Οι συναντήσεις ομάδων νέων, οι εκδρομές και οι δραστηριότητες πρέπει να σχεδιάζονται εκ των προτέρων, ώστε να γνωρίζετε τι θέλετε να κάνετε και να ολοκληρώσετε μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Ο καλύτερος τρόπος για να τεκμηριώσετε τα σχέδιά σας είναι να δημιουργήσετε μια ατζέντα. Οι ημερήσιες διατάξεις είναι σαν λίστες που καταγράφουν τη σειρά των συζητήσεων ή των δραστηριοτήτων που επιθυμείτε να κάνετε κατά τη διάρκεια του χρόνου μαζί. Δίνοντας στη νεολαία μια κατάλληλη για την ηλικία ατζέντα, μπορούν να ακολουθήσουν μαζί για να δουν τι είδους πράγματα συμβαίνουν στη συνέχεια.
Γράψτε το όνομα του προγράμματος για τη νεολαία σας στην κορυφή ενός τυπικού εγγράφου μεγέθους γραμματοσειράς. Βάλτε την ημερομηνία κάτω από αυτήν, μαζί με τους χρόνους έναρξης και λήξης, αν υπάρχει. Επίσης, περιλαμβάνει τη θέση του προγράμματος.
Καταχωρίστε τις δραστηριότητες ή τις συζητήσεις με τη σειρά που θέλετε να εμφανιστούν. Κάθε μεμονωμένη δραστηριότητα ή σημείο συζήτησης θα πρέπει να έχει μια σφαίρα ή έναν αριθμό δίπλα της. Στη μορφή λίστας, ένα παράδειγμα είναι: "I) δραστηριότητες Icebreaker, II) Γνωριμία με το Πακέτο Επισκεπτών, III) Ομαδικό Εργαστήριο …"
Ελάτε μαζί με τον κατάλογο των δραστηριοτήτων και των συζητήσεων σε μια λογική σειρά που έχει νόημα διαδοχικά. Η ημερήσια διάταξη θα ακολουθηθεί από την κορυφή προς τα κάτω, οπότε οι δραστηριότητες και οι συζητήσεις θα πρέπει να εκτελούνται ομαλά.
Συμπεριλάβετε θέματα στην ημερήσια διάταξη που ίσως δεν είχατε την ευκαιρία να συζητήσετε κατά την τελευταία συνάντηση ή την υποχώρηση. Αφιερώστε ένα μέρος της ημερήσιας διάταξης σε αυτά τα στοιχεία παρακολούθησης. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ενότητα στο κάτω μέρος της ημερήσιας διάταξης και να την ονομάσετε "Προηγούμενα αντικείμενα συζήτησης" ή "Συνέχεια".
Αφήστε το χρόνο στην ατζέντα για τη νεολαία να κάνει ένα μικρό διάλειμμα, ειδικά αν πρόκειται για μακρά συνάντηση ή υποχώρηση. Σε αντίθεση με τους ενήλικες, η νεολαία μπορεί να μην είναι σε θέση να καθίσει σε μεγάλες χρονικές περιόδους και εξακολουθεί να διατηρεί την εστίαση και την προσοχή με επιτυχία.
Αφιερώστε το τέλος της ημερήσιας διάταξης σε μια συνεδρίαση ερωτήσεων και απαντήσεων για τη νεολαία. Αυτό είναι όπου οι νέοι έχουν την ευκαιρία να αποκτήσουν διευκρινίσεις για πράγματα που τους μπερδεύουν ή να κάνουν ερωτήσεις σχετικά με το τι καλύπτεται.
