. Ο έλεγχος των υπογραφόντων θα πρέπει να έχει σημαντικό και κατάλληλο επίπεδο εξουσίας στην εταιρεία.
